Заполнение номера таможенной декларации (ГТД) в 1С

Если в накладной поступления не видно колонок «Страна происхождения» и «Номер ГТД », дело не в том, что их убрали из программы. Поля спрятаны, пока в 1С не включён учёт импортных товаров. Включается он одним флажком: Главное → Функциональность → вкладка «Запасы» → «Импортные товары».

После этого в документах поступления и в карточке номенклатуры появляется возможность проставить номер ГТД (таможенной декларации) и страну происхождения товара. Ниже — как активировать эти поля, в каком формате записать номер декларации, как заполнить его в поступлении и что делать, если 1С не принимает номер или поле остаётся серым.

Разбор на примере «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» (интерфейс «Такси»). В «Управлении торговлей 11» и «1С:ERP» логика та же, отличаются только названия разделов — на них укажу отдельно.

Где в 1С хранится номер ГТД и когда он нужен

Номер таможенной декларации (ГТД) привязан к партии импортного товара. Его задача — пройти через всю цепочку: поступление → хранение → реализация, чтобы при продаже импорта номер автоматически попал в счёт-фактуру, в графу 11.

Номер нужен не всегда. Он проставляется только для товаров, ввезённых из-за пределов ЕАЭС и прошедших таможенное оформление. Для них декларация на товары — обязательный реквизит счёта-фактуры по статье 169 НК РФ.

Где ГТД не требуется:

• 🇷🇺 товар произведён в России — страна происхождения «Россия», декларации нет;
• 🤝 товар ввезён из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) — таможенная декларация на такой ввоз не оформляется;
• 🏭 товар изготовлен вами из импортного сырья — это уже продукция российского происхождения.

Чтобы не держать все случаи в голове, сверьтесь с деревом ниже — оно сразу подскажет, нужен ли номер и откуда его взять.

Как включить поле ГТД, если его не видно

Поля «Страна происхождения» и «Номер ГТД» по умолчанию скрыты — чтобы не загромождать интерфейс тем, кто импортом не занимается. Включаются они в настройках функциональности.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку «Запасы».
3. Установите флажок «Импортные товары».
4. Закройте окно — настройка применяется сразу, перепроводить ничего не нужно.

После этого в табличной части документов поступления появляются две колонки — «Страна происхождения» и «Номер ГТД». Они же становятся доступны в карточке номенклатуры на закладке с дополнительными сведениями.

Страны подставляются из классификатора ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира) — он загружен в типовую конфигурацию , заполнять вручную ничего не надо.

Страну происхождения можно задать и заранее — прямо в карточке номенклатуры, на закладке с дополнительными сведениями. Тогда в поступлении она подставится сама, и останется ввести только номер декларации. Для товаров, которые вы закупаете регулярно у одного поставщика, это экономит время: страна уже проставлена, корректируете только номер ГТД новой партии.

Из чего состоит номер декларации и как его записать

Регистрационный номер декларации на товары состоит из трёх блоков, разделённых косой чертой /:

Пример корректного номера:

10702030/051023/0123456

Здесь 10702030 — код таможни, 051023 — дата регистрации (5 октября 2023 года), 0123456 — порядковый номер декларации.

Эти данные берутся из самой декларации на товары, из первой строки с регистрационным номером. Ничего вычислять не нужно — вы просто переносите готовый номер из документа.

Несколько тонкостей, из-за которых чаще всего ошибаются:

• 🔸 Ведущие нули не убирайте. Код таможни и порядковый номер часто начинаются с нуля — 0123456. Эти нули — часть номера, выкидывать их нельзя.
• 🔸 Дата идёт как ддммгг, без точек и пробелов. 5 октября 2023 года — это 051023, а не 05.10.23 и не 5102023.
• 🔸 Разделитель — только косая черта /. Не дефис, не пробел. Косых черт в основном номере ровно две.

Иногда встречается старый формат номера с другим числом цифр — его переносите как есть, 1С такие номера тоже принимает. Главное — не переделывать номер «под маску», если в документе он записан иначе.

В счёте-фактуре (графа 11) к этому номеру через дробь добавляется номер товара из графы 32 декларации:

10702030/051023/0123456/1

1С формирует графу 11 автоматически — вручную дописывать номер товара в справочник не нужно.

