Чтобы документы снова уходили контрагентам: продлеваем договор, пакеты и сертификат для 1С-ЭДО

Продлить 1С-ЭДО — значит закрыть три вещи: действующий договор 1С:ИТС (или отдельный договор на сервис), оплаченный пакет исходящих документов и не просроченный сертификат электронной подписи в учётной записи ЭДО. Оплата идёт через партнёра 1С, который ведёт ваш договор, а сертификат меняют в самой программе: Администрирование → Обмен электронными документами, карточка учётной записи ЭДО.

Входящие документы в 1С-ЭДО бесплатны. Платят за отправку. Поэтому типичная картина «ЭДО закончилось» выглядит так: письма от поставщиков приходят, а свой УПД покупателю не уходит. Причина почти всегда одна из трёх: кончился ИТС, кончились пакеты или истёк сертификат.

Проверяем, что именно закончилось в 1С-ЭДО

Начните с диагностики, а не с оплаты. Бывает, что бухгалтер покупает пакет документов, а проблема в просроченной подписи — деньги потрачены, документы всё равно не уходят.

Шаг 1. Интернет-поддержка

Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Там видно, выполнен ли вход и под каким логином.

• ✅ Логин указан, вход выполнен — идём дальше.
• ❌ Вход не выполнен — нажмите Подключить и введите логин и пароль от Портала 1С:ИТС. Без этого 1С-ЭДО не работает совсем.

Там же обычно доступна проверка договора ИТС: если срок закончился, программа об этом сообщит.

Шаг 2. Учётная запись ЭДО

Перейдите в Администрирование → Обмен электронными документами. Откройте список учётных записей ЭДО и карточку нужной организации. Проверьте:

1. 📌 Оператор — для 1С-ЭДО это сервис 1С с технологическим оператором «Калуга Астрал».
2. 📌 Сертификат подписи, привязанный к учётной записи, и его срок действия.
3. 📌 Есть ли сообщения о блокировке или ошибке подключения.

Шаг 3. Остаток пакетов

Остаток оплаченных исходящих комплектов смотрят в личном кабинете на Портале 1С:ИТС, в разделе подключённых сервисов. Если доступа к кабинету нет — спросите у обслуживающего партнёра: он видит баланс по вашему ИНН.

Что продлевать: договор ИТС, пакеты или отдельный тариф

У 1С-ЭДО нет одной кнопки «продлить». Сервис держится на нескольких договорённостях, и каждая заканчивается в своё время.

Как выбрать тариф на отправку

Тариф выбирают по числу исходящих документов в месяц. Считайте не листы, а комплекты: УПД со счётом-фактурой, отправленный одним пакетом, — это один комплект.

Пример расчёта. Компания выставляет 120 УПД в месяц, плюс 15 актов сверки и 5 писем. Итого 140 комплектов в месяц, 1 680 в год. Брать стоит пакет с запасом примерно на 2 000 комплектов в год.

Ориентиры по цене (примерные, уточняйте у партнёра):

• 💰 маленький пакет на 100 комплектов — порядка 1 500–2 500 ₽;
• 💰 пакеты от 500 комплектов дешевле в пересчёте на документ, ориентировочно 8–15 ₽ за комплект;
• 💰 при некоторых уровнях договора ИТС часть исходящих уже включена — лимит прописан в договоре.

Если вы работаете не через 1С-ЭДО

В 1С можно подключить и других операторов: Диадок, СБИС, Такском. Продление у них идёт по их договору, а в 1С меняется только сертификат. Если оператора выбираете заново, сравните три вещи:

1. 📊 Цена исходящего комплекта при вашем объёме.
2. 🔄 Роуминг с операторами ваших основных покупателей.
3. 🛠️ Кто будет поддерживать: партнёр 1С или служба самого оператора.

Для пользователей 1С с действующим ИТС 1С-ЭДО удобнее: подключение из программы, без отдельной установки и без второго логина.

Оплата и продление 1С-ЭДО по шагам

Сама оплата делается не в программе, а через партнёра 1С. Порядок такой:

1. Узнайте, кто ведёт ваш договор ИТС. Название партнёра указано в договоре и в личном кабинете Портала 1С:ИТС.
2. Запросите счёт. Назовите ИНН, нужный срок ИТС и объём пакета. Если ИТС действует, продлеваете только пакет.
3. Оплатите счёт с расчётного счёта организации, которая указана в учётной записи ЭДО. Оплата от другого юрлица запутает учёт пакетов.
4. Дождитесь активации. Партнёр регистрирует продление, после этого баланс пополняется. Обычно это занимает от нескольких часов до 1–2 рабочих дней.
5. Проверьте в 1С. Отправьте тестовый документ — например, акт сверки дружественному контрагенту — и убедитесь, что он ушёл.

