Предоплата поставщику в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от платёжки до зачёта

Чтобы проставить аванс в 1С:Бухгалтерии 3.0, оформите документ Банк и касса → Банковские выписки → Списание с видом операции «Оплата поставщику» по договору, по которому ещё нет поступления. Программа сама отнесёт сумму на счёт 60.02 «Расчёты по авансам выданным»: Дт 60.02 Кт 51.

Типичная ситуация: поставщик выставил счёт на 100% предоплату, деньги ушли в понедельник, а накладная придёт через две недели. Всё это время в учёте должна висеть дебиторка по авансу, а когда товар придёт — аванс должен зачесться автоматически. Чтобы так и вышло, достаточно трёх вещей: правильный договор, верный способ погашения и порядок дат в документах.

Подготовка: контрагент, договор и счета расчётов

Аванс «живёт» в разрезе договора. Если договор в платёжке и договор в накладной разные, программа не увидит связь и не зачтёт предоплату. Поэтому порядок такой: сначала договор, потом оплата.

Договор с поставщиком

1. Откройте карточку контрагента: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Перейдите по ссылке «Договоры» и создайте новый.
3. Вид договора — «С поставщиком». Номер и дату впишите как в бумажном договоре или счёте.
4. Если поставщик работает по разным счетам на оплату и вам важно видеть аванс по каждому, это делается не отдельным договором, а способом погашения в документах (см. ниже).

Счета учёта расчётов

По умолчанию в Бухгалтерии 3.0 для поставщиков заданы:

Эти соответствия хранятся в регистре «Счета учёта расчётов с контрагентами». Он находится в разделе Справочники, в группе «Покупки и продажи». Менять их стоит, только если у вас особый случай — например, расчёты по аренде ведёте на 76.05. Тогда задайте для договора свою пару счетов: счёт расчётов и счёт авансов.

Оплата поставщику: оформляем списание с расчётного счёта

Предоплата в 1С — это обычный документ оплаты. Отдельного документа «Аванс» нет: программа сама решает, долг это или предоплата, глядя на остатки по договору.

Шаги

1. Создайте платёжное поручение: Банк и касса → Платёжные поручения → Создать. Вид операции — «Оплата поставщику», в назначении укажите «Предоплата по счёту №… от …».
2. Платёжное поручение проводок не делает. После того как банк списал деньги, создайте на его основании документ «Списание с расчётного счёта» (кнопка «Создать на основании») или загрузите выписку из клиент-банка — документы создадутся сами.
3. Проверьте в списании:
   • получатель и договор — тот самый, по которому придёт накладная;
   • сумма и ставка НДС в строке оплаты;
   • статья движения денежных средств — «Оплата поставщикам»;
   • погашение задолженности — «Автоматически».
4. Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт.

Если задолженности по договору нет, увидите Дт 60.02 Кт 51 на всю сумму. Если долг был, но меньше оплаты, документ разобьёт сумму на две проводки: часть погасит долг на 60.01, остаток уйдёт в аванс на 60.02.

Способ погашения задолженности

«Не погашать» оставляет одновременно кредит 60.01 и дебет 60.02 по одному договору. Такое сальдо потом придётся сворачивать вручную.

Наличными или с корпоративной карты

Если аванс выдан из кассы, логика та же: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Оплата поставщику». Проводка — Дт 60.02 Кт 50.01. Счета расчётов и способ погашения выбираются так же, как в списании.

НДС по выданному авансу: принимать к вычету или нет

Покупатель вправе принять к вычету НДС с перечисленной предоплаты. Это право, а не обязанность. Условия три:

• ✅ есть счёт-фактура поставщика на аванс;
• ✅ есть платёжный документ о перечислении денег;
• ✅ в договоре прописана предоплата (условие о ней или сам договор с такой оплатой).

Многие небольшие организации вычет по выданным авансам не заявляют: товар приходит в том же квартале, и выигрыш нулевой. Если поставка растягивается на следующий квартал, а сумма заметная, вычет даёт реальную экономию оборотных средств.

Как это сделать в 1С

1. Получив от поставщика счёт-фактуру на аванс, откройте списание и создайте на его основании «Счёт-фактуру полученный». Вид счёта-фактуры — на аванс. Впишите номер и дату из документа поставщика.
2. В конце квартала вычет отражается регламентной обработкой «Формирование записей книги покупок»: Операции → Регламентные операции НДС. Кнопка «Заполнить» подберёт выданные авансы, по которым зарегистрированы счета-фактуры.
3. При поступлении товара НДС с аванса нужно восстановить. Это делает обработка «Формирование записей книги продаж» в том же разделе — тоже по кнопке «Заполнить».

