Приёмка алкоголя по входящей накладной ЕГАИС в УТ, Рознице и КА

Принять ТТН ЕГАИС в 1С — значит загрузить входящую накладную через УТМ, сопоставить её строки с вашей номенклатурой, пересчитать товар и отправить поставщику ответ: подтверждение, отказ или акт расхождений. Всё это делается в документе ТТН входящая ЕГАИС в 1С:Управление торговлей 11, 1С:Розница 2.3, 1С:Комплексная автоматизация 2 и ERP.

Машина уже у склада, а накладной в программе нет или она висит без ответа? Разберём порядок, при котором алкоголь встаёт на ваш остаток в ЕГАИС без возвратов и повторных запросов: от проверки УТМ до сверки остатков.

Что проверить в 1С и УТМ до приёмки

Большая часть проблем при приёмке возникает не в момент нажатия кнопки «Подтвердить», а раньше: в настройках обмена. Проверьте их один раз, а потом — при каждой смене ключа или компьютера.

Транспортный модуль и ключ

• 🔌 УТМ запущен. Откройте в браузере на компьютере с УТМ адрес http://localhost:8080. Должна открыться страница модуля с информацией о сертификатах. Не открывается — служба УТМ остановлена или порт занят.
• 🔑 Ключ с КЭП вставлен и виден в системе. Сертификат не просрочен: дата окончания видна на той же странице УТМ.
• 🧭 ФСРАР ИД совпадает. Каждое место деятельности (магазин, склад, обособленное подразделение) имеет свой идентификатор и свой УТМ. Накладная приходит на конкретный ФСРАР ИД, а не на ИНН организации.

Настройки в 1С

1. Включите интеграцию с ЕГАИС в разделе НСИ и администрирование → Настройка интеграции (в Рознице — в аналогичном разделе администрирования). Флаг и ссылки на настройки ЕГАИС находятся там же.
2. Заполните настройку обмена: адрес УТМ (если модуль стоит на другом компьютере — его IP-адрес вместо localhost), организацию, ФСРАР ИД.
3. Загрузите вашу организацию в Классификатор организаций ЕГАИС и свяжите её с организацией и складом (магазином) в 1С.
4. Убедитесь, что у склада, на который придёт товар, включён учёт алкогольной продукции.

Сопоставление продукции и контрагентов

ЕГАИС передаёт в накладной свой код продукции (алкокод) и код поставщика. 1С должна понимать, какой номенклатуре и какому контрагенту они соответствуют.

• 🍷 Продукция из накладной попадает в справочник Классификатор алкогольной продукции ЕГАИС. Связь с номенклатурой 1С задаётся в карточке элемента классификатора или прямо из строки ТТН.
• 🏢 Поставщик попадает в Классификатор организаций ЕГАИС и связывается с контрагентом 1С.
• 📦 Одна позиция ЕГАИС может соответствовать одной номенклатуре. Если у вас одно вино заведено двумя карточками, на приёмке будет путаница с остатками.

Как найти входящую накладную ЕГАИС в 1С

Накладная не появляется в 1С сама: программа забирает её из УТМ во время обмена.

Где лежат накладные

Если пункта в меню нет, значит, интеграция с ЕГАИС не включена (см. раздел выше) или у пользователя нет прав на документы ЕГАИС.

Как запустить обмен

1. Откройте список ТТН входящие ЕГАИС.
2. Выполните обмен с ЕГАИС командой обмена в командной панели списка. Программа заберёт из УТМ все новые входящие документы: накладные, справки Б, квитанции.
3. Новые ТТН появятся в списке. Номер и дата — как у поставщика, грузоотправитель — из классификатора организаций.

Обмен можно поставить на расписание регламентным заданием. Тогда входящие подтягиваются без участия кладовщика.

Если ТТН нет в списке

• ⏳ Поставщик мог ещё не отправить накладную или она не прошла проверку ЕГАИС у него. Уточните у поставщика номер ТТН в ЕГАИС (идентификатор вида TTN-0123456789).
• 🔁 Накладная могла прийти, когда УТМ был выключен, и потеряться. В 1С есть запрос повторной отправки документа по его идентификатору ЕГАИС: найдите в списке ТТН команду запроса документа и укажите номер, который дал поставщик.
• 🧭 Накладная ушла на другой ФСРАР ИД — например, на склад вместо магазина. Тогда её нужно искать в базе или УТМ того подразделения, а поставщику — перевыставить документ.

Что смотреть в загруженной накладной

Откройте ТТН и проверьте шапку и строки до того, как пересчитывать товар:

• поставщик и ваша организация определились (поля не пустые);
• каждая строка сопоставлена с номенклатурой 1С — несопоставленные обычно подсвечены;
• к строкам приложены справки Б (их номера видны в табличной части);
• количество и цена совпадают с бумажной накладной.

