Работа кассира в 1С: от открытия смены до возврата

Чеки в 1С пробивают в рабочем месте кассира (РМК): раздел Продажи → РМК (управляемый режим). В нём открывают смену, подбирают товар сканером или поиском, принимают оплату наличными или картой — и ККТ печатает фискальный чек. В 1С:Рознице и в 1С:Управление торговлей (УТ) окно РМК устроено почти одинаково, различается только путь к настройкам.

Прежде чем пробить первый чек, кассу нужно подготовить: подключить ККТ, задать кассу ККМ и цены на товары. Разберём весь цикл по порядку — подготовка, открытие смены, продажа обычного и маркированного товара, возврат, чек коррекции и закрытие смены .

Что настроить до первой продажи

Чек не пробьётся, пока в базе не настроено торговое оборудование и не заполнены цены. Минимальный набор:

• 🔌 Подключить ККТ. Раздел Администрирование → Подключаемое оборудование (в УТ путь называется НСИ и администрирование → Подключаемое оборудование). Добавьте устройство типа «ККТ с передачей данных», укажите драйвер и порт, затем нажмите Настроить и Тест устройства — касса должна ответить.
• 🧾 Создать кассу ККМ. В справочнике касс ККМ заведите кассу, привяжите к ней подключённое устройство и к складу/магазину.
• 💰 Задать цены. Если в карточке товара нет действующей цены по нужному виду цен, в чеке встанет ноль. Проверьте, что цены установлены документом установки цен и действуют на сегодня.
• 👤 Настроить кассира. У пользователя должны быть права на РМК. В 1С:Рознице кассиров и их смены привязывают к рабочему месту.
• 💳 Подключить эквайринг . Если принимаете оплату картой, в подключаемом оборудовании добавьте эквайринговый терминал и свяжите его с кассой. Иначе в окне оплаты не будет кнопки безналичного расчёта.

Отдельно стоит проверить виды оплаты, которые кассир увидит в чеке. По умолчанию это наличные и карта, но при необходимости в настройках задают сертификаты, бонусы по программе лояльности и оплату с рассрочкой. Лишние виды оплаты лучше отключить, чтобы кассир не путался при закрытии чека.

Как открыть смену и проверить связь с ККТ

Войдите в РМК: Продажи → РМК (управляемый режим). В верхней части окна отображается статус ККТ и текущая смена.

Нажмите Открыть смену. Касса напечатает служебный отчёт об открытии смены, а в 1С зафиксируется начало смены с датой и временем. Если смену не открыть, большинство касс не даст пробить чек продажи.

Проверьте три вещи перед работой:

1. Статус ККТ — «подключена», ошибок нет.
2. Связь с ОФД — счётчик неотправленных документов равен нулю или близок к нему.
3. Остаток места в ФН — если накопитель скоро заполнится, касса предупредит.

Как пробить чек продажи в РМК

Основной сценарий — продажа за наличные или картой. Порядок действий в чеке:

1. Добавьте товар. Отсканируйте штрихкод сканером — позиция встанет в чек автоматически. Без сканера нажмите кнопку подбора и найдите товар по наименованию или артикулу.
2. Укажите количество. По умолчанию единица. Для весового товара введите вес вручную или примите значение с подключённых весов.
3. Примените скидку, если она есть — вручную на позицию или по дисконтной карте покупателя (карта считывается сканером или вводится вручную).
4. Нажмите «Принять оплату». Откроется окно выбора способа оплаты.
5. Выберите способ: наличные, оплата картой (через подключённый эквайринговый терминал) или смешанная оплата, когда часть суммы наличными, часть картой.
6. Для наличных введите полученную сумму — 1С рассчитает сдачу. Для карты дождитесь подтверждения от терминала.
7. Чек пробивается — ККТ печатает фискальный чек, в базе создаётся документ чека ККМ.

Горячие клавиши для частых действий подписаны прямо на экранных кнопках РМК — ориентируйтесь на подсказки в интерфейсе, набор зависит от настроек рабочего места.

Для оплаты картой касса и эквайринговый терминал должны быть связаны: чек печатается только после успешной авторизации платежа на терминале. Если платёж отклонён, позиция остаётся в чеке — повторите оплату или выберите другой способ.

