Оформление ученика и ученического договора в программах 1С

Типового документа «ученический договор» в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии нет. Чтобы принять ученика и правильно вести учёт, вы заводите карточку физлица, настраиваете отдельный вид начисления под стипендию и, если нужно, под оплату практических работ, а сам договор храните как скан или печатную форму. Весь порядок — от первой карточки до перевода в штат — ниже по шагам.

Ключевая развилка, от которой зависит вся настройка: ученический договор заключён с действующим работником (дополнительно к трудовому) или с человеком, который только ищет работу. От этого зависит, кем ученик числится в программе, какими счетами отражается стипендия и что попадёт в кадровую отчётность.

Разберём оба случая: как оформить ученика, как настроить начисление стипендии, что с НДФЛ и взносами и как перевести ученика в штат по окончании обучения.

Два вида ученического договора — почему от этого зависит учёт

Глава 32 ТК РФ (ст. 198) различает два вида ученического договора, и в 1С они ведутся по-разному.

• 📄 С лицом, ищущим работу. Трудовых отношений ещё нет. Ученик — не сотрудник, приём на работу не оформляется. В программе он нужен только как физлицо, которому платят стипендию.
• 👥 С работником организации. Договор дополняет действующий трудовой. Человек уже заведён как сотрудник, стипендия (или оплата учёбы с отрывом от работы) добавляется к его начислениям.

Различие практическое: для соискателя выплаты идут через счёт расчётов с прочими дебиторами и кредиторами (76), для работника — через счёт расчётов по оплате труда (70). И в кадровых отчётах соискатель не фигурирует, пока вы не примете его на работу.

Стипендия по закону (ст. 204 ТК РФ) не может быть ниже федерального МРОТ. Если по договору ученик ещё и выполняет практические работы, они оплачиваются отдельно по установленным расценкам — это вторая выплата, её тоже заводят отдельным начислением.

Что настроить в программе до оформления ученика

Прежде чем заводить человека, подготовьте «справочную» часть — тогда при оформлении не придётся прерываться.

Создание вида начисления в 1С:ЗУП 3.1 — в разделе Настройка → Начисления. Нажмите Создать и заполните карточку:

1. Наименование — например, «Стипендия по ученическому договору».
2. Назначение начисления — прочие начисления и выплаты (не оплата по окладу).
3. На вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» задайте признаки обложения — это самый важный шаг, разберём его отдельно ниже.
4. Способ выполнения — ежемесячно, пока действует договор (плановое начисление).

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, если зарплата ведётся прямо в ней (небольшой штат), начисления настраиваются в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления. Логика та же, но расчёт сложных случаев лучше вести в ЗУП.

Заводим карточку физлица и сотрудника

Если ученик — соискатель, его нужно создать в базе. В 1С:ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать. Программа заведёт одновременно запись сотрудника и связанную с ней карточку физического лица.

Заполните основные данные:

• ФИО, дата рождения, пол;
• ИНН и СНИЛС (для корректного расчёта НДФЛ и дальнейшей отчётности);
• паспортные данные и адрес;
• на вкладке с реквизитами — счёт или карту для перечисления стипендии.

Перед сохранением проверьте СНИЛС и ИНН: ошибка в них всплывёт позже, при сдаче отчётности, и исправлять придётся задним числом.

Для соискателя приём на работу не оформляется — трудового договора нет. Это принципиальный момент: если вы ошибочно проведёте «Приём на работу», в программе появятся трудовые отношения, а в кадровую отчётность уйдут лишние сведения. Ученику-соискателю достаточно карточки; дальше ему назначается только начисление стипендии.

Если ученический договор заключён с действующим работником, новую карточку создавать не нужно — он уже есть в справочнике сотрудников. Переходите сразу к назначению начисления.

Как отразить сам ученический договор в базе

Отдельного документа под ученический договор в типовых конфигурациях нет, поэтому сам факт договора фиксируют одним из двух способов.

Способ 1 — присоединённый файл. Самый простой. Откройте карточку физлица или сотрудника и прикрепите скан подписанного договора через панель присоединённых файлов (значок со скрепкой в верхней части формы). Так документ всегда под рукой и привязан к нужному человеку.

Способ 2 — через назначение начисления. Период и сумму стипендии фиксирует документ, которым вы назначаете плановое начисление (см. следующий раздел). Дату начала берите из договора, а в комментарии к документу укажите его номер и дату — это свяжет выплаты с конкретным договором.

