Как оприходовать закупленные материалы от поставщика в 1С Бухгалтерии

Материалы приходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)». Стоимость ложится на счёт 10.01, входной НДС — на 19.03, долг перед поставщиком — на 60.01. Склад в шапке указывают, только если включён складской учёт.

Ниже — весь путь одной закупки: от заказа поставщику и выбора цены до оприходования, разнесения транспортных расходов, оплаты авансом и исправления ошибки в уже проведённом документе. Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); в УТ 11 и ERP логика та же, но часть операций делают заказами и ордерами.

С чего начать: поставщик, договор и цена закупки

Перед первой закупкой заведите контрагента и договор. Поставщик создаётся в Справочники → Контрагенты, по ИНН программа подтянет реквизиты из базы ФНС, если включена Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

В карточке договора важны два поля:

• 🧾 Вид договора — «С поставщиком». От этого зависят счета расчётов (60.01, 60.02) и подстановка в документы.
• 💱 Валюта и вид цен. Если закупаете в валюте, укажите её в договоре; рубли с НДС — обычный случай.

Чтобы цены из заказа и накладной сверялись автоматически, заполните Справочники → Номенклатура и заведите материалы с видом номенклатуры «Материалы» — именно он задаёт счёт учёта 10.01 при подстановке в документ. Если вид не проставлен, счёт придётся выбирать вручную в каждой строке.

Цену закупки можно хранить в справочнике видов цен и подставлять автоматически, но для материалов это редко нужно: цена поставщика меняется от партии к партии, поэтому её обычно вбивают из конкретной накладной. Если закупаете в валюте, курс на дату документа 1С подтянет из загруженного классификатора валют, а рублёвую оценку рассчитает сама.

Заказ поставщику: когда он нужен и как оформить

Заказ поставщику — это ваше обязательство купить и одновременно инструмент контроля: что заказано, что уже пришло, что оплачено. Для разовой закупки он не обязателен, для регулярных поставок экономит время.

Документ включается отдельно. Зайдите в Администрирование → Функциональность → Запасы и поставьте флажок «Заказы поставщикам». После этого появится журнал Покупки → Заказы поставщикам.

Порядок оформления:

1. Создайте заказ, выберите поставщика и договор.
2. На вкладке «Товары» подберите материалы, количество и цену.
3. В поле «Оплата» при необходимости задайте процент и срок аванса — он попадёт в платёжный календарь.
4. Проведите. Заказ не делает бухгалтерских проводок — это управленческий документ.

Дальше поступление и платёж создают прямо из заказа кнопкой «Создать на основании». Так табличная часть и суммы переносятся без ручного ввода, а в заказе видно состояние: сколько оприходовано и оплачено.

Контроль исполнения смотрят в самом журнале заказов: колонки показывают остаток к поступлению и остаток к оплате. Если поставка пришла частями, каждое поступление уменьшает остаток, и по заказу сразу видно, что ещё не привезли. Закрыть заказ досрочно (поставщик больше не привезёт) можно, установив в документе статус «Закрыт».

Оприходование материалов на склад: пошагово

Основной документ — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Товары (накладная, УПД)».

1. Нажмите «Поступление» → «Товары (накладная, УПД)».
2. Укажите номер и дату входящей накладной или УПД, выберите контрагента и договор.
3. Если ведёте складской учёт, выберите склад в шапке. Проверить, включён ли он, можно в Администрирование → Функциональность → Запасы → Учёт по нескольким складам.
4. В табличной части подберите материалы из справочника, впишите количество, цену и ставку НДС. Проверьте, что в колонке «Счёт учёта» стоит 10.01, а «Счёт НДС» — 19.03.
5. Внизу формы укажите реквизиты счёта-фактуры: номер и дату. Если пришла УПД, отдельный счёт-фактура не нужен — реквизиты заполняются в этом же документе.
6. Проведите документ.

После проведения материалы числятся на складе, а в учёте появляется долг перед поставщиком.

Поставка пришла не полностью? Оприходуйте фактически полученное количество — остаток останется открытым по заказу, а довоз оформите вторым поступлением. Количество в накладной всегда ставят реальное, а не заказанное: именно оно формирует остаток на счёте 10.

Входной НДС: когда и как принять к вычету

Вычет входного НДС по материалам возможен при трёх условиях: материалы приняты к учёту, есть правильно оформленный счёт-фактура (или УПД со статусом 1), материалы предназначены для облагаемой НДС деятельности.

Технически вычет регистрируется флажком. Внизу документа поступления отметьте «Зарегистрировать счёт-фактуру», впишите номер и дату, нажмите «Зарегистрировать». Программа сформирует проводку Дт 68.02 Кт 19.03 и запись в книгу покупок.

Если вы на УСН или НДС не платите, флажок вычета не ставят: входной НДС включается в стоимость материалов на счёт 10.01. Для этого в учётной политике (Главное → Налоги и отчёты) должен быть выбран соответствующий режим.

