Розница в 1С 8.3: от карточки товара до закрытия кассовой смены

Продавать в розницу через 1С можно двумя способами. Первый — пробивать чеки прямо из программы: в 1С открывается рабочее место кассира (РМК), к нему подключена онлайн-касса, а при закрытии смены программа сама собирает чеки в документ «Отчет о розничных продажах ». Второй — касса работает отдельно, а бухгалтер раз в день вносит итоги Z-отчёта в тот же «Отчет о розничных продажах» вручную.

Первый вариант точнее: остатки списываются по каждому чеку, а не задним числом. Второй проще и годится для маленькой точки, где 1С стоит только у бухгалтера. Ниже пошагово для 1С:Бухгалтерии 3.0, 1С:Управления торговлей 11 и 1С:Розницы — где пути различаются, это оговорено.

Какую конфигурацию 1С взять под розничную торговлю

Выбор зависит не от размера бизнеса, а от того, что нужно делать на кассе: только пробить чек или ещё вести карты лояльности, акции, несколько магазинов.

Настройка розничного склада, товаров и цен

Без трёх справочников чек не пробьётся: склад нужного типа, номенклатура с единицей измерения и ставкой НДС, розничная цена.

Тип склада в 1С:Бухгалтерии 3.0

Карточку склада открывают в разделе Справочники, в группе справочников по товарам. Главное поле — «Тип склада»:

Для типа «Розничный магазин» в карточке склада указывают тип цен. Именно по нему программа подставит цену в чек и в отчёт о розничных продажах.

Розничные цены

В БП 3.0 типы цен заводят в справочнике «Типы цен номенклатуры» (раздел Справочники), а сами цены устанавливают документом «Установка цен номенклатуры». В УТ 11 и Рознице справочник называется «Виды цен», и цены там тоже фиксируются документом установки цен — не путайте термины между программами.

Практический приём: розничную цену удобно рассчитывать от закупочной. В виде цен задают способ расчёта через наценку, например 40 % к цене поступления, и правило округления до 10 копеек или до рубля. Тогда при новом поступлении цены пересчитываются одной командой, а не вручную по каждой строке.

Номенклатура

Для каждого товара проверьте:

• 📦 вид номенклатуры «Товар» (не «Услуга» и не «Материал»);
• 🧾 ставку НДС — она уходит в чек, ошибка здесь видна и покупателю, и налоговой;
• 🔢 штрихкод — без него кассир ищет товар вручную, и очередь растёт;
• 🏷️ для маркированных товаров — признак маркировки и вид продукции, иначе касса не запросит код DataMatrix.

Подключение онлайн-кассы и эквайринга к 1С

Кассу подключают в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Сначала там включают флажок использования подключаемого оборудования, затем открывают список оборудования и добавляют устройство.

Порядок действий:

1. Установите на компьютер кассира драйвер ККТ от производителя (АТОЛ, Штрих-М и т. д.) нужной разрядности — под 32- или 64-битную платформу 1С.
2. В списке подключаемого оборудования создайте экземпляр: тип оборудования ККТ (фискальный регистратор), драйвер, рабочее место.
3. Откройте настройку экземпляра, укажите порт или IP-адрес кассы и нажмите «Тест устройства». Касса должна ответить, иначе дальше идти бессмысленно.
4. Привяжите кассу к организации и складу: в БП это справочник «Кассы ККМ», в УТ и Рознице — кассы ККМ магазина.
5. Если принимаете карты, так же подключите эквайринговый терминал и заведите договор эквайринга с банком и процентом комиссии.

Рабочее место в 1С — это конкретный компьютер плюс пользователь. Поэтому кассу настраивают на том компьютере, где будет работать кассир, а не у администратора.

Оформление розничной продажи в 1С по шагам

Рабочий день кассира в 1С укладывается в один цикл: открыть смену, пробить чеки, закрыть смену.

