Пробиваем кассовые чеки в 1С: от подключения кассы до закрытия смены

Чтобы пробить кассовый чек (КВ) в 1С, онлайн-касса должна быть подключена к программе как торговое оборудование, а кассовая смена — открыта. Дальше кассир набирает товары, выбирает способ оплаты и нажимает оплату: фискальный регистратор печатает чек и сам отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД).

Касса в понимании 54-ФЗ — это онлайн-ККТ с фискальным накопителем (ФН), зарегистрированная в налоговой и подключённая к ОФД. 1С здесь выступает кассовой программой: формирует чек и командует кассе напечатать его. Передачу данных в налоговую берут на себя ФН и сама касса, а не 1С.

Путь к кассовым операциям зависит от конфигурации, но логика одна: подключить оборудование , открыть смену, пробить чек , в конце дня смену закрыть. Разберём каждый шаг на 1С:Розница, 1С:Управление торговлей и розничных продажах в 1С:Бухгалтерии.

Что нужно, чтобы пробивать чеки в 1С

Минимальный комплект для фискального чека:

• 🧾 Онлайн-касса с ФН. Для работы из 1С удобнее всего фискальный регистратор — у него нет своей клавиатуры и экрана, им полностью управляет программа. Подойдут и смарт-терминалы, и автономные кассы, но тогда часть операций делается на самой кассе.
• 🔑 Зарегистрированная касса. ККТ поставлена на учёт в ФНС через личный кабинет налогоплательщика, ФН активирован, заключён договор с ОФД.
• ⏳ Действующий ФН. Срок его работы обычно 15 или 36 месяцев в зависимости от системы налогообложения и вида товаров. По окончании ФН меняют и кассу перерегистрируют.
• 💾 Драйвер подключаемого оборудования (ДККТ). Его даёт производитель кассы (АТОЛ, ШТРИХ-М и другие). Разрядность драйвера должна совпадать с разрядностью платформы 1С.
• 🌐 Связь. Касса подключается к компьютеру по USB или сети, плюс нужен интернет — без него данные не уйдут в ОФД.

Какую кассу выбрать под 1С:

• Фискальный регистратор — принтер чеков с ФН без собственного экрана и клавиатуры. Сам по себе не работает , им управляет 1С. Лучший вариант для стационарной точки с компьютером.
• Смарт-терминал — касса с экраном и своим приложением. Может работать автономно, а с 1С обменивается товарами и чеками. Подходит для выездной торговли и небольших точек.
• Автономная касса — кнопочный аппарат для малого потока продаж. Товароучёт в 1С при этом ведётся отдельно от самих чеков.

Дополнительно к кассе подключают сканер штрихкодов, эквайринговый терминал для оплаты картой и принтер этикеток. Всё это в 1С заводится в одном справочнике подключаемого оборудования.

Подключение кассы к 1С и первичная настройка

Где включается оборудование, зависит от конфигурации. Пути в типовых решениях стабильны:

Порядок настройки одинаковый:

1. Включите флажок использования подключаемого оборудования в соответствующем разделе.
2. Установите драйвер ДККТ на тот компьютер, к которому физически подключена касса.
3. В списке подключаемого оборудования добавьте новое устройство, тип — ККТ с передачей данных, укажите драйвер, рабочее место и модель.
4. Откройте настройку устройства, задайте порт и параметры связи, нажмите проверку (Тест устройства). Касса должна ответить и, как правило, напечатать тестовый чек или отчёт.
5. Привяжите кассу к организации и к магазину или складу — это делается в карточке кассы ККМ.

Отдельно задаётся кассир — пользователь 1С, от имени которого идут продажи. Его данные (должность, ФИО) попадают в чек как реквизит кассира, это требование 54-ФЗ. Если на точке работает несколько человек, у каждого свой пользователь с нужными правами на РМК.

Как пробить чек: порядок действий

Основной инструмент кассира — рабочее место кассира (РМК). Это полноэкранный режим, где собирается чек и принимается оплата.

1. Откройте смену. В РМК нажмите открытие смены. Без открытой смены касса чеки не печатает.
2. Добавьте товары. Отсканируйте штрихкод или подберите позицию из списка. Количество проставляется автоматически по одному или вводится вручную (например, для весового товара).
3. Укажите скидку или цену, если это предусмотрено. Цена подтягивается из назначенных видов цен магазина.
4. Введите контакт покупателя для электронного чека — телефон или e-mail. Шаг необязательный: бумажный чек печатается в любом случае.
5. Примите оплату. Нажмите оплату, выберите способ: наличными, картой или смешанно. При наличных введите внесённую сумму — программа посчитает сдачу. При оплате картой команда уходит на эквайринговый терминал.
6. Пробейте чек. После подтверждения оплаты фискальный регистратор печатает чек, ФН присваивает фискальный признак, а касса отправляет данные в ОФД. Продажа завершена.

Если в точке настроены бонусные программы или подарочные сертификаты, оплата ими принимается в том же окне оплаты наравне с деньгами. Распечатать копию уже пробитого чека можно из списка чеков ККМ — на повторной печати стоит пометка, что это копия, а не новый фискальный документ.