Когда часть деятельности облагается НДС, а часть нет, ведут раздельный учёт: вычет заявляют только по той доле материалов, что пойдёт в облагаемые операции. В 1С это настраивается флажком раздельного учёта НДС в учётной политике, после чего в поступлении появляется колонка «Способ учёта НДС».

Транспортные и прочие расходы: как включить в стоимость

Доставку, погрузку, услуги экспедитора разумно включить в себестоимость материалов — тогда она будет реальной. Делают это документом Покупки → Поступление доп. расходов.

Удобнее всего создать его на основании накладной поступления: кнопка «Создать на основании» → «Поступление доп. расходов». Тогда перечень материалов, на которые распределяются расходы, подтянется автоматически.

В документе задают:

• Сумму расхода и ставку НДС;
• Способ распределения — «По сумме» или «По количеству». По сумме — когда дороже стоит больше везти; по количеству — когда важен объём.

Проводка увеличивает стоимость материалов:

Транспортные расходы можно и не включать в стоимость, а списать на счёт затрат (26 или 44). Тогда их оформляют обычным поступлением услуг, а не доп. расходами. Выбор закрепляют в учётной политике и соблюдают единообразно по ФСБУ 5/2019.

Оплата поставщику: аванс и постоплата

Платёж оформляют в два шага: сначала платёжное поручение (Банк и касса → Платёжные поручения), затем списание с расчётного счёта — оно и делает проводку. Само платёжное поручение проводок не формирует, это лишь распоряжение банку. Проще загрузить выписку из банк-клиента, тогда списания создаются автоматически и подтягивают реквизиты из поручения.

Постоплата (материалы пришли, потом платите):

Аванс (сначала деньги, потом материалы). Аванс программа определяет сама: если на счёте 60 у этого договора нет долга, оплата уходит на 60.02.

Если поставщик дал счёт-фактуру на аванс, вы вправе принять НДС с аванса к вычету, а при поступлении — восстановить его. Это добровольно: можно ждать отгрузки и заявлять вычет уже по накладной. Для автоматического зачёта аванса важно, чтобы в платеже и в поступлении стоял один и тот же договор.

Как исправить ошибку в проведённом поступлении

Способ зависит от того, чья ошибка и проведён ли уже период.

Ошиблись при вводе, период открыт, НДС не сдан. Откройте документ поступления, исправьте данные и перепроведите. Это самый простой путь, пока отчётность не сдана.

Поставщик выставил исправленный документ. Используйте Покупки → Корректировка поступления, вид операции «Исправление в первичных документах». Она создаёт исправленный счёт-фактуру и аннулирует старую запись книги покупок.

Стороны договорились изменить цену или количество (пересортица, брак). Та же Корректировка поступления, но вид операции «Корректировка по согласованию сторон». Разница в стоимости и НДС проводится отдельно, а не задним числом.

Отчётность по НДС уже сдана. Документ прошлого периода не трогают: корректировку делают текущей датой, а при уменьшении вычета формируют дополнительный лист книги покупок. 1С предложит это в самой корректировке — согласитесь, чтобы запись легла в уточнённую декларацию.

Чем проверить закупки: отчёты в 1С

Чтобы увидеть, что оприходовано и чем закрыт долг, хватает трёх отчётов из раздела Отчёты → Стандартные отчёты:

Долг перед поставщиком сверяют по ОСВ счёта 60: дебетовое сальдо — выданные авансы, кредитовое — ваша задолженность. Для акта сверки есть Покупки → Акты инвентаризации расчётов → Акт сверки расчётов.

Если материалы пришли, но не видны на складе, проверьте по карточке счёта 10.01, что поступление проведено и склад в нём тот же, что в отчёте.

Связь закупки с остальным учётом

Закупка материалов — вход в несколько последующих процессов:

• 🏭 Производство. Со склада материалы списывают в производство документом Производство → Требование-накладная, проводка Дт 20 (23, 25, 26) Кт 10. Пока материал не оприходован, списать его нельзя.
• 📄 ЭДО. Если поставщик присылает УПД через оператора ЭДО, документ поступления создаётся из входящего электронного прямо в Покупки → Текущие дела ЭДО — с автоматическим сопоставлением вашей и его номенклатуры.
• 💳 Банк. Оплаты подтягиваются из выписки и сами закрывают долг по счёту 60, если верно указан договор.
• 📊 НДС и прибыль. Входной НДС из поступления попадает в декларацию по НДС, а стоимость списанных материалов — в расходы по налогу на прибыль.

Единая цепочка «заказ → поступление → оплата → списание» и делает учёт закупок прозрачным: по любому материалу видно, откуда он пришёл, сколько стоил с доставкой и куда ушёл.

Если закупки регулярные, настройте в учётной политике способ оценки материалов при списании — по средней или ФИФО. Выбор влияет на себестоимость того, что уходит в производство, поэтому его фиксируют один раз и не меняют в течение года. Так данные закупок корректно дойдут до расчёта налога на прибыль.

Частые вопросы