Отгрузка товаров с кодами «Честного знака» в БП 3.0: от карточки номенклатуры до возврата

Чтобы продать маркированный товар в 1С:Бухгалтерии 3.0, нужно включить маркировку в Администрирование → Настройки программы → Функциональность (вкладка «Торговля»), подключить 1С-ЭДО, указать в номенклатуре товарную группу маркировки, отсканировать коды Data Matrix в документе «Реализация (акт, накладная, УПД)» и отправить покупателю УПД через ЭДО. Коды перейдут к покупателю в «Честном знаке» только после того, как он подпишет УПД.

Типичная ситуация: оптовик впервые получил партию обуви или молочки с кодами, провёл поступление «как обычно», а через неделю покупатель вернул УПД с отказом — коды по-прежнему числятся на поставщике. Маркировка в 1С Бухгалтерия 3.0 работает только тогда, когда коды проходят через всю цепочку: приёмка, хранение, отгрузка. Если хоть одно звено пропущено, товар формально нельзя перепродать.

Что подготовить до первой продажи маркированного товара

Программа сама по себе не связана с «Честным знаком» (ГИС МТ). Связь идёт через три звена: учётная система, оператор ЭДО и сама система маркировки. Если одно звено не настроено, продажа «зависнет» на этапе отправки документа.

📌 Минимальный набор:

• 🔑 Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или сотрудника с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Ею подписывают УПД и авторизуются в ГИС МТ.
• 🧾 Регистрация в «Честном знаке» и подписанный договор с оператором ЦРПТ. Без этого коды не будут числиться за вашей организацией.
• 📨 Подключение к ЭДО — в БП 3.0 удобнее всего встроенный сервис 1С-ЭДО. УПД с кодами маркировки передаётся только электронно.
• 🖨 Сканер 2D-штрихкодов, который читает Data Matrix. Обычный линейный сканер код не прочитает.
• 🌐 Подключение к Интернет-поддержке в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы — через неё работают обмен с ГИС МТ и проверка кодов.

Включение маркировки в программе

1. Откройте Администрирование → Настройки программы → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку «Торговля».
3. Установите флажок, отвечающий за маркировку товаров (рядом с ним появится ссылка на настройки интеграции с ИС МП).
4. По ссылке откройте настройки обмена и укажите организацию, сертификат КЭП и товарные группы, с которыми вы работаете: обувь, одежда, молочная продукция, вода, шины, парфюмерия и т. д.

Подключение сканера Data Matrix

Сканер подключается в Администрирование → Подключаемое оборудование. Добавьте устройство с типом «Сканеры штрихкода» и выберите драйвер.

Главная проблема с 2D-сканерами — потеря служебного символа-разделителя GS в коде. Код с «Честного знака» состоит из GTIN, серийного номера и так называемого криптохвоста. Если сканер работает в режиме эмуляции клавиатуры и «съедает» разделитель, программа получит обрезанный код.

⚠️ Проверьте сканер заранее: отсканируйте код в документе и сравните длину с кодом на упаковке. Если криптохвост пропал — перенастройте сканер по инструкции производителя (обычно это делается сканированием служебных штрихкодов из паспорта устройства) или используйте драйвер в режиме COM-порта.

Карточка номенклатуры для маркируемых товаров

Каждый маркированный товар в справочнике «Номенклатура» должен быть отмечен как маркируемый. Без этого программа не потребует коды при поступлении и отгрузке, и УПД уйдёт пустым.

Что заполнить в карточке:

GTIN — это первые 14 цифр после идентификатора 01 в коде Data Matrix. Когда вы впервые сканируете код незнакомого товара, программа предложит сопоставить его с номенклатурой. После этого связь запоминается, и при следующих сканированиях позиция подставится сама.

Что делать с остатками без кодов

Если на складе остался товар, который был у вас до начала обязательной маркировки, его нужно промаркировать (ввести в оборот остатки) через личный кабинет «Честного знака» или через учётную систему. Продавать такой товар без кода нельзя: на кассе или в УПД он будет отклонён.

Приёмка товара с кодами маркировки от поставщика

Продать можно только тот код, который числится за вашей организацией. А за вами он числится только после правильной приёмки.

Порядок приёмки через ЭДО

1. Поставщик отправляет электронный УПД с перечнем кодов маркировки.
2. Входящий документ появляется в разделе ЭДО (текущие дела ЭДО). Откройте его.
3. Создайте на его основании документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» или сопоставьте с уже введённым поступлением.
4. Проверьте коды: отсканируйте фактически поступивший товар или примите коды из документа поставщика, если проверка поштучно не нужна.
5. Подпишите УПД своей КЭП и отправьте поставщику.

После подписи оператор ЭДО передаёт сведения в ГИС МТ, и коды переходят на баланс вашей организации. Обычно это занимает от нескольких минут до нескольких часов.

Расхождения при приёмке

Если коробок пришло меньше или часть кодов не совпадает:

• ✂️ Частичная приёмка — подпишите УПД с актом о расхождениях. Принятые коды перейдут к вам, остальные останутся у поставщика.
• ❌ Отказ — откажитесь от подписи, если документ принципиально неверен. Тогда поставщик пришлёт исправленный.

Не подписывайте УПД «целиком», если физически товара меньше. Лишние коды повиснут на вашей организации, и при инвентаризации их придётся списывать.