Проводки по НДС с выданного аванса идут через счёт 76.ВА «НДС по авансам и предоплатам выданным».

Проверим арифметику: 122 000 × 22 / 122 = 22 000; 183 000 × 22 / 122 = 33 000. После зачёта долг перед поставщиком — 183 000 − 122 000 = 61 000 руб.

Если аванс получен от покупателя

Запрос «проставить аванс» часто приходит и с другой стороны — когда предоплату получили вы. Здесь используется документ «Поступление на расчётный счёт».

1. Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, вид операции «Оплата от покупателя».
2. Укажите покупателя и договор с видом «С покупателем».
3. Если отгрузки по договору ещё не было, проводка будет Дт 51 Кт 62.02.

Дальше обязательная часть по НДС. Продавец выставляет счёт-фактуру на аванс не позднее пяти календарных дней с даты получения денег. В Бухгалтерии 3.0 для этого есть обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе Банк и касса: она находит полученные предоплаты за период и создаёт счета-фактуры пачкой.

Проводки по полученному авансу:

• 📌 начислен НДС с аванса — Дт 76.АВ Кт 68.02;
• 📌 при отгрузке аванс зачтён — Дт 62.02 Кт 62.01;
• 📌 НДС с аванса принят к вычету после отгрузки — Дт 68.02 Кт 76.АВ (через «Формирование записей книги покупок»).

Зачёт аванса при поступлении товаров и услуг

Если договор и способ погашения настроены верно, зачёт происходит без вашего участия — при проведении документа «Поступление (акт, накладная, УПД)».

Что проверить в документе поступления

1. Контрагент и договор совпадают с договором оплаты.
2. Ссылка «Расчёты» в шапке документа: погашение задолженности — «Автоматически», счета 60.01 и 60.02.
3. Дата поступления — не раньше даты оплаты. Если накладная введена задним числом раньше платёжки, программа зачтёт аванс не в момент поступления, а только при проведении более позднего документа — или не зачтёт вовсе.

После проведения в проводках появится строка Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму, не больше остатка аванса.

Частичная поставка и переплата

• 📦 Поставка меньше аванса — зачтётся сумма поставки, остаток останется на 60.02 до следующей накладной.
• 📦 Поставка больше аванса — зачтётся весь аванс, разница останется долгом на 60.01.
• 📦 Поставок больше не будет — остаток аванса поставщик возвращает. Возврат оформляется поступлением на расчётный счёт с видом операции «Возврат от поставщика».

Зачёт задним числом и ручная корректировка

Бывает, что аванс не зачёлся: накладную провели раньше оплаты, перепутали договор, выбрали «Не погашать». Сальдо по договору показывает и дебет 60.02, и кредит 60.01. Есть два способа это исправить.

Способ 1. Перепровести документы по порядку

Если причина — неправильная последовательность (платёжка датой позже, но введена после накладной), исправьте договор или даты, затем перепроведите документы за период: Операции → Групповое перепроведение документов. Программа заново выстроит зачёты в хронологическом порядке.

Способ 2. Документ «Корректировка долга»

Когда документы трогать нельзя или аванс получен по одному договору, а поставка пришла по другому:

1. Покупки → Корректировка долга → Создать.
2. Вид операции — «Зачёт авансов».
3. Укажите контрагента, затем в табличных частях — аванс (договор, сумма) и задолженность, в счёт которой его зачитываем.
4. Проведите. Проводка — Дт 60.01 Кт 60.02.

Тот же документ с видом «Перенос задолженности» помогает, если деньги ушли по ошибочному договору: аванс переносится на правильный договор, и дальше зачёт идёт штатно.

Сверка расчётов: где увидеть выданные авансы

Перед закрытием квартала проверьте, что на 60.02 висят только реальные предоплаты, по которым ещё ждёте товар.

В ОСВ по счёту 60 включите детализацию по контрагентам и договорам. Красный флажок — один и тот же договор с дебетом на 60.02 и кредитом на 60.01 одновременно. Это незачтённый аванс.

Частые вопросы