Списание товаров, материалов и ОС в 1С:Бухгалтерии: документы и проводки

Для каждого вида ценностей в 1С:Бухгалтерии 8.3 свой документ. Материалы в производство или на хозяйственные нужды списывают через Требование-накладную. Порчу, бой и недостачу по итогам инвентаризации оформляют документом Списание товаров со счётом 94. Основные средства снимают с учёта документом Списание ОС, нематериальные активы — Списание НМА. Нестандартный случай, под который нет типового документа, закрывают операцией, введённой вручную.

Разберём каждый сценарий: где лежит документ, какие поля заполнить и какие проводки программа сформирует. Все пути указаны для конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» в интерфейсе «Такси».

На каком основании списывают ценности

Списание — это не просто уменьшение остатка в программе. За каждой операцией стоит первичный документ и причина, иначе налоговая снимет расходы.

Типичные основания:

• 📦 Передача материалов в производство, на ремонт, на общехозяйственные нужды.
• 🧯 Порча, бой, истечение срока годности — товар физически негоден к продаже.
• 📉 Недостача по инвентаризации — фактический остаток меньше учётного.
• 🏭 Выбытие основного средства — моральный или физический износ, поломка без возможности ремонта.
• 💻 Прекращение использования НМА — истёк срок действия исключительного права или актив больше не приносит дохода.

Выбор счёта-получателя зависит от причины. Передали в производство — расход уходит на счета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Обнаружили порчу или недостачу — сначала собираем сумму на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а уже оттуда распределяем: в пределах норм — на затраты, на виновника — на счёт 73.02, при отсутствии виновных — на прочие расходы 91.02.

Прежде чем создавать документ, пробегитесь по короткому списку — он снимает большую часть проблем, которые иначе всплывут при закрытии месяца:

Списание материалов через «Требование-накладную»

Когда материал уходит в производство или на нужды подразделения, используют документ Требование-накладная. Он лежит в разделе Производство → Требования-накладные (в некоторых релизах к нему же есть ссылка из раздела Склад).

Порядок действий:

1. Создайте документ кнопкой Создать, укажите дату и склад, с которого списываете.
2. На закладке Материалы подберите номенклатуру и количество. Сумму и счёт учёта (обычно 10.01) программа подставит из остатков автоматически.
3. Откройте закладку Счёт затрат. Здесь указывается, куда уходит расход: счёт (например, 20.01, 25, 26 или 44.01), статья затрат, подразделение и, для производства, номенклатурная группа.
4. Если разные материалы идут на разные счета, снимите флажок Счёт затрат на закладке "Материалы" — тогда счёт задаётся построчно прямо в табличной части.
5. Проведите документ кнопкой Провести.

Проводки типовой передачи материалов в основное производство выглядят так:

Стоимость списания программа считает по той оценке, что задана в учётной политике, — по средней или ФИФО. Если материал в момент проведения на складе числится в нуле, 1С проведёт документ без суммы, и в учёте повиснет расход без стоимости. Поэтому требование проводят после того, как оприходовано поступление.

Спецодежда и инвентарь: списание из эксплуатации

Инвентарь, инструмент и спецодежду обычно сначала передают в эксплуатацию документом Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад). При этом стоимость либо сразу уходит на затраты, либо погашается постепенно, а сам предмет продолжает числиться за сотрудником на забалансовом счёте МЦ.04.

Когда спецодежда износилась или инвентарь пришёл в негодность, его снимают с забаланса документом Списание материалов из эксплуатации (тот же раздел Склад). Документ удобно заполнить по кнопке Заполнить → По остаткам, чтобы программа подобрала всё, что числится в эксплуатации. Проводка при этом одна — по кредиту МЦ.04, без влияния на балансовые счета, потому что стоимость уже была списана на затраты при передаче.

Порча и недостача: документ «Списание товаров»

Для товаров и материалов, которые не передаются дальше, а именно выбывают из-за порчи, боя или недостачи, предназначен документ Списание товаров. Найти его можно в разделе Склад → Списание товаров.

Два сценария заполнения:

После инвентаризации. Сначала проводят документ Инвентаризация товаров (раздел Склад). В нём фиксируют фактические остатки, программа показывает отклонение. Из проведённой инвентаризации по кнопке Создать на основании → Списание товаров формируется документ уже с заполненной недостачей — вручную переносить ничего не нужно.

Без инвентаризации. Если порча выявлена разово (разбили, протекло), документ Списание товаров создают напрямую и подбирают номенклатуру руками.

Проводки документ делает в дебет счёта 94:

Сумма на счёте 94 — это ещё не расход. Дальше её нужно распределить отдельной операцией, в зависимости от того, кто отвечает за потерю:

Списание самого счёта 94 типовым документом не закрывается — его оформляют операцией, введённой вручную (см. ниже).