Деньги, не связанные с продажей, проводят отдельно: Внесение (например, разменная монета в начале дня) и Выемка (инкассация). Текущее состояние расчётов без закрытия смены показывает X-отчёт — он печатает промежуточные суммы, но смену не закрывает и в ОФД отдельный документ не шлёт.

В конце дня смену закрывают — формируется отчёт о закрытии смены (прежнее название — Z-отчёт). Кассовая смена не может длиться дольше 24 часов: по истечении этого времени касса блокирует печать чеков, пока смену не закроют. Поэтому даже в круглосуточной точке смену переоткрывают хотя бы раз в сутки.

Возвраты, коррекции и другие нестандартные чеки

Не каждая продажа — это простой чек «пробил и напечатал». Разберём частые случаи.

Возврат прихода. Покупатель возвращает товар — в РМК выбирается операция возврата. Удобнее подобрать исходный чек продажи: тогда в чек возврата подтянутся те же позиции и суммы. Деньги возвращаются тем же способом, которым платили (кроме прямого запрета по правилам точки).

Чек коррекции . Нужен, когда расчёт прошёл мимо кассы или с ошибкой — например, касса сломалась и продали без чека, а потом это исправляют. Чек коррекции и чек возврата — разные вещи: коррекция исправляет факт неучтённого расчёта, а возврат оформляет обратное движение товара и денег по уже пробитому чеку.

Авансы и рассрочка. В чеке есть реквизит «признак способа расчёта»: аванс, предоплата, полный расчёт, частичная оплата и кредит. При приёме предоплаты пробивается чек на аванс, при окончательном расчёте — чек на зачёт аванса и доплату. Это частая ошибка новичков: деньги за будущую поставку взяли, а чек не пробили, считая, что отдадут при выдаче товара. На самом деле чек нужен в момент получения денег, пусть и с признаком «аванс».

Маркированный товар. Для продажи товара с маркировкой касса должна поддерживать формат фискальных документов ФФД 1.2. При добавлении позиции сканируется код маркировки, а касса формирует и отправляет уведомление о продаже в систему «Честный ЗНАК».

Смешанная оплата. Часть суммы наличными, часть картой — в окне оплаты вводятся обе суммы, чек всё равно один. Важно вносить суммы точно: сдача считается только с наличной части, а по безналу переплату касса не примет.

Касса, ОФД и что требует закон от чека

По 54-ФЗ каждый расчёт с покупателем сопровождается кассовым чеком, а данные о нём через ОФД попадают в ФНС. Касса — это не просто принтер: ФН подписывает каждый чек, а передачу берут на себя ФН и модуль связи кассы. 1С формирует чек и команду на печать, но напрямую с ОФД для фискализации не работает.

Обязательные реквизиты чека, которые 1С заполняет автоматически:

• 📋 наименование товара или услуги, количество и цена;
• 💰 ставка и сумма НДС (для плательщиков НДС);
• 🏷️ признак расчёта (приход, возврат прихода, расход) и признак способа расчёта;
• 🔲 QR-код и реквизиты для проверки чека, данные ОФД и регистрационный номер ККТ.

Указывать номенклатуру в чеке обязаны все продавцы — и на общей системе, и на спецрежимах. Электронный чек покупатель получает по телефону или почте, если указал контакт при продаже.

Регистрация кассы в ФНС проводится бесплатно через личный кабинет налогоплательщика — госпошлины за постановку ККТ на учёт нет. Платят только за оборудование и сервисы: ФН обойдётся ориентировочно в 8–13 тыс. руб. в зависимости от срока, договор с ОФД — примерно в 3 тыс. руб. в год на одну кассу. Цифры приблизительные и зависят от поставщика.

Все пробитые чеки остаются в базе 1С: по ним формируются отчёты о розничных продажах, сверяется выручка и движение товаров. Это и отличает работу через 1С от пробития чеков прямо на автономной кассе — учёт и фискализация идут из одной программы.

Что ускоряет работу кассира

Типовой функционал покрывает почти все задачи розничной точки — внешние обработки нужны лишь для нестандартных схем. Что реально сокращает время на чек:

• 📷 Сканер штрихкодов вместо ручного поиска товара. Для весовых товаров — весы с печатью этикеток.
• 💳 Эквайринговый терминал как подключаемое оборудование: оплата картой запускается прямо из 1С, кассиру не нужно вручную вводить сумму на терминале.
• ⌨️ Быстрые товары и горячие клавиши в настройках РМК — для ходовых позиций без штрихкода.
• 🔄 Загрузка номенклатуры и цен из учётной базы или обмен с сайтом: тогда в рознице не приходится заводить товары руками, а интернет-заказы автоматически попадают в чеки.
• 📦 Терминал сбора данных (ТСД) для приёмки и переоценки: товары попадают в базу с верными штрихкодами, и на кассе они находятся сразу, без ручного поиска.

Начните с типовых инструментов РМК и подключаемого оборудования — в большинстве точек этого достаточно, чтобы пробивать чеки быстро и без ошибок.

Чек не печатается: разбор типичных ошибок

Самое частое, с чем сталкивается кассир, и что с этим делать.

Частые вопросы