Сотрудник не вышел на работу: от отметки «НН» в табеле до увольнения за прогул в ЗУП 3.1

Прогул в 1С ЗУП 3.1 проставляют документом «Прогул, неявка»: раздел Зарплата, список прогулов и неявок, кнопка Создать. В документе выбирают сотрудника, период отсутствия и вид — «Прогул» (код ПР) или «Неявка по невыясненным причинам» (код НН). После проведения дни уходят из оплаты по окладу, а в табеле Т-13 появляются нужные буквенные коды.

Типичная ситуация: кладовщик не пришёл в понедельник, на звонки не отвечает, а в среду закрывать аванс. Причину пока никто не знает. Значит, сначала ставим НН, а прогулом эти дни станут только после объяснительной или акта.

Как отметить первый день отсутствия в ЗУП

Пока причина неизвестна, ставить сразу «Прогул» рано. Работник может принести больничный, и тогда документ придётся переделывать, а дисциплинарное взыскание — отменять. Поэтому первая отметка — неявка по невыясненным причинам.

Пошагово: документ «Прогул, неявка»

1. Откройте раздел Зарплата и найдите в нём список «Прогулы, неявки». Если команды нет на панели, откройте её через Все документы в этом же разделе или настройте панель раздела.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию и месяц начисления — тот, в котором неявка повлияет на зарплату.
4. Выберите сотрудника.
5. В поле вида отсутствия выберите «Неявка по невыясненной причине».
6. Заполните даты «с» и «по». Если сотрудник не вышел и неизвестно, когда появится, поставьте дату окончания по сегодняшний день — потом её можно продлить.
7. Проведите документ.

Что меняется после проведения

• 📉 Дни неявки исключаются из нормы оплаты: оклад начисляется только за отработанное время.
• 🗓 В табеле Т-13 за эти дни будет код НН (цифровой 30).
• 💰 Если аванс считается по отработанному времени, он уменьшится. Если аванс фиксированной суммой — разницу программа учтёт при окончательном расчёте за месяц.

Когда причина выяснилась: замена НН на прогул, больничный или отпуск

Через день-два обычно становится ясно, что было на самом деле. В ЗУП отметку «НН» не удаляют вслепую: её либо меняют на «Прогул», либо перекрывают документом с уважительной причиной.

Таблица: что делать с неявкой

Больничный, командировка и отпуск в ЗУП имеют приоритет над неявкой. Если на тот же период уже проведён «Прогул, неявка», программа покажет при проведении больничного предупреждение о пересечении. Надёжнее не оставлять пересекающиеся документы: сначала поправьте или отмените «Прогул, неявка», потом введите больничный.

Как сменить НН на прогул

1. Откройте ранее проведённый документ «Прогул, неявка».
2. Смените вид отсутствия с «Неявки по невыясненной причине» на «Прогул».
3. Проверьте даты: прогулом можно считать только дни, подтверждённые актом.
4. Проведите документ.

Если месяц уже закрыт и зарплата выплачена, старый документ не перепроводите. Введите исправление: новый документ на те же даты с текущим месяцем начисления. Программа сделает перерасчёт за прошлый период при следующем начислении зарплаты.

Справочник видов времени: коды ПР и НН и их настройка

Буквенные коды, которые попадают в табель, хранятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». Открыть его можно из настроек раздела Настройка или по ссылке из формы табеля.

Коды соответствуют постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.2004:

Предопределённые виды ПР и НН в справочнике уже есть, создавать их не нужно. Менять у них стоит только представление в табеле, если в организации принята своя форма учёта времени.

• ✏️ Буквенное обозначение можно переименовать, но тогда табель перестанет соответствовать унифицированной форме.
• 🚫 Удалять или помечать на удаление предопределённые виды не надо: на них завязаны документы отсутствий.
• 🧩 Свой вид времени имеет смысл заводить только для внутренних отчётов, например чтобы отделить «опоздание более 4 часов» от целодневного прогула.

Прогул на часть дня и правка графика

По ТК РФ прогулом считается и отсутствие больше четырёх часов подряд в течение рабочего дня (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81). Работник пришёл к обеду и ушёл через два часа — это тоже прогул, но день нужно отразить с частью отработанных часов.

