Как провести индексацию заработной платы в 1С ЗУП 3.1

Индексацию зарплаты в 1С ЗУП 3.1 проводят документом «Индексация заработной платы» — он лежит в разделе Зарплата → Индексация заработка и поднимает плановые начисления сотрудников на заданный коэффициент. Если в базе ведётся штатное расписание, оклады повышают другим документом — «Индексация штатного расписания».

Индексировать заработную плату работодатель обязан: статья 134 ТК РФ требует повышать оплату труда в связи с ростом потребительских цен. Коммерческие организации сами выбирают порядок и коэффициент — его закрепляют в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА).

Ниже — как настроить начисления под индексацию, как провести повышение по двум сценариям, как результат попадает в начисление зарплаты и почему коэффициент повышения важен для отпускных и командировок.

Когда индексация обязательна и какой коэффициент выбрать

Индексация — это обязанность, а не право работодателя. Конституционный Суд и Роструд не раз отмечали: полностью отказаться от неё нельзя, даже если в ЛНА об индексации ничего не написано. Отсутствие порядка индексации — повод для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ: по первой части санкция для должностных лиц ориентировочно от 1 000 до 5 000 ₽, для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽, при повторном нарушении суммы выше. Отдельно работник вправе взыскать недоначисленные из-за пропущенной индексации суммы.

Коэффициент коммерческая организация определяет сама. На практике его привязывают к одному из ориентиров:

• 📈 индекс потребительских цен (инфляция) по данным Росстата;
• 🧾 рост прожиточного минимума в регионе;
• 💼 собственный процент, закреплённый в положении об оплате труда.

Периодичность тоже устанавливает работодатель — чаще всего индексацию проводят раз в год. Порядок и дату фиксируют в ЛНА, а конкретное повышение оформляют приказом.

Важно не путать индексацию с обычным повышением оклада конкретному работнику. Индексация — это массовое повышение всей зарплаты в связи с ростом цен, предусмотренное законом и ЛНА. Повышение оклада отдельному сотруднику за заслуги или при переводе индексацией не считается и порядок статьи 134 ТК РФ не закрывает. Для контролирующих органов важно, что индексация охватывает всех работников, а не избранных.

Подготовка: какие начисления участвуют в индексации

Прежде чем проводить документ, проверьте настройки базы — иначе коэффициент применится не к тем суммам.

Индексируются только плановые начисления с постоянным размером: оклад по дню, оклад по часу, тарифная ставка, месячная премия фиксированной суммой. Начисления, которые считаются процентом от других (районный коэффициент, северная надбавка), пересчитаются автоматически вслед за базой — отдельно их индексировать не нужно.

Признак участия в индексации задаётся в карточке вида начисления: Настройка → Начисления → открыть начисление. Если начисление не помечено как индексируемое, документ его не затронет. Для типовых окладных и тарифных начислений этот признак, как правило, уже выставлен — проверять его стоит в первую очередь по собственным, вручную созданным видам начислений.

Заодно решите, с какого месяца начинает действовать повышение: именно эту дату укажете в документе. Проводить индексацию задним числом по уже закрытым месяцам не стоит — это потянет за собой перерасчёт выплат, которые работники уже получили. Оптимально оформлять документ до расчёта зарплаты за месяц, с которого повышаются оклады.

Отдельно решите, затрагивает повышение всех сотрудников (или целое подразделение) или только отдельных людей. От этого зависит, пересчитается ли их средний заработок — об этом ниже.

Документ «Индексация заработной платы»: порядок действий

Этот документ используют, когда штатное расписание в базе не ведётся и плановые начисления заданы прямо в кадровых документах сотрудников.

1. Откройте раздел Зарплата → Индексация заработка и создайте документ «Индексация заработной платы».
2. Укажите месяц, с которого действует повышение, и организацию (или подразделение).
3. Нажмите заполнение списка сотрудников — программа подберёт тех, у кого есть индексируемые плановые начисления.
4. Задайте коэффициент индексации — например, 1.05 для повышения на 5%. Можно задать общий коэффициент на всех либо скорректировать суммы по отдельным строкам вручную.
5. Проверьте колонки со старым и новым размером, проведите документ.

Пример расчёта: при окладе 50 000 ₽ и коэффициенте 1,05 новый оклад составит 50 000 × 1,05 = 52 500 ₽. Разница в 2 500 ₽ начнёт действовать с указанного в документе месяца.

После проведения плановые начисления сотрудников автоматически обновятся — новые размеры подхватит ближайшее «Начисление зарплаты».

Один документ можно оформить сразу на всех сотрудников организации или на отдельное подразделение. Если индексация в компании разнится по категориям персонала (например, рабочим один процент, администрации другой), проще сделать несколько документов — по одному на каждую группу со своим коэффициентом. Так в расчётных листках и в истории изменений оплаты будет видно, какое именно повышение к кому применилось.

Массовое повышение окладов через штатное расписание

Если в базе ведётся штатное расписание (Настройка → Кадровый учёт → признак ведения штатного расписания), оклады привязаны к позициям, а не напрямую к людям. Тогда индексацию проводят документом «Индексация штатного расписания» из того же журнала Индексация заработка.

Логика та же: указываете месяц и коэффициент, программа заполняет позиции штатного расписания и показывает старый и новый плановый фонд. После проведения меняются оклады по позициям, а вслед за ними — плановые начисления сотрудников, которые эти позиции занимают.

