Как провести инвентаризацию товаров в 1С:Бухгалтерии

Главное заблуждение: многие ждут, что документ «Инвентаризация товаров» в 1С сам спишет недостачу и оприходует излишки. Он этого не делает. Это ведомость — она только фиксирует расхождение учёта и факта, а проводки формируют уже отдельные документы, которые создаются на её основании.

Весь процесс в 1С:Бухгалтерии 3.0 идёт из раздела Склад → Инвентаризация товаров. Там вы создаёте документ, подтягиваете учётные остатки одной кнопкой, вбиваете фактические количества, а дальше из этого же окна порождаете «Оприходование товаров » на излишки и «Списание товаров» на недостачу. Ниже — как пройти этот путь без типичных промахов с датой, складом и пересортицей.

Что подготовить до начала пересчёта

Инвентаризацию нельзя «просто провести задним числом». Сначала нужны документ-основание и закрытый период движения по складу.

Порядок и сроки инвентаризации с 2025 года регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он пришёл на смену старым правилам, но саму логику работы в 1С не меняет: приказ руководителя, комиссия, пересчёт, сличение, оформление результатов.

Что сделать до того, как открывать документ в программе:

• 📄 Издать приказ о проведении инвентаризации (форму ИНВ-22 можно применять, но она теперь не обязательна — организация вправе утвердить свою).
• 👥 Назначить инвентаризационную комиссию и материально ответственное лицо (МОЛ).
• 📥 Провести в 1С все документы прихода и расхода до даты пересчёта — иначе учётный остаток будет неполным.
• 🗓 Определить дату инвентаризации: на неё программа возьмёт учётные остатки.

Когда инвентаризацию проводить обязательно

Инвентаризация бывает не только добровольной. Закон № 402-ФЗ и ФСБУ 28/2023 называют случаи, когда провести её обязаны все организации независимо от желания.

• 📅 Перед годовой отчётностью. Товарно-материальные ценности инвентаризируют не раньше 1 октября отчётного года. Это самая массовая причина.
• 🔄 При смене материально ответственного лица. На день приёма-передачи дел — чтобы новый МОЛ принимал уже сверенный остаток.
• 🔥 После ЧП — пожара, затопления, кражи, порчи. Пересчёт нужен, чтобы подтвердить размер потерь.
• 🏢 При реорганизации или ликвидации организации.
• 🏷 При продаже или передаче имущества в аренду, выкупе.

За периодичность плановых инвентаризаций отвечает учётная политика: организация сама закрепляет, что и как часто проверяет сверх обязательного минимума. В 1С это никак не настраивается — документ создаётся вручную по мере необходимости.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке заполните два обязательных реквизита:

1. Склад — тот, который пересчитываете. Если складов несколько, на каждый делается отдельный документ.
2. Ответственное лицо (МОЛ) — за кем числятся ценности.

Дата документа и есть дата, на которую берутся учётные остатки. Поставьте её корректно: именно по этой дате программа рассчитает графу «Количество учётное».

На закладке Товары нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Табличная часть подтянет всю номенклатуру с ненулевым остатком: по каждой позиции появится учётное количество и учётная сумма.

Пока вы не внесли факт, графа «Количество фактическое» равна учётной, а «Отклонение» — нулю. Это нормальное состояние свежезаполненного документа.

Внесение фактических остатков после пересчёта

Теперь колонку Количество фактическое нужно привести к тому, что реально пересчитала комиссия на складе.

Есть два подхода:

• Ввод вручную — подходит для небольшого склада: открываете строку и ставите фактическое число.
• Печать и обратный ввод — для крупного склада удобнее распечатать из документа Инвентаризационную опись (ИНВ-3) с пустой графой факта, отдать комиссии, а после пересчёта занести цифры в 1С.

По мере ввода факта программа сама считает графу Отклонение:

• отклонение со знаком «плюс» — это излишек (по факту больше, чем по учёту);
• отклонение со знаком «минус» — недостача (по факту меньше).

Из документа инвентаризации печатаются основные формы: опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19 и приказ ИНВ-22. Кнопка печати — в командной панели документа.

После заполнения факта документ сам становится сличительной ведомостью. Смотреть результат удобно прямо в табличной части по графе Отклонение либо в печатной ИНВ-19.