Способ 1. Табель с отклонениями

Для частичных дней в ЗУП есть документ «Табель» в разделе Зарплата. В нём за конкретный день указывают два вида времени: например, «Я» — 3 часа и «ПР» — 5 часов.

1. Создайте «Табель» за нужный месяц и подразделение.
2. Выберите сотрудника и день.
3. Введите явку и прогул с количеством часов.
4. Проведите документ.

Табель вводится поверх графика и меняет только те дни, которые вы в нём заполнили.

Способ 2. Индивидуальный график

Если сотрудник по согласованию работает по особому расписанию, проще ввести «Индивидуальный график» (раздел Зарплата). В нём задают реальные часы по дням, а прогулы затем отмечают документом «Прогул, неявка» на целые дни.

Когда нужен документ об изменении графика

Документ «Изменение графика работы» (или его списочный вариант) переводит сотрудника на другой график с даты. Для единичного прогула он не нужен — это частая ошибка. Применять его стоит, если после выхода работника вы меняете ему режим работы: переводите со сменного графика на пятидневку или на неполный день.

Увольнение за прогул в 1С ЗУП

Программа не проверяет, соблюдена ли процедура взыскания: она только оформляет кадровый документ. Порядок по ст. 193 ТК РФ соблюдают отдельно, на бумаге.

Что подготовить до документа в 1С

• 📝 Акт об отсутствии на рабочем месте — на каждый день или на весь период.
• ✉️ Запрос письменного объяснения. На ответ у работника два рабочих дня.
• 📄 Акт об отказе дать объяснение, если ответа нет.
• ⏳ Срок: приказ о взыскании не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая болезни и отпуска работника.
• ✍️ Ознакомление с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней.

Пошагово: документ «Увольнение»

1. Раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение.
2. Выберите сотрудника и дату увольнения.
3. В поле основания увольнения выберите из справочника статей ТК подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81.
4. Проверьте вкладку с компенсацией отпуска: программа посчитает дни по остаткам отпусков.
5. Нажмите Рассчитать (или откройте подробный расчёт), проверьте суммы и проведите документ.
6. Распечатайте приказ Т-8 и запись для трудовой книжки или проверьте мероприятие «Увольнение» для СТД-Р/ЕФС-1.

С какой даты увольнять

Обычно дата увольнения — день издания приказа. Все дни отсутствия до этой даты должны быть закрыты документом «Прогул, неявка» с видом «Прогул» или НН. Иначе программа начислит оклад за дни, когда человека не было.

На практике встречается и вариант с увольнением последним отработанным днём, если работник исчез надолго. Он спорный, поэтому дату согласуйте с юристом до проведения документа.

Что учесть в расчёте

• 🏖 По ст. 121 ТК РФ время прогула не входит в стаж для ежегодного отпуска. Перед увольнением сверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков» в разделе Кадры → Кадровые отчеты.
• 💸 Если аванс за дни прогула уже выплачен, при окончательном расчёте может образоваться долг работника. Удержать его можно только в пределах, которые разрешает ТК, и при наличии оснований.
• 📊 Дни прогула не исключаются из расчётного периода для среднего заработка (их нет в перечне п. 5 Положения № 922). Месяц с прогулом считается полностью, а заработок в нём ниже — средний для отпускных снижается.

Как проверить прогулы и неявки отчётами

Дисциплину удобно смотреть не по одному сотруднику, а сразу по подразделению за квартал или год.

Табель Т-13

Отчёт находится в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Сформируйте его за месяц и найдите коды ПР и НН. Полезно сделать это до начисления зарплаты: оставшиеся НН — повод выяснить у руководителей причину.

Список документов «Прогулы, неявки»

Сам список документов — быстрый отчёт:

1. Откройте список «Прогулы, неявки».
2. Установите отбор по периоду и при необходимости по подразделению.
3. Через Еще → Вывести список выгрузите его в таблицу и отсортируйте по сотрудникам.

Так видно, у кого повторные нарушения, и не осталось ли «висящих» НН из прошлых месяцев.

Расчётный листок и анализ начислений

В расчётном листке у сотрудника за месяц видно, сколько дней оплачено по окладу. Если прогул отражён, но дни не уменьшились, проверьте месяц начисления в документе отсутствия и пересчитайте начисление зарплаты.

Ошибки, из-за которых прогул отражается неверно

Частые вопросы