Сотрудник остаётся после даты окончания договора: что сделать в ЗУП 3.1, чтобы не увольнять и не принимать заново

Продлить срочный трудовой договор в 1С ЗУП 3.1 без увольнения можно документом «Кадровый перевод»: в нём меняют срок действия договора — ставят новую дату окончания или снимают признак срочности, если договор становится бессрочным. Увольнять сотрудника и оформлять новый «Прием на работу» не нужно: стаж, остатки отпуска и история начислений сохраняются.

Но сначала юридический вопрос. Трудовой кодекс не даёт продлевать срочный договор «просто по соглашению» в любой момент. Как в 1С ЗУП продлить срочный трудовой договор правильно, зависит от основания: беременность, замещение отсутствующего, переход в бессрочный. От этого зависит, какой документ подписать на бумаге и что отразить в программе.

Когда срочный договор можно продлить по закону

Программа проведёт любой документ, но кадровику важно, что за ним стоит. По ТК РФ возможны такие ситуации:

• 🤰 Беременность сотрудницы (ст. 261 ТК). По её письменному заявлению и при справке о беременности работодатель обязан продлить договор до окончания беременности, а если она уходит в отпуск по беременности и родам — до конца этого отпуска.
• 🔁 Договор становится бессрочным (ст. 58 ТК). Если срок истёк, ни одна сторона не потребовала расторжения, а сотрудник продолжает работать, условие о срочности перестаёт действовать. Договор считается заключённым на неопределённый срок.
• 👤 Замещение отсутствующего (ст. 79 ТК). Такой договор заканчивается выходом основного работника. Если тот не вышел к ожидаемой дате, договор действует дальше, «продлевать» его не нужно. Меняется только ориентировочная дата в учёте.
• 📝 Новое соглашение о сроке. Дополнительное соглашение «продлить ещё на полгода» формально популярно, но рискованно: инспекция и суд могут признать договор бессрочным. Если основание срочности (ст. 59 ТК) сохраняется, часть работодателей так делает — это решение юриста, а не кадровика в 1С.

О прекращении срочного договора работника предупреждают письменно не менее чем за три календарных дня до окончания (ст. 79 ТК). Сама 1С сотрудника не увольняет: пока нет документа «Увольнение», программа продолжает считать его работающим и начислять зарплату .

Как проверить текущие условия срочного договора в ЗУП

Перед продлением убедитесь, что в базе действительно стоит срочный договор и с какой датой. Ошибки здесь частые: договор заключён как срочный, а в «Приеме на работу» срок не указан, или наоборот.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Отберите документы по сотруднику — через поиск или отбор по колонке «Сотрудник».
3. Откройте самый поздний документ, который менял условия договора. Если переводов не было — это «Прием на работу».
4. На вкладке с условиями трудового договора посмотрите: отмечен ли договор как срочный, какая дата окончания и какое основание срочности указано.

Обратите внимание на сотрудника, который работает по нескольким договорам. В ЗУП 3.1 каждое место работы — отдельная запись в справочнике «Сотрудники» со своей кадровой историей. Проверяйте ту запись, по которой меняется срок.

Какие документы подготовить до продления

1С отражает решение, которое уже оформлено на бумаге. Соберите пакет до того, как открыть программу:

Приказ о продлении ТК прямо не требует, но многие организации его издают по внутреннему порядку. Если приказ нужен — его печатают из того же «Кадрового перевода» или оформляют отдельно.

Соглашение подписывают до даты окончания договора. Подписанное после неё — спорное: на следующий день после истечения срока у сотрудника фактически уже бессрочный договор.

Пошагово: как продлить срочный трудовой договор в 1С ЗУП через кадровый перевод

Сам «Кадровый перевод» в ЗУП 3.1 — универсальный документ изменения условий: он меняет не только должность и подразделение, но и оплату, график и срок договора. Должность и оклад при продлении не трогаем.

Шаг 1. Создайте документ

1. Перейдите в Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите «Создать» и выберите «Кадровый перевод».
3. Укажите организацию и сотрудника — именно ту запись, по которой продлевается договор.

Шаг 2. Поставьте дату

Дата перевода — день, с которого действуют новые условия. Обычно это день, следующий за старой датой окончания, или дата подписания соглашения. Главное — не позже старой даты окончания плюс один день, иначе в учёте появится «дыра».

