Отчёт по взносам на травматизм перед отправкой в СФР: что и где сверять в 1С

Проверить 4-ФСС в 1С можно прямо в форме отчёта: откройте его в журнале регламентированных отчётов, нажмите Проверка и запустите по очереди проверку контрольных соотношений и проверку выгрузки. Затем сверьте базу и начисленные взносы с оборотами по счёту 69.11 и отчётом «Анализ взносов в фонды». Если все три источника дают одну сумму, а протокол проверки пуст, отчёт можно отправлять.

С 2023 года ФСС объединён с ПФР в Социальный фонд (СФР), а отдельной формы 4-ФСС больше нет. Её заменил раздел 2 формы ЕФС-1 — сведения о взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. По привычке его продолжают называть «4-ФСС», и логика проверки осталась прежней: база, ставка, взносы, численность, данные спецоценки.

Подготовка базы: что проверить до заполнения отчёта

Большинство ошибок в 4-ФСС рождается не в отчёте, а в настройках и начислениях. Отчёт лишь собирает то, что уже лежит в регистрах. Поэтому начинайте с базы.

Настройки организации

📌 Проверьте в карточке организации:

• Регистрационный номер страхователя — 10 цифр, без пробелов.
• Код подчинённости — 5 знаков, его выдаёт территориальное отделение фонда.
• Ставку взноса на травматизм — от 0,2 % до 8,5 % в зависимости от класса профессионального риска. Ставку подтверждают каждый год по основному виду деятельности.
• Скидку или надбавку, если отделение её установило.

В БП 3.0 ставка задаётся в Главное → Налоги и отчеты → Страховые взносы. В ЗУП 3.1 — в учётной политике организации, в разделе страховых взносов. Ставка хранится с историей: новое значение вводят с даты начала года, а не перезаписывают старое.

Начисления за квартал

✅ Перед формированием отчёта убедитесь, что:

• проведены все начисления зарплаты за последний месяц квартала;
• больничные, отпускные и премии введены в своих периодах;
• договоры ГПХ отмечены правильно: взносы на травматизм с них платят, только если это прямо прописано в договоре;
• в ЗУП проведён документ начисления зарплаты с расчётом взносов, а в БП — документ «Начисление зарплаты» за каждый месяц.

Если зарплату считают в ЗУП, а отчёт сдают из БП, сначала выполните синхронизацию. Иначе в бухгалтерии не окажется последнего месяца, и база получится меньше.

Тариф на текущий год

Класс риска подтверждают ежегодно, до 15 апреля, по основному виду деятельности за прошлый год. Уведомление о тарифе фонд присылает в ответ.

🧾 Сверьте тариф в 1С с уведомлением:

• процент тарифа совпадает с классом из уведомления;
• дата начала действия в истории ставки — 1 января текущего года;
• если основной вид деятельности не подтвердили, фонд установит тариф сам, обычно по самому рисковому виду из ЕГРЮЛ. Тогда в 1С нужна именно эта ставка, а не «прошлогодняя».

Скидку и надбавку вводят отдельным значением. Пример: тариф 1,2 %, надбавка 20 %. Итоговая ставка: 1,2 × 1,2 = 1,44 %. Если в 1С вместо этого поставить 1,44 % тарифом без надбавки, сумма взносов сойдётся, но отчёт покажет неверные тариф и надбавку.

Как сформировать отчёт и бегло проверить 4-ФСС

Отчёт создают в журнале регламентированных отчётов:

Порядок действий:

1. Нажмите Создать и найдите форму поиском по слову «ЕФС».
2. Выберите организацию и квартал.
3. Отметьте раздел 2 (сведения о взносах на травматизм).