Оплата поставщику в 1С: безналичный платёж, касса, клиент-банк

Оплата поставщику в 1С:Бухгалтерия 3.0 делается в два шага: сначала готовится распоряжение банку или кассовый документ, а проводку формирует уже факт движения денег — списание по выписке или выдача из кассы. Путь: Банк и касса → Платёжные поручения для безналичного перечисления и Банк и касса → Кассовые документы для наличной выдачи.

Чаще всего путаница именно здесь: бухгалтер создаёт платёжное поручение и ждёт, что долг перед поставщиком закроется. Но поручение — это только просьба к банку, без проводок. Деньги уходят со счёта 51, а задолженность по 60-му счёту гасится, когда в программу попадает документ Списание с расчётного счёта.

Разберём обе схемы оплаты — безналичную и наличную, обмен с банком, зачёт авансов и проводки, которые должны получиться в итоге.

С чего начать: выбираем, откуда уходят деньги

Перед оформлением определитесь с источником средств — от него зависит документ.

• 💳 Безналичный расчёт — деньги уходят с расчётного счёта (счёт 51). Основной способ расчётов с поставщиками. Работает связка «платёжное поручение → списание с расчётного счёта».
• 💵 Наличная оплата — выдача из кассы (счёт 50.01). Оформляется расходным кассовым ордером. Помните про лимит расчётов наличными между юрлицами и ИП — 100 000 рублей по одному договору.
• 🧾 Оплата через подотчётника — деньги выдаются сотруднику, а он рассчитывается с поставщиком. Это уже не прямая оплата поставщику, а авансовый отчёт — отдельная схема.

Чтобы не держать в голове все документы, держите под рукой эту таблицу — она же подсказывает, какой счёт задействован.

Проверьте, что в справочнике Банковские счета заведён ваш расчётный счёт, а в договоре с контрагентом стоит нужный вид — «С поставщиком». Без корректного договора программа не сможет правильно разнести оплату по взаиморасчётам.

Отдельный момент — валюта договора. Если расчёты идут в валюте, сумма оплаты пересчитывается по курсу на дату списания, а разница между курсом оплаты и курсом поступления ложится на курсовые разницы. Для рублёвых договоров об этом думать не нужно.

Безналичная оплата: создаём платёжное поручение

Платёжное поручение — это документ, который вы выгружаете в банк (или печатаете). Он не делает бухгалтерских проводок и не трогает остатки на счетах.

Пошагово:

1. Откройте Банк и касса → Платёжные поручения.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Вид операции выберите Оплата поставщику.
4. Укажите получателя — контрагента и его банковский счёт (подтянется из карточки).
5. Выберите договор и заполните сумму.
6. Проверьте Назначение платежа — впишите номер и дату счёта или договора, выделите НДС отдельной строкой либо укажите «Без НДС».
7. Укажите очерёдность платежа (обычно 5) и статус составителя, если платёж в бюджет.
8. Проведите документ кнопкой Провести.

Проверьте назначение платежа и ставку НДС до выгрузки в банк — исправить формулировку после отправки можно только письмом в банк.

Если платежей много, удобнее работать из списка: в журнале Платёжные поручения видно, какие поручения уже оплачены (есть списание), а какие ещё нет — колонка со статусом оплаты подсвечивает это. Из этого же журнала можно сформировать поручения по непогашенным счетам поставщиков списком, не создавая каждое вручную, — программа подставит суммы по остаткам задолженности, а вам останется проверить и выгрузить их в банк.

Отдельное поле, которое часто забывают, — Статья расходов (статья движения денежных средств). Она не влияет на проводки, но без неё платёж не попадёт в нужную строку отчёта о движении денег и в платёжный календарь. Для оплаты поставщикам обычно подходит статья с видом движения «Оплата поставщикам и подрядчикам».

Проводим оплату: списание с расчётного счёта

Проводка появляется только после документа Списание с расчётного счёта. Создать его можно тремя путями:

• на основании платёжного поручения — кнопка Создать на основании → Списание с расчётного счёта;
• загрузкой из клиент-банка (программа сама создаст списания по выписке);
• вручную через Банк и касса → Банковские выписки → Списание.

В документе списания важны три поля:

• Вид операции — Оплата поставщику;
• Статья расходов (статья движения денежных средств) — нужна для отчёта о движении денег;
• Погашение задолженности — оставьте Автоматически, чтобы программа сама нашла, какой долг или аванс закрыть.

После проведения формируются проводки. Вот типичные варианты:

Счёт 60.01 — это расчёты за уже полученные товары и услуги, 60.02 — выданные авансы. 1С сама определит, куда отнести платёж: если на дату оплаты за поставщиком числится долг — закроет 60.01, если нет — поставит аванс на 60.02.