Нормы естественной убыли применяют не ко всем товарам, а только к тем, по которым нормы официально утверждены (продукты, сыпучие материалы, нефтепродукты). Для них часть недостачи в пределах норматива можно отнести на затраты и учесть в налоге на прибыль. Если по номенклатуре норм нет, вся сумма недостачи считается сверхнормативной.

Списание основных средств и НМА

Основное средство снимают с учёта документом Списание ОС в разделе ОС и НМА → Выбытие основных средств → Списание ОС.

Что заполнить:

1. Причина списания — элемент одноимённого справочника (моральный износ, авария, ликвидация). При необходимости добавьте новую причину.
2. Местонахождение ОС — подразделение, за которым числится объект.
3. Счёт расходов — как правило, 91.02, статья прочих расходов Доходы (расходы), связанные с ликвидацией основных средств.
4. В таблице подберите основное средство.

При проведении 1С сначала доначисляет амортизацию за месяц выбытия, затем формирует стандартную для выбытия ОС цепочку через субсчёт 01.09:

Если объект самортизирован полностью, остаточная стоимость равна нулю и третьей проводки не будет. Детали, пригодные к дальнейшему использованию, приходуют отдельным документом Оприходование товаров или операцией вручную — проводкой Дт 10 Кт 91.01 по рыночной стоимости.

Остаточную стоимость ликвидируемого ОС в налоговом учёте признают внереализационным расходом. Туда же относят и затраты на демонтаж — их проводят отдельными документами (Поступление услуг, Требование-накладная на материалы для разборки) с тем же счётом 91.02. Материалы и запчасти, оставшиеся после разборки, увеличивают прочие доходы на дату оприходования.

Нематериальный актив списывают аналогичным документом Списание НМА (тот же раздел ОС и НМА). Логика та же: закрывается накопленная амортизация со счёта 05, остаточная стоимость уходит на 91.02, корреспондируя со счётом 04.

Сложные случаи: операция, введённая вручную

Когда типового документа под ситуацию нет — закрыть накопленный счёт 94, списать безнадёжную задолженность, отразить нестандартное выбытие — используют Операции → Операции, введённые вручную.

Как оформить закрытие счёта 94 после порчи без виновных:

1. Создайте документ Операция.
2. Кнопкой Добавить заведите строку проводки.
3. В дебет поставьте 91.02 (статья прочих расходов), в кредит — 94.
4. Укажите сумму и, при необходимости, аналитику (субконто) по обоим счетам.

Через ручную операцию удобно отражать и восстановление НДС , если организация приняла решение восстановить налог по испорченному товару. Вопрос спорный: Минфин настаивает на восстановлении, суды чаще встают на сторону налогоплательщика. Решение стоит закрепить в учётной политике.

Как проверить результат по отчётам

Списание почти всегда затрагивает склад и затраты, поэтому результат проверяют по двум отчётам из раздела Отчёты.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Постройте ОСВ по счёту 10 или 41 с группировкой по складам и номенклатуре — убедитесь, что остаток уменьшился ровно на списанное количество и сумму. Для контроля потерь постройте ОСВ по счёту 94: на конец периода он должен закрыться в ноль, иначе часть потерь «зависла» и не отнесена ни на затраты, ни на расходы.

Анализ субконто. Отчёт покажет движение по конкретной номенклатуре или основному средству в разрезе всех счетов — удобно, чтобы увидеть всю цепочку от поступления до выбытия.

Для основных средств отдельно пригодится отчёт ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС: по списанному объекту после проведения документа начислений больше быть не должно.

Типичные ошибки при списании

Ошибки, которые всплывают уже при сдаче отчётности, а не в момент проведения:

• 🔴 Документ проведён, а счёт 94 не закрыт. Сумма недостачи осталась висеть на 94 на конец года. Её нужно либо отнести на виновного, либо на 91.02, либо на затраты в пределах норм — отдельной операцией.
• 🔴 Списание датировано закрытым периодом. 1С проведёт документ, но себестоимость и закрытие месяца придётся перепроводить. Списывайте в пределах открытого месяца.
• 🔴 Списали товар, которого нет на складе. Документ проходит без суммы (по количеству), в учёте появляется «красный» минусовой остаток. Сначала оприходуйте поступление, потом списывайте.
• 🔴 Расходы по потерям сверх норм без виновного взяли в налог на прибыль. Для налогового учёта такие суммы не принимаются — проверьте колонки Сумма НУ Дт в проводке.
• 🔴 По ОС не доначислена амортизация за месяц выбытия. Остаточная стоимость в расходах оказывается завышенной.

Частые вопросы