Как оформить списание товаров, ОС и затрат в 1С

Единой кнопки «списать» в 1С нет. Для каждого вида актива — свой документ: товары и материалы уходят со склада одними документами, основные средства — другими, деньги списываются банковской выпиской, а затраты периода закрываются регламентной операцией. Счёт, на который попадёт расход, и проводки зависят от того, что именно и по какой причине вы списываете.

Ниже — какой документ открыть под каждый случай, какие проводки он сформирует и как потом убедиться, что списание прошло без «зависших» сумм и минусов на складе. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси».

Что можно списать и каким документом

Прежде чем проводить, определитесь с видом актива — от этого зависит и документ, и счёт списания. Удобно держать перед глазами такую карту.

Если сомневаетесь, какой документ брать, пройдите по короткому дереву ниже — оно ведёт от характера операции к нужному документу и счёту.

Списание товаров и материалов со склада

Самый частый случай — списать испорченный, просроченный или недостающий товар по итогам инвентаризации. Для этого в разделе Склад есть документ Списание товаров.

Порядок действий:

1. Откройте Склад → Списание товаров и создайте новый документ.
2. Если списываете по результатам пересчёта, укажите в шапке документ-основание Инвентаризация товаров — тогда табличная часть заполнится расхождениями автоматически.
3. На закладке Товары проверьте номенклатуру, количество и счёт учёта (41.01 для товаров, 10 для материалов, 43 для готовой продукции).
4. Проведите документ.

Проводки стандартные: стоимость списываемых ценностей собирается на счёте недостач и потерь.

Обратите внимание: документ Списание товаров доводит стоимость только до счёта 94. Сальдо счёта 94 нужно закрыть отдельной операцией — иначе сумма повиснет и исказит баланс. Куда её отнести, зависит от причины:

• 🧾 В пределах норм естественной убыли — на счёт затрат: Дт 44 (или 20, 26) Кт 94.
• 👤 За счёт виновного лица — Дт 73.02 Кт 94, затем удержание из зарплаты или внесение в кассу.
• 📉 Виновных нет, норм нет — в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94. В налоговом учёте такие потери признаются не всегда — нужно документальное подтверждение отсутствия виновных.

Если же материалы не испорчены, а просто уходят в производство или на хозяйственные нужды, документ Списание товаров не нужен. Используйте Требование-накладную (раздел Производство или Склад): она сразу относит стоимость на счёт затрат — Дт 20/23/25/26/44 Кт 10, минуя счёт 94. Счёт затрат и аналитику (подразделение, статью) выбираете на закладке Счёт затрат.

В рознице схема та же, но есть нюанс учёта. Если магазин ведёт товары по продажным ценам (счёт 42 «Торговая наценка»), при списании нужно снять и относящуюся к товару наценку — иначе финансовый результат исказится. При учёте по покупным ценам (41.02) этого шага нет, списание идёт так же, как по обычному складу. Для неавтоматизированной торговой точки товары учитываются на 41.12, и списание порчи оформляется тем же документом Списание товаров с указанием соответствующего счёта.

Выбытие основного средства при ликвидации

Когда ОС отслужило срок, сломалось или морально устарело и его не продают, а ликвидируют, применяется документ Списание ОС в разделе ОС и НМА → Выбытие ОС.

Что сделать:

1. Создайте документ Списание ОС, укажите организацию и причину списания.
2. Выберите объект в табличной части — программа подтянет его первоначальную и остаточную стоимость.
3. Проверьте счёт расходов на закладке реквизитов: остаточная стоимость обычно идёт на 91.02.
4. Проведите документ.

1С сама соберёт стоимость объекта на промежуточном счёте 01.09 «Выбытие основных средств» и спишет остаток в прочие расходы.

Важная деталь: за месяц выбытия амортизация ещё начисляется. Документ Списание ОС делает это сам при проведении, поэтому отдельно запускать амортизацию перед списанием не нужно. По ФСБУ 6/2020 начисление прекращается с момента списания объекта с учёта.

Если при разборке остались годные детали или металлолом, оприходуйте их — это и уменьшит сумму расхода, и даст материалы для дальнейшего использования или продажи.

Списание денег с расчётного счёта и из кассы

«Списать деньги» в 1С означает отразить их выбытие со счёта или из кассы. Единого документа тоже нет — зависит от формы расчёта.