Содержание самого договора (ст. 199 ТК РФ) — квалификация, срок обучения, размер стипендии, обязанность отработать — остаётся на бумаге. В 1С вы переносите из него только то, что влияет на расчёт: размер и период выплат.

Настройка начисления стипендии и оплаты практики

Это центральный шаг: от правильных признаков обложения зависит, корректно ли удержится НДФЛ и не начислятся ли лишние взносы.

Откройте созданный вид начисления «Стипендия по ученическому договору» и перейдите на вкладку «Налоги, взносы, бухучёт».

1. НДФЛ. Поставьте признак «облагается» и выберите код дохода. Для стипендий по ученическим договорам обычно применяют код 4800 («иные доходы») — она не входит в перечень освобождённых от НДФЛ по ст. 217 НК РФ, где речь о государственных и академических стипендиях.
2. Страховые взносы. Выберите вид дохода, который не является объектом обложения страховыми взносами. Выплаты по ученическому договору не относятся ни к трудовым, ни к гражданско-правовым на выполнение работ и услуг, поэтому под объект обложения по ст. 420 НК РФ не подпадают.
3. Бухучёт. Укажите способ отражения. Для ученика-соискателя это дебет счёта затрат (20, 26, 44 — в зависимости от подразделения) и кредит счёта 76. Для работника — кредит счёта 70, как по обычной зарплате.

Назначить начисление сотруднику в 1С:ЗУП можно документом из раздела Зарплата → Изменение оплаты сотрудников (назначение планового начисления) — укажите дату начала и сумму стипендии. Дальше она будет попадать в документ начисления зарплаты автоматически.

Оплата практических работ — отдельное начисление

Если ученик по договору выполняет практические работы (ст. 204 ТК РФ), оплата за них считается не стипендией, а отдельной выплатой по установленным расценкам.

• заведите второй вид начисления, например «Оплата практики ученика»;
• признаки НДФЛ — так же «облагается»;
• по страховым взносам практику тоже относят к необъекту обложения, так как она производится в рамках ученического, а не трудового договора.

Разделение на две строки удобно для контроля: видно, сколько ушло на стипендию, а сколько — на оплату практических работ.

Как выплатить стипендию

После того как начисление рассчитано в документе начисления зарплаты, стипендия выплачивается так же, как обычная выплата сотруднику — ведомостью в банк или в кассу (раздел Выплаты). В ведомость ученик попадёт автоматически, если ему назначено плановое начисление и выбран способ выплаты.

При выплате программа удерживает НДФЛ. Проверьте, что в документе на выплату сумма идёт за минусом налога, а не полная: расхождение здесь чаще всего означает, что в начислении не проставлен признак обложения НДФЛ. Срок перечисления удержанного налога — по общим правилам для доходов текущего периода, отдельных сроков под стипендию нет.

Перевод ученика в штат после обучения

По окончании обучения ученика, с которым был договор как с соискателем, обычно принимают на работу. Именно здесь появляется трудовой договор и оформляется приём.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Приём на работу».
2. Выберите физлицо — то самое, что вы завели учеником. Не создавайте нового сотрудника: используйте существующую карточку, иначе в базе задвоится физлицо и разъедется НДФЛ.
3. Укажите должность, подразделение, дату приёма и оклад по трудовому договору.
4. После проведения документа плановое начисление стипендии больше не назначается — вместо неё действует оклад.

Если ученический договор был с действующим работником, «перевод» как таковой не нужен: человек продолжает работать, вы просто прекращаете начисление стипендии (закрываете плановое начисление датой окончания обучения).

НДФЛ, взносы и отражение стипендии в отчётности

Коротко, что происходит с выплатами ученику в отчётах.

Поскольку стипендия облагается НДФЛ, при её выплате программа удержит налог и отразит доход в 6‑НДФЛ и в справке о доходах физлица. Код дохода — тот, что вы задали в начислении (как правило, 4800).

Страховыми взносами выплаты по ученическому договору не облагаются, поэтому в облагаемую базу расчёта по страховым взносам они не попадают. Правильно это сработает только при верно выбранном виде дохода в начислении — ещё одна причина внимательно заполнить вкладку «Налоги, взносы, бухучёт».

По кадровой отчётности: пока ученик — соискатель, трудовых событий нет, поэтому в подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности) ничего не подаётся. Событие появится только при приёме на работу. Кстати, функции соцстраха с 2023 года исполняет СФР (бывшие ПФР и ФСС) — на суть расчётов по стипендии это не влияет, но названия фондов в старых инструкциях встречаются.

Частые вопросы