Как продать маркированный товар

Для товаров из групп обязательной маркировки (обувь, табак, молочная продукция, вода, парфюм, шины и другие) в чек кроме штрихкода попадает код маркировки — DataMatrix на упаковке.

Порядок продажи:

1. Отсканируйте штрихкод товара — позиция добавится в чек.
2. Отсканируйте код маркировки (DataMatrix) с той же упаковки. 1С проверит код и подставит результат проверки в чек.
3. Продолжите продажу как обычно — примите оплату и пробейте чек.

При продаже маркированного товара касса на ФФД 1.2 добавляет в чек реквизиты кода маркировки и результата проверки. Через ОФД сведения о выбытии кода уходят в систему «Честный ЗНАК» (ГИС МТ) — отдельный документ выбытия вручную формировать не нужно.

Если товар продаётся из заводской коробки с общим (агрегированным) кодом, отсканируйте код коробки — система раскроет вложенные коды. При поштучной продаже из вскрытой упаковки сканируют код конкретной единицы. Весовой маркированный товар (например, разливное молоко) продают по коду с упаковки, в которую он расфасован на точке.

Если код маркировки не читается или система возвращает статус «не найден в обороте», не продавайте товар до выяснения причины: возможно, упаковка уже была продана, код повреждён или не поступил в вашу организацию по документу приёмки.

Возврат товара покупателю

Возврат оформляют в том же РМК. Нажмите кнопку Возврат (в разных релизах — Возврат товаров или аналогичная команда в панели окна).

Варианты:

• Возврат по чеку продажи. Найдите исходный чек по номеру, дате или сканированием штрихкода на бумажном чеке. 1С подставит позиции — отметьте возвращаемые и укажите количество. Это корректный путь: сумма и состав совпадут с продажей.
• Возврат без чека (покупатель не сохранил чек). Подберите товар вручную и укажите сумму возврата. Применяйте, когда исходный чек найти нельзя.

После подтверждения ККТ печатает чек с признаком расчёта «Возврат прихода», а деньги возвращаются покупателю наличными из кассы или на карту (если оплата была безналичной — возврат идёт на ту же карту через эквайринг).

Для маркированного товара возврат отправляет код обратно в оборот через «Честный ЗНАК»: вернувшийся товар снова можно продать.

Безналичный возврат имеет особенность: деньги возвращаются только на ту карту, с которой была оплата, и операцию подтверждает эквайринговый терминал. Вернуть наличными платёж, прошедший по карте, нельзя. Если исходная карта недоступна, возврат оформляют по правилам банка-эквайера.

Чек коррекции: когда продажа не была пробита

Чек коррекции — это не возврат. Его применяют, когда расчёт был, а фискальный чек по нему не пробит или пробит с ошибкой. Типичные случаи:

• торговали при неработающей ККТ или при отключённом интернете дольше допустимого;
• пробили чек на меньшую сумму, чем получили;
• обнаружили неучтённую выручку при сверке в конце смены.

Чек коррекции формируется отдельной командой (в панели РМК или документом в разделе продаж) с признаком «приход» или «расход» и основанием: самостоятельно выявленная ошибка или по предписанию налоговой. В основании указывают дату и номер документа, если он есть.

Закрытие смены и Z-отчёт

В конце рабочего дня смену закрывают. В РМК нажмите Закрыть смену. ККТ напечатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт): итоговую выручку, число чеков, суммы по наличному и безналичному расчёту, возвраты.

При закрытии смены:

1. Формируется и печатается Z-отчёт.
2. В 1С создаётся документ отчёта о розничных продажах — он сворачивает все чеки смены в один документ реализации и формирует движения по товарам и выручке.
3. Неотправленные в ОФД документы допечатываются и уходят, когда есть связь.
4. Оформляется инкассация — наличные из денежного ящика сдаются, остаток в кассе фиксируется.

Z-отчёт обнуляет сменные счётчики на кассе, но вся история чеков сохраняется в фискальном накопителе и в базе 1С. Для сверки с бухгалтерией используйте отчёт по розничным продажам за период.

Частые ошибки и как их избежать

Ниже — сбои, с которыми кассир сталкивается чаще всего, и что делать на месте.

Главная профилактика — каждую смену начинать с проверки статуса ККТ и связи с ОФД, а заканчивать закрытием смены и сверкой выручки с Z-отчётом.

Частые вопросы