Шаг 3. Измените срок договора

В документе найдите условие о сроке трудового договора и отметьте, что оно меняется.

• ✅ Новая дата окончания — для беременной сотрудницы или продления по соглашению. Для беременной можно указать ориентировочную дату по справке, а потом уточнить ещё одним переводом, когда станет известна дата окончания отпуска по беременности и родам.
• ♾️ Договор бессрочный — снимите признак срочности. Дата окончания очищается, основание срочности больше не нужно.

Все остальные условия — должность, подразделение, начисления, график — оставьте без изменений. Если документ предлагает изменить начисления, не отмечайте этот пункт: иначе придётся заново проверять плановые суммы.

Шаг 4. Трудовая книжка и ЕФС-1

Продление срока или исключение условия о срочности — не перевод на другую работу в смысле ст. 72 ТК. В электронную трудовую книжку такое событие не записывается.

Если в документе установлен флажок отражения в трудовой книжке — снимите его. Иначе ЗУП включит документ в подраздел ЕФС-1 о трудовой деятельности как перевод, и в СФР уйдёт лишнее кадровое мероприятие.

Шаг 5. Напечатайте соглашение и проведите

Из документа можно распечатать дополнительное соглашение к трудовому договору (меню «Печать»). Проверьте текст: типовая форма составлена под перевод, формулировку о сроке часто приходится править в редакторе.

Нажмите «Провести и закрыть». Новые условия вступят в силу с даты документа.

Совместители: особенности продления и учёта

Срочный договор с совместителем допускается по соглашению сторон (ст. 59 ТК). Продлевают его тем же способом, но есть нюансы.

Внешний совместитель. В ЗУП это отдельный сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство». Срок договора меняется документом «Кадровый перевод» по этой записи. ЕФС-1 по нему подаётся так же, как по основному работнику: если перевод не отражается в трудовой книжке, в отчёт он не попадает.

Внутренний совместитель. Это вторая запись справочника «Сотрудники» у того же физического лица. Частая путаница:

• 🔀 кадровик открывает перевод по основному месту — и меняет срок не того договора;
• 📅 у основного места договор бессрочный, а у совместительства срочный — в программе это две разные истории, и их ведут отдельно;
• 🏖️ отпуск по совместительству считается по своей записи, продление срока на остатки отпуска не влияет.

Чтобы не ошибиться, выбирайте сотрудника в документе по виду занятости, а не только по ФИО. В форме выбора видны все записи физического лица с подразделением и видом занятости.

Проверка: продление прошло корректно

После проведения проверьте несколько мест — каждое ловит свою ошибку.

1. Журнал Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Отберите сотрудника: последним должен стоять ваш «Кадровый перевод» с нужной датой. Если после него есть ещё документы — убедитесь, что они не возвращают старый срок.
2. Личная карточка Т-2. Печатается из карточки сотрудника. В разделе о приёме и переводах не должно появиться строки о переводе, если вы сняли отражение в трудовой книжке.
3. ЕФС-1, подраздел о трудовой деятельности. При заполнении за период продления документ не должен попасть в отчёт как перевод.
4. Начисление зарплаты за месяц после старой даты окончания. Сотрудник должен быть в документе с полным окладом. Если его нет — значит, в базе по ошибке проведено увольнение.
5. Повторный открытый «Кадровый перевод». Признак срочности и дата окончания стоят такие, какие вы задали.

Если продлить нельзя: увольнение и новый приём

Иногда закон не оставляет варианта продления. Например, договор был заключён на время конкретной работы, она закончилась, а сотрудника хотят оставить на другой должности по новому срочному основанию.

Тогда в ЗУП оформляют два документа:

1. «Увольнение» — с последним днём действия старого договора и основанием по истечении срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК). Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск.
2. «Прием на работу» — со следующего дня, с новым договором и новым основанием срочности.

Последствия, о которых стоит предупредить сотрудника и бухгалтерию:

• 💰 компенсацию за отпуск выплачивают при увольнении, рабочий год для отпуска начинается заново;
• 📊 в ЕФС-1 уходят два мероприятия — увольнение и приём;
• 🧾 для расчёта больничных и отпускных средний заработок считается с учётом выплат у того же работодателя, но новая запись сотрудника в ЗУП может потребовать проверки данных о прошлом заработке.

Частые вопросы