Заполнение ГТД в поступлении товаров

Теперь сам ввод. Работаем в документе Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

1. Создайте или откройте документ поступления, добавьте товары в табличную часть.
2. В колонке «Страна происхождения» выберите страну из списка (не Россия). Если нужной страны нет — она добавляется из классификатора ОКСМ по кнопке создания в самом списке.
3. В колонке «Номер ГТД» нажмите на поле выбора и создайте новый элемент справочника «Номера ГТД».
4. Впишите регистрационный номер в формате 8 цифр / 6 цифр / номер, выберите страну и запишите.
5. Проведите документ.

Справочник номеров таможенных деклараций пополняется по мере ввода. Один раз введённый номер в следующих документах выбирается из списка — повторно набирать его не придётся.

Если вы сами ввозите товар и платите таможне пошлину и НДС, для этого есть отдельный документ Покупки → ГТД по импорту. Он создаётся на основании поступления, в нём указывается номер декларации, таможенные платежи и пошлины — и именно оттуда номер ГТД распределяется по товарам партии. В этом случае в самом поступлении номер можно не заполнять: он подтянется из документа «ГТД по импорту» после его проведения.

Проверьте колонку «Страна происхождения» до ввода номера: если там останется «Россия», поле ГТД заблокируется, и внести номер будет нельзя.

В «Управлении торговлей 11» и «1С:ERP» поступление оформляется документом Закупки → Поступления товаров и услуг. Колонки «Страна происхождения» и «Номер декларации» там включаются в НСИ и администрирование → Склад и доставка → Учёт товаров → Контролировать учётные данные по ГТД (или аналогичной настройке учёта импорта).

Автозаполнение при продаже и загрузка из файла

Самое удобное: при реализации импортного товара номер ГТД подставляется автоматически. 1С ведёт номер по партии, и при продаже берёт его из того поступления, которым товар пришёл на склад (по методу списания — ФИФО или по средней с партионным учётом).

Что для этого нужно:

• 🔹 номер ГТД заполнен в документе поступления этой партии;
• 🔹 товар продаётся документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД);
• 🔹 при выписке счёта-фактуры на отгрузку графа 11 заполнится сама.

Если номеров много, их удобно вносить не по одному. Табличную часть поступления можно заполнить копированием из Excel: выделите в таблице строки с данными, скопируйте их в буфер обмена и вставьте в табличную часть документа через стандартную вставку. Главное — чтобы порядок колонок в файле совпадал с порядком в документе.

Чтобы автозаполнение при продаже сработало, в базе должен вестись учёт по партиям. В типовой «1С:Бухгалтерии 3.0» он включён по умолчанию, но если складской учёт настроен по-особому, стоит убедиться, что списание идёт партионно — иначе программа не сможет понять, из какой декларации пришёл конкретный проданный товар.

Как проверить, что номер встал в учёт

После проведения поступления номер ГТД сразу привязывается к партии, но «увидеть» его удобнее всего на этапе продажи — там, где он реально понадобится в документах.

1. Оформите реализацию импортного товара документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и проведите её.
2. Выпишите счёт-фактуру на отгрузку по ссылке в подвале документа.
3. Откройте печатную форму счёта-фактуры и посмотрите графу 11 — там должен стоять номер декларации, а при необходимости и номер товара через дробь.

Если графа 11 заполнена — значит, вся цепочка от поступления до продажи собрана правильно. Пустая графа 11 по импортному товару — сигнал, что номер ГТД не попал в партию при оприходовании, и его нужно дозаполнить в документе поступления, а продажу перепровести.

Такую проверку стоит сделать хотя бы раз по каждому новому поставщику импорта: ошибка в одной партии тиражируется на все последующие отгрузки этого товара, а всплывает обычно уже на встречной проверке у покупателя.

Почему номер не вводится или поле серое

Если что-то пошло не так, найдите симптом ниже — рядом причина и что сделать.

Отдельно про редактирование. Номер ГТД можно поправить в справочнике и после проведения документов, но изменения затронут все продажи этой партии. Правьте номер в справочнике только до того, как по партии прошли реализации — иначе придётся перепроводить документы продажи.

Частые вопросы