Вариант 1. Чеки через РМК

1. Откройте рабочее место кассира. В БП 3.0 оно доступно в разделе Продажи, в Рознице и УТ — в разделе розничных продаж.
2. Нажмите открытие смены. Касса напечатает отчёт об открытии, в 1С появится кассовая смена.
3. Сканируйте товары. Цена подтягивается из типа (вида) цен склада.
4. Выберите способ оплаты: наличные, карта или смешанная оплата. При оплате картой 1С сначала проводит операцию через терминал, потом печатает чек.
5. Для маркированного товара отсканируйте код маркировки с упаковки, а не обычный штрихкод.
6. В конце дня закройте смену. Касса снимет Z-отчёт, а 1С создаст и проведёт «Отчет о розничных продажах» по всем чекам смены.

Вариант 2. Ручной отчёт по Z-отчёту

Если касса не подключена к 1С, бухгалтер в БП 3.0 открывает Продажи → Отчеты о розничных продажах и создаёт документ на дату смены:

• в шапке указывает склад и кассу ККМ;
• на вкладке «Товары» вносит проданные позиции и количество;
• на вкладке безналичных оплат — суммы по картам с видом оплаты;
• сверяет итог с Z-отчётом до копейки.

Проводки отчёта в БП 3.0 для склада типа «Розничный магазин»:

Когда банк зачисляет деньги по картам, выписка закрывает 57.03, а комиссия банка уходит в расходы.

Скидки, карты лояльности и бонусы при продаже в розницу

Здесь программы сильно различаются.

• 🔹 БП 3.0 — автоматических скидок нет. Кассир меняет цену или даёт скидку вручную в чеке, если у пользователя есть такое право.
• 🔹 УТ 11 и ERP — скидки включают в настройках раздела маркетинга. Дальше создают маркетинговую акцию, в ней скидку и условие: сумма чека, количество, день недели, карта лояльности.
• 🔹 Розница и УНФ — механизм похожий: виды карт лояльности, скидки по условиям, бонусные программы с начислением и списанием баллов.

Пример настройки бонусной программы в Рознице: начисляется 5 % от суммы чека, баллы активируются через 14 дней, ими можно оплатить не более 30 % покупки. Покупка на 2 000 ₽ даст 100 баллов. Через две недели при чеке на 1 000 ₽ покупатель спишет их полностью: 100 баллов меньше лимита в 300 ₽.

Ручную скидку кассиру разрешайте только через права доступа и с указанием причины. Иначе в конце месяца валовая прибыль не сойдётся, а найти, кто и где снизил цену, будет трудно.

Инвентаризация и контроль остатков в магазине

Остатки в рознице расходятся быстрее, чем на оптовом складе: пересорт на кассе, порча, кражи.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Создайте документ «Инвентаризация товаров» в разделе Склад и заполните его по остаткам склада.
2. Внесите фактическое количество из пересчёта. Программа покажет отклонения.
3. Недостачу оформите документом «Списание товаров», излишки — «Оприходованием товаров». Оба создаются на основании инвентаризации.

Для НТТ инвентаризация — главный способ узнать, сколько продано. Разница между учётными и фактическими остатками в продажных ценах, за вычетом выручки, и есть недостача.

В УТ 11 и Рознице

Цикл длиннее: пересчёт товаров, ввод фактических данных (удобно с терминала сбора данных), затем документы оприходования излишков и списания недостач. Пересорт, когда недостача одного товара совпадает с излишком похожего, в этих программах оформляют отдельно, не через списание.

Отчёты по розничным продажам: что смотреть

В БП 3.0 специализированных розничных отчётов немного, зато всё видно по счетам:

В УТ 11 основной отчёт по марже — «Валовая прибыль предприятия». Его строят с отбором по магазину или складу и группировкой по товарам либо по менеджерам (кассирам). Остатки проверяют «Ведомостью по товарам на складах». В Рознице набор похожий, плюс отчёты по кассовым сменам.

Полезная привычка — раз в неделю сравнивать сумму чеков в 1С с отчётами ОФД в личном кабинете. Расхождение означает, что какой-то чек пробили мимо 1С.

Ошибки, которые чаще ломают розничный учёт

Ещё одна частая ловушка — чеки после полуночи. Если смену открыли 14-го, а закрыли в 00:30 15-го, отчёт о продажах встанет датой закрытия. Для выручки это неважно, но при сверке по дням возникают «пропавшие» суммы. Закрывайте смену до конца суток.

Частые вопросы