Если ИТС закончился давно

Долгий перерыв в ИТС обычно означает, что при возобновлении договора программу придётся обновить до актуального релиза. Старый релиз может не поддерживать текущие форматы ЭДО: в 1С-ЭДО регулярно приходят новые версии форматов УПД и требования к МЧД. Партнёр при продлении скажет, нужно ли обновление.

Перед обновлением рабочей базы сделайте резервную копию.

Замена сертификата подписи при продлении

Сертификат — главная «мина» при продлении. Он истекает, даже если ИТС и пакеты в порядке.

Кто какой подписью подписывает

• 👔 Руководитель получает КЭП юрлица (или ИП) бесплатно в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц.
• 👩‍💼 Сотрудники (бухгалтер, менеджер) подписывают КЭП физлица на своё имя, а полномочия подтверждают машиночитаемой доверенностью (МЧД) по формату ФНС.
• 📝 Счета-фактуры подписывают только КЭП. Остальную первичку — по соглашению сторон можно и неквалифицированной подписью, но на практике в 1С-ЭДО почти всегда используют КЭП.

Как подключить новый сертификат в 1С

1. Установите новый сертификат на компьютер вместе с криптопровайдером (CryptoPro CSP или ViPNet CSP — тот, под который выпущен ключ).
2. В 1С откройте Администрирование → Обмен электронными документами, блок настроек электронной подписи и шифрования.
3. На вкладке сертификатов нажмите Добавить и выберите новый сертификат из установленных на компьютере. Введите пароль ключа и выполните проверку — программа проверит подпись и шифрование.
4. Откройте карточку учётной записи ЭДО и добавьте туда новый сертификат. Программа отправит его на регистрацию оператору.
5. Если подписывает сотрудник — загрузите в программу МЧД, выданную руководителем и зарегистрированную в распределённом реестре ФНС.
6. Отправьте тестовый документ.

Старый сертификат удалять не надо. Им подписаны уже отправленные документы, и для проверки архива он ещё пригодится. Можно просто снять у него отметку использования в ЭДО.

Если сменился руководитель

При смене директора старый сертификат юрлица перестаёт быть законным, даже если срок не вышел. Новый руководитель получает свою КЭП в УЦ ФНС, а все МЧД сотрудников, подписанные прежним директором, лучше перевыпустить. Только после этого меняют сертификат в учётной записи 1С-ЭДО.

Как не пропустить следующий срок

Три даты живут отдельно, поэтому держите их в одном месте — в календаре бухгалтерии или в задачах:

Отдельная напоминалка про пакеты не нужна, если партнёр присылает уведомление об остатке. Если не присылает — раз в месяц сверяйте баланс с объёмом отгрузок.

Роуминг: обмен с контрагентами у других операторов

Продление само по себе роуминг не ломает. Но если вы пересоздали учётную запись или сменили оператора, связи с контрагентами придётся проверить.

Как устроены приглашения

Чтобы обмениваться документами, вы и контрагент должны принять приглашения друг друга. Список связей открывается из карточки контрагента или из рабочего места ЭДО: видно, кто подключён, а кто ещё не ответил.

1. Откройте карточку контрагента и найдите команду отправки приглашения к обмену.
2. Программа найдёт идентификатор контрагента по ИНН и КПП.
3. Если контрагент у другого оператора, приглашение уйдёт через роуминг — с крупными операторами 1С-ЭДО связан напрямую.
4. Ждите, пока контрагент примет приглашение. Без этого документ отправить нельзя.

Когда роуминг не настраивается сам

Бывает, что идентификатор контрагента по ИНН не находится. Тогда:

• 🔍 запросите у контрагента его идентификатор участника ЭДО и введите вручную;
• 📨 оставьте заявку на роуминг через вашего партнёра или техподдержку 1С-ЭДО — укажите ИНН, КПП и оператора контрагента;
• 📞 попросите контрагента, чтобы его оператор тоже подтвердил роуминг: иногда заявка висит на «той» стороне.

Типичные ошибки при продлении ЭДО в 1С

Ошибки здесь не технические, а организационные. Вот что повторяется чаще остального:

• ❌ Оплатили пакет, а сертификат истёк. Документы всё равно не уходят. Сначала диагностика, потом оплата.
• ❌ Продлили ИТС на другую организацию. В группе компаний счёт оплатило соседнее юрлицо — пакет зачислился не туда. Сверяйте ИНН в счёте с ИНН в учётной записи ЭДО.
• ❌ Удалили старую учётную запись и создали новую. Связи с контрагентами и история обмена привязаны к учётной записи. Новая запись — это новые приглашения всем контрагентам.
• ❌ Подписали новый сертификат директора, забыли про МЧД. Сотрудники продолжают подписывать по доверенности от прежнего руководителя, документы отклоняют.
• ❌ Поставили сертификат на одном компьютере, а работают на другом. Ключ должен быть доступен там, где подписывают документы.

Частые вопросы