Коды транспортных упаковок

Поставщик может передать не коды каждой пачки, а код агрегата — короба или паллеты (SSCC). Такой код «содержит» внутри себя коды единиц. При приёмке программа может раскрыть агрегат и подтянуть вложенные коды. Если короб потом вскрывают и продают поштучно, агрегат нужно расформировать — иначе отгрузить отдельные единицы не получится.

Реализация маркированного товара и выбытие кодов

Отгрузка оформляется тем же документом, что и обычная продажа: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Отличие — в табличной части нужно указать конкретные коды.

Пошаговая отгрузка оптовому покупателю

1. Создайте документ реализации и заполните товары: подбором, по заказу или сканированием.
2. Откройте форму проверки и подбора маркируемой продукции (она вызывается из документа, когда в нём есть маркируемые позиции).
3. Отсканируйте каждую единицу или коды транспортных упаковок. Программа проверит, что код принадлежит вашей организации, находится в обороте и соответствует номенклатуре.
4. Завершите проверку, проведите документ.
5. Сформируйте электронный УПД и отправьте его покупателю через ЭДО.
6. Дождитесь подписи покупателя. После неё коды переходят на его баланс в ГИС МТ.

Бухгалтерские проводки при этом обычные: выручка по Дт 62 Кт 90.01, себестоимость Дт 90.02 Кт 41, НДС Дт 90.03 Кт 68.02. Маркировка на проводки не влияет — она влияет на то, получит ли покупатель право перепродать товар.

Розничная продажа

В рознице коды не передаются по УПД — они выбывают из оборота через кассовый чек. Код сканируется при пробитии, попадает в фискальный документ, а ОФД передаёт сведения в «Честный знак».

Для этого нужно:

• 🧾 онлайн-касса с поддержкой формата фискальных документов 1.2;
• 📡 договор с ОФД, который передаёт данные в ГИС МТ;
• ✅ для товарных групп с разрешительным режимом — онлайн-проверка кода перед продажей: касса или учётная система запрашивает ГИС МТ, можно ли продавать этот экземпляр.

Если продаёте через отчёт о розничных продажах в БП 3.0, а чеки пробивает отдельная касса с собственной программой, коды сканирует именно кассовое ПО. В Бухгалтерии отражаются только итоговые суммы.

Продажа по безналу юрлицу для собственных нужд

Если покупатель берёт товар не для перепродажи, а для собственного использования (например, спецодежду), коды всё равно должны выбыть из оборота. Вариантов два: продажа через кассу с чеком либо отгрузка по УПД, после которой покупатель выводит коды из оборота у себя. Какой путь выбрать, согласуйте с покупателем до отгрузки.

УПД с кодами маркировки: что внутри и как отправить

Электронный универсальный передаточный документ — главный носитель информации о передаче прав на коды. В бумажном виде он для маркировки не работает .

Что содержит УПД при продаже маркированного товара:

Статус УПД

• Со статусом 1 — счёт-фактура и передаточный документ одновременно. Используют плательщики НДС.
• Со статусом 2 — только передаточный документ. Используют организации без НДС (например, на УСН без НДС).

Для маркировки подходят оба статуса — главное, чтобы документ был электронным и содержал коды.

Отправка из 1С

Из документа реализации нажмите кнопку ЭДО и выберите отправку электронного документа. Программа сформирует файл по формату ФНС, подпишет его и отправит покупателю. Состояние документооборота видно прямо в шапке реализации и в текущих делах ЭДО.

Возврат маркированного товара и корректировка реализации

Возврат от оптового покупателя

Если покупатель уже подписал УПД, коды числятся за ним. Чтобы вернуть товар:

1. Покупатель оформляет возврат: по соглашению сторон это может быть его собственный УПД на обратную передачу либо корректировочный документ (УКД) от вас.
2. В БП 3.0 вы создаёте «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации.
3. В документе возврата указываете коды возвращаемых единиц — сканированием или подбором из исходной реализации.
4. Обмениваетесь документами через ЭДО. После подписи обеих сторон коды снова на вашем балансе.

Отказ до подписания

Если покупатель ещё не подписал УПД и отказался от части товара, корректировать проще: он подписывает документ с расхождениями или отклоняет его. Вы исправляете реализацию и отправляете новый документ. Коды не покидали вашу организацию, возвращать их не нужно.

Корректировка количества или цены

Возврат в рознице

Покупатель возвращает товар в магазин — вы пробиваете чек возврата с тем же кодом. Код возвращается в оборот на вашу организацию. Если упаковка с кодом повреждена или потеряна, товар перемаркируют: заказывают новый код и вносят его в ГИС МТ как перемаркировку.

Частые ошибки при продаже маркировки в 1С Бухгалтерии 3.0

Как держать учёт маркировки в порядке

• 🔁 Раз в месяц сверяйте остатки кодов в «Честном знаке» с остатками на складе в 1С. Расхождения проще закрыть сразу, чем через полгода.
• 🧑‍🏫 Закрепите правило: не отгружать маркированный товар без сканирования. Ручной ввод количества без кодов — частый источник расхождений.
• 📦 Расформировывайте агрегаты при вскрытии коробов в тот же день.
• 🗂 Храните связку «GTIN — номенклатура» в одном месте. Не создавайте дубли позиций под тот же штрихкод.

Штрафы за продажу товара без маркировки или с нарушением порядка маркировки установлены статьёй 15.12 КоАП РФ. Для организаций они исчисляются десятками и сотнями тысяч рублей с конфискацией товара, поэтому экономить на настройке не стоит.

Частые вопросы