Порядок приёмки и подтверждения товара

Здесь главное — не подтверждать накладную до фактического пересчёта. Подтверждённую ТТН без согласия поставщика не отменить: товар уже числится у вас в ЕГАИС.

Шаг 1. Пересчитайте товар

Сверьте фактическое количество бутылок с накладной по каждой позиции. Для маркированного алкоголя по возможности сканируйте акцизные марки сканером или терминалом сбора данных: в ТТН с поштучным учётом сверка идёт по маркам, а не только по количеству.

Отложите отдельно бой, недостачу и пересорт. По ним понадобится акт расхождений.

Шаг 2. Сопоставьте несопоставленные строки

Если строка не связана с номенклатурой, выберите карточку товара прямо в табличной части ТТН. Связь сохранится в классификаторе: при следующей поставке этого алкокода программа подставит номенклатуру сама.

Шаг 3. Отправьте ответ поставщику

Выберите действие в зависимости от результата пересчёта:

Ответ уходит в ЕГАИС при следующем обмене. Дождитесь квитанции: статус ТТН в 1С сменится, когда ЕГАИС зарегистрирует ваше действие.

Шаг 4. Оформите поступление в учёте 1С

ТТН ЕГАИС — документ обмена с государственной системой. Складской и бухгалтерский учёт она сама не формирует.

1. Из подтверждённой ТТН создайте документ поступления командой «Создать на основании».
   • В УТ 11, КА 2 и ERP это Приобретение товаров и услуг.
   • В Рознице 2.3 — Поступление товаров.
2. Проверьте цены, ставку НДС и склад. Количество подтянется из ТТН с учётом акта расхождений.
3. Проведите документ.

Можно и наоборот: сначала создать приобретение по бумажным документам, а затем связать его с ТТН. Главное, чтобы количества в обоих документах совпали.

Шаг 5. Для розницы — передайте товар в торговый зал

В рознице принятый алкоголь сначала попадает на склад организации в ЕГАИС (регистр 1). Чтобы продавать его через кассу, остаток передают в торговый зал (регистр 2) отдельным документом передачи в зал ЕГАИС. Найдите его в том же разделе, где лежат ТТН.

Расхождения при приёмке: акт и его судьба

Акт расхождений нужен, когда вы принимаете товар, но не весь: пришло меньше, часть бутылок разбита, вместо одного вина привезли другое.

Как оформить акт

1. Откройте ТТН и в строках укажите фактически принятое количество. Для поштучной приёмки отметьте марки, которых нет.
2. Выберите отправку акта расхождений вместо простого подтверждения.
3. Запишите комментарий: что именно не так (бой, недовоз, пересорт). Его увидит поставщик.
4. Запустите обмен и дождитесь квитанции.

Что дальше делает поставщик

После акта мяч на стороне поставщика:

• ✅ Поставщик подтвердил акт. В ЕГАИС на ваш остаток встаёт принятое количество, остальное возвращается поставщику.
• ❌ Поставщик отклонил акт. Накладная остаётся неподтверждённой. Свяжитесь с ним, договоритесь и при необходимости отправьте акт заново.

Типовые сценарии

Ошибки обмена при приёмке ТТН и как их снять

Чего делать нельзя

• 🚫 Подтверждать ТТН «на всякий случай», чтобы не горели сроки, до пересчёта товара.
• 🚫 Удалять ТТН из 1С, если на неё уже ушёл ответ: в ЕГАИС документ останется, а в базе пропадёт история.
• 🚫 Переустанавливать УТМ при приходе машины. Переустановка затрагивает локальную базу модуля; делайте её только в нерабочее время и по инструкции поставщика УТМ.

Сверка остатков 1С и ЕГАИС после приёмки

Приёмка закончена, когда остаток сходится в трёх местах: на складе фактически, в 1С и в ЕГАИС.

Что сверять

1. ТТН ↔ поступление. Количество в документе поступления 1С должно равняться принятому в ТТН (с учётом акта расхождений).
2. Остатки 1С ↔ ЕГАИС. Запросите остатки из ЕГАИС: в разделе ЕГАИС есть запрос остатков по регистру 1 (склад) и, для розницы, по регистру 2 (торговый зал). Ответ придёт при обмене.
3. Сравните полученные остатки по алкокодам с остатками склада в 1С. Удобно отфильтровать отчёт по остаткам товаров по номенклатуре с признаком алкогольной продукции.

Если остатки разошлись

Простой регламент: сверять остатки раз в неделю и после каждой крупной поставки. Расхождение в одну бутылку найти легко, а в сотню за квартал — уже расследование.

Частые вопросы о приёмке ТТН ЕГАИС