Что важно проверить перед тем, как оформлять излишки и недостачи:

• 🔢 Не ошибка ли ввода. Крупное отклонение по одной позиции часто означает опечатку в количестве факта, а не реальную пропажу.
• 🔁 Нет ли пересортицы. Если по одному товару излишек, а по близкому (тот же сорт, другой размер/цвет) — недостача на то же количество, это пересортица. Её при соблюдении условий зачитывают взаимно, а не оформляют раздельно.
• 📦 Тот ли склад и дата. Расхождение «на весь остаток» обычно значит, что перепутан склад или дата встала раньше последних поступлений.

Сам документ «Инвентаризация товаров» проводок не делает. Он лишь констатирует разницу. Поэтому «провести» его недостаточно — дальше на его основании создаются документы, которые и затронут счета учёта.

Оприходование излишков и списание недостачи

Из проведённого документа инвентаризации нажмите Создать на основании и выберите нужный документ.

Излишки → «Оприходование товаров». Документ заполнится позициями с положительным отклонением. При проведении формируется проводка:

• Дт 41.01 Кт 91.01 — излишки приняты к учёту как прочий доход.

Оприходовать излишек нужно по рыночной стоимости на дату инвентаризации. В строках подставляется цена из документа — проверьте её.

Недостача → «Списание товаров». Документ подтянет позиции с отрицательным отклонением. Проводка при проведении:

• Дт 94 Кт 41.01 — недостача отнесена на счёт недостач и потерь.

Счёт 94 — транзитный: на нём недостача не остаётся. Дальше её нужно закрыть в зависимости от того, установлен ли виновник, отдельной операцией:

• на виновное лицо (МОЛ): Дт 73.02 Кт 94, затем удержание из зарплаты;
• в прочие расходы (виновник не установлен или суд отказал): Дт 91.02 Кт 94;
• в пределах норм естественной убыли — на счета затрат (20, 44 и т. п.).

Нормы естественной убыли применяются не ко всем товарам, а только к тем, для которых они официально утверждены (продукты, сыпучие материалы, нефтепродукты и прочее). Для бытовой техники, одежды или инструмента норм убыли нет — вся недостача по ним считается сверхнормативной.

Пример: по учёту числится 1000 кг муки, фактически — 996 кг, недостача 4 кг. Если утверждённая норма убыли — 0,3%, то в пределах нормы списывается 3 кг (1000 × 0,3% = 3) на затраты, а оставшийся 1 кг — сверхнормативная недостача, которую относят на виновника или прочие расходы.

Пересортица: когда излишки и недостачи зачитывают

Отдельный случай, который нельзя оформлять как обычную недостачу, — пересортица. Это когда по одному наименованию выявлен излишек, а по другому, однородному, — недостача за один и тот же период у одного МОЛ.

Взаимный зачёт по пересортице допускается, если совпадают четыре условия:

1. один и тот же проверяемый период;
2. одно материально ответственное лицо;
3. товары одного наименования;
4. совпадают по количеству.

В 1С зачёт делается не автоматически. Если суммы излишка и недостачи при зачёте равны — проводок по результату не возникает, оформляется бухгалтерская справка. Если после зачёта остаётся разница, она оприходуется или списывается в обычном порядке через «Оприходование товаров» / «Списание товаров».

Излишки и недостачи в налоговом учёте

Результаты инвентаризации влияют не только на бухгалтерский, но и на налоговый учёт — это часто упускают, когда закрывают счета.

Излишки включаются во внереализационные доходы по рыночной стоимости на дату пересчёта. То есть налог на прибыль с них платится так же, как с прочего дохода в бухучёте.

Недостача списывается в расходы по налогу на прибыль по правилам:

• в пределах норм естественной убыли — учитывается в материальных расходах;
• сверх норм при установленном виновнике — компенсируется им, в расходы не идёт;
• сверх норм без виновника — списывается во внереализационные расходы, но только при документальном подтверждении (например, постановлением о прекращении уголовного дела или решением суда об отсутствии виновных).

По НДС: восстанавливать налог по недостающим товарам с 2015 года по умолчанию не требуется, но этот вопрос спорный — ориентируйтесь на свою учётную политику и позицию инспекции.

Типичные ошибки при инвентаризации в 1С

Ошибки здесь почти всегда одни и те же, и все они про исходные данные, а не про саму кнопку «Провести».

Частые вопросы