Безналичные расчёты. В разделе Банк и касса → Банковские выписки создаётся документ Списание с расчётного счёта. Проще всего загрузить выписку из клиент-банка — тогда документы создаются автоматически, остаётся проверить вид операции и счёт. Проводка формируется по виду операции:

• Оплата поставщику — Дт 60.01 (или 60.02 на аванс) Кт 51.
• Уплата налога или взноса — Дт 68/69 Кт 51.
• Выплата зарплаты на карты — Дт 70 Кт 51.
• Прочее списание (комиссия банка, платёж по договору) — Дт 91.02/76 Кт 51.

Наличные. Выдача денег из кассы оформляется документом Выдача наличных (РКО) в разделе Банк и касса. Вид операции задаёт проводку:

• Выдача под отчёт — Дт 71.01 Кт 50.01.
• Выплата зарплаты через кассу — Дт 70 Кт 50.01.
• Оплата поставщику наличными — Дт 60.01 Кт 50.01.

Закрытие затрат и расходов периода

Счета затрат — 20, 25, 26, 44 — в течение месяца только накапливают суммы. Списываются они не вручную, а регламентной операцией Закрытие месяца в разделе Операции.

Как это работает:

1. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите период.
2. Нажмите Выполнить закрытие месяца.
3. Программа последовательно закроет счета затрат на финансовый результат.

Куда уходят расходы, зависит от метода, заданного в учётной политике:

• Косвенные расходы (счёт 26) при методе «директ-костинг» списываются напрямую в себестоимость продаж — Дт 90.08 Кт 26.
• Издержки обращения (счёт 44) у торговых организаций — Дт 90.07 Кт 44.
• Прямые расходы производства (счёт 20) формируют себестоимость готовой продукции и списываются при её реализации.

Отдельная история — расходы будущих периодов (счёт 97). Например, стоимость лицензии или страховки списывается не сразу, а равными долями в течение срока действия. Чтобы 1С делала это автоматически при закрытии месяца, в карточке расхода нужно указать способ признания «По месяцам» (или «По календарным дням»), период и счёт затрат. Тогда операция Закрытие месяца сама сформирует проводку Дт 20/26/44 Кт 97 на долю текущего месяца.

Для разовой корректировки, которой нет среди типовых документов, подойдёт ручная Операция (раздел Операции → Операции, введённые вручную). Но злоупотреблять ей не стоит: ручные проводки не всегда отражаются в движениях специальных регистров и могут разойтись с отчётами по партиям и затратам.

Как проверить, что списание прошло корректно

После любого списания сверьте результат в отчётах — это 2–3 минуты, которые страхуют от ошибок в отчётности. Все отчёты лежат в разделе Отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94. После списания недостач сальдо должно быть нулевым. Остаток означает, что потери не отнесены на расходы или виновных.
• 📄 ОСВ по счёту 91 — проверяете, что прочие расходы от списания ОС и потерь отразились в нужном периоде.
• 🔎 Карточка счёта 41, 10, 01 — показывает конкретные движения по объекту: когда и каким документом списан.
• ⚖️ Ведомость по товарам на складах — убеждаетесь, что после списания нет отрицательных остатков.

Если суммы не сходятся, откройте Отчёты → Отчёт по проводкам с отбором по нужному счёту — он покажет все проводки за период с документами-основаниями, и источник расхождения обычно виден сразу.

Частые ошибки при списании

Разберём промахи, которые приводят к искажению отчётности, а не повторяют шаги выше.

• Списание задним числом в закрытый период. Если установлена дата запрета редактирования, документ не проведётся. Снимать запрет ради одной проводки опасно — сначала поймите, почему период закрыт, и при необходимости сделайте резервную копию базы.
• Незакрытый счёт 94. Документ Списание товаров только собирает потери на счёте 94. Без второй операции (на 91.02, 73.02 или счёт затрат) сальдо зависнет и попадёт в баланс.
• Неверный счёт затрат в требовании-накладной. Материалы на общехозяйственные нужды должны идти на 26, а не на 20. Ошибка искажает себестоимость и налог на прибыль.
• Списание ОС без оприходования материалов от разборки. Годные детали и лом нужно поставить на учёт (Дт 10 Кт 91.01) — иначе занижаются и доходы, и остатки материалов.
• Потери сверх норм в налоговых расходах. В бухучёте вы спишете всё, но в налоговом учёте недостачу без виновных можно признать только при документальном подтверждении их отсутствия.

Частые вопросы