Преимущество этого способа в том, что история штатного расписания остаётся связной: видно, какой оклад по позиции действовал до индексации и какой стал после. Если сотрудник позже перейдёт на эту позицию, он получит уже проиндексированный оклад автоматически. При прямой индексации начислений такой привязки к позиции нет.

Какой документ выбрать — зависит от того, как устроен учёт:

Не применяйте оба документа к одному повышению: в базе со штатным расписанием индексируйте именно расписание, иначе плановые суммы и утверждённое штатное разойдутся.

Как индексация отражается в начислении зарплаты и учёте

Сам документ индексации проводок не формирует и движений по бухгалтерским счетам не делает — он только меняет размеры плановых начислений. В регламентированный учёт повышенные суммы попадают обычным путём: через документ «Начисление зарплаты» за месяц.

Способ отражения зарплаты в учёте при индексации не меняется. Если раньше оклад относился, например, на счёт 26 или 44 по заданному способу отражения, то и увеличенная сумма пойдёт туда же. Отдельно настраивать проводки под индексацию не нужно.

Повышенные начисления увеличат не только выплаты работникам, но и страховые взносы с НДФЛ — они считаются от фактически начисленных сумм, поэтому дополнительно их настраивать под индексацию тоже не требуется. Всё пересчитается в обычном «Начислении зарплаты».

Чтобы убедиться, что новые суммы встали корректно, после первого расчёта посмотрите расчётный листок сотрудника и свод по зарплате за месяц — оклад должен отражаться уже в повышенном размере начиная с месяца индексации.

Влияние индексации на средний заработок

Это самый частый источник ошибок. При повышении окладов средний заработок за периоды до повышения нужно пересчитать с коэффициентом — так требует статья 139 ТК РФ и Положение № 922. Коэффициент повышения считается как отношение нового оклада к старому: 52 500 ÷ 50 000 = 1,05.

Индексировать средний заработок нужно для выплат, которые считаются по среднему по Положению № 922:

• 🏖️ отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск;
• ✈️ оплата командировок (средний заработок за дни поездки);
• 📘 другие случаи сохранения среднего заработка по ТК РФ.

Больничные и декретные к этому отношения не имеют — они считаются по отдельным правилам (255-ФЗ, по данным, переданным в СФР; напомним, что ФСС с 2023 года вошёл в состав СФР), и коэффициент повышения окладов на них не распространяется.

Коэффициент повышения для среднего заработка 1С рассчитает автоматически только если повышение затронуло всю организацию, целое подразделение или всех сотрудников. При индексации отдельным людям перерасчёта среднего не будет — это соответствует Положению № 922. Именно поэтому в документе индексации важно правильно задать охват.

Покажем на цифрах. Сотрудник уходит в отпуск после индексации. До повышения его оклад был 50 000 ₽, с месяца индексации стал 52 500 ₽, коэффициент повышения — 1,05. Выплаты за месяцы расчётного периода, которые пришлись на старый оклад, при расчёте отпускных умножаются на 1,05. Условно оклад 50 000 ₽ за «старый» месяц войдёт в расчёт среднего как 50 000 × 1,05 = 52 500 ₽. Месяцы, уже посчитанные по новому окладу, не индексируются — они и так в актуальном размере. При корректно заполненном документе индексации 1С применяет этот коэффициент сама, вручную ничего пересчитывать не нужно.

Как проверить, что индексация прошла корректно

После проведения документа и расчёта зарплаты за месяц стоит убедиться, что новые суммы встали правильно. Пригодятся штатные отчёты раздела Зарплата:

• 📄 Расчётный листок сотрудника — оклад должен отображаться в повышенном размере начиная с месяца индексации.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам (или свод начислений и удержаний) — суммарный фонд оплаты за месяц индексации вырастет на ожидаемую величину.
• 🧮 Если индексация шла через штатное расписание — посмотрите утверждённое штатное расписание: плановый фонд по позициям должен соответствовать новым окладам.

Сверьте фактический прирост фонда с плановым: при коэффициенте 1,05 и прежнем фонде 1 000 000 ₽ новый плановый фонд ожидается около 1 000 000 × 1,05 = 1 050 000 ₽. Расхождение — сигнал, что проиндексировались не все нужные начисления или захватили лишние.

Типичные ошибки при индексации

Большинство проблем с индексацией всплывает не в момент проведения документа, а позже — при расчёте отпускных или при проверке фонда оплаты. Вот что приводит к расхождениям чаще всего.

• Проиндексировали не те начисления. Коэффициент применили к сумме, которая считается процентом от оклада, — получилось двойное повышение. Индексируйте только базовые плановые начисления.
• Неверный месяц в документе. Если указать прошлый месяц, после проведения понадобится перерасчёт уже закрытой зарплаты. Ставьте месяц, с которого реально действует приказ.
• Повышение отдельным сотрудникам, а ждут пересчёта среднего. Средний пересчитается только при повышении всем или подразделению — см. раздел выше.
• Два документа на одно повышение. В базе со штатным расписанием провели ещё и «Индексацию заработной платы» — плановые суммы задвоились. Выберите один документ под свой учёт.
• Нет приказа и допсоглашений. Суммы в программе подняли, а кадровые документы не оформили — при проверке это нарушение.

Частые вопросы