Наличная оплата: расходный кассовый ордер

Если платите поставщику из кассы, оформляется РКО.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача (создаётся расходный кассовый ордер ).
3. В поле Вид операции выберите Оплата поставщику.
4. Укажите контрагента, договор и сумму.
5. Заполните основание (за что выдаются деньги) и приложение (номер счёта, накладной).
6. В строке Выдать впишите, кому выдаются деньги — представителю поставщика.
7. Проведите документ.

Проводка по оплате поставщику наличными:

Дт 60.01 Кт 50.01 — погашение долга из кассы.

Если это предоплата — программа поставит Дт 60.02 Кт 50.01, логика та же, что и по банку.

Обмен с банком: клиент-банк и 1С:ДиректБанк

Вбивать выписки вручную при десятках платежей в день — это потеря времени и ошибки. В 1С есть два механизма обмена.

1С:ДиректБанк — прямой обмен с банком без промежуточных файлов. Платёжки уходят в банк из программы по кнопке, выписки загружаются автоматически. Подключается в карточке банковского счёта — там есть флажок использования прямого обмена, если банк его поддерживает.

Обмен файлами (классический клиент-банк) — через текстовые файлы формата 1С:

• выгрузка платёжных поручений в файл 1c_to_kl.txt, который вы загружаете в программу банка;
• загрузка выписки из банка через файл kl_to_1c.txt, по которому 1С создаёт списания и поступления.

Обе операции доступны в рабочем месте Банк и касса → Банковские выписки, кнопки Загрузить и Выгрузить (или через обработку обмена с банком).

При загрузке выписки 1С сопоставляет платежи с контрагентами по ИНН и расчётному счёту. Если контрагент не найден — программа подсветит такую строку и предложит создать его или подобрать вручную.

Как оплата закрывает долг и зачитывает аванс

За автоматический зачёт отвечает поле Погашение задолженности в документе оплаты. При значении Автоматически программа на дату платежа подбирает, какие документы закрыть.

Логика зачёта:

• если за поставщиком есть неоплаченный долг (поступление товаров без оплаты) — оплата гасит его, проводка через 60.01;
• если долга нет — оплата становится авансом на 60.02;
• когда позже придёт поступление товаров, аванс зачтётся проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Иногда нужно закрыть конкретный документ, а не самый ранний долг. Тогда в поле Погашение задолженности выберите По документу и укажите нужное поступление — программа разнесёт оплату именно на него.

Частичная оплата. Если перечислили меньше, чем должны по счёту, оплата закроет часть долга, а остаток так и будет числиться на 60.01. Никаких отдельных действий не нужно — следующая оплата закроет оставшуюся сумму. Переплата, наоборот, осядет авансом на 60.02 и зачтётся при следующей поставке.

Оплата по нескольким договорам сразу. Один документ списания может закрыть расчёты только в разрезе выбранного договора. Если поставщику перечисляется одна сумма сразу по нескольким договорам, в табличной части списания добавьте строки с разными договорами и распределите суммы — тогда каждая строка закроет свой долг.

Проверить состояние взаиморасчётов удобно через Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 60. Разверните по субсчетам и договорам:

• сальдо по кредиту 60.01 — вы должны поставщику;
• сальдо по дебету 60.02 — поставщик должен вам (есть невыбранный аванс).

Если по одному контрагенту одновременно висит долг на 60.01 и аванс на 60.02 — значит, оплата или поступление разнесены не на тот договор. Такие расхождения разбираются документом корректировки долга (Покупки → Корректировка долга) с видом Зачёт авансов.

Частые ошибки при проведении оплаты

Проблемы, из-за которых оплата «не видна» в учёте:

• 🔴 Создано только платёжное поручение. Поручение не делает проводок. Пока нет списания с расчётного счёта — долг перед поставщиком не закрыт. Решение: создать списание на основании поручения или загрузить выписку .
• 🔴 Оплата повисла авансом, хотя долг был. Чаще всего — разные договоры в поступлении и в оплате, либо дата оплаты раньше даты поступления. Проверьте договор и дату, при необходимости переразнесите через Погашение задолженности → По документу.
• 🔴 Неверный вид операции. Если вместо Оплата поставщику выбрано Прочее списание, оплата уйдёт не на 60-й счёт, а на тот, что указан вручную. Долг останется открытым.
• 🔴 Дата списания не совпадает с выпиской. Из-за этого расходятся остатки на 51 счёте с реальной выпиской банка. Ставьте дату фактического списания.
• 🔴 Двойное проведение. Загрузили выписку из клиент-банка и вдобавок создали списание вручную — платёж задвоился. Перед ручным вводом проверьте, нет ли уже загруженного документа за эту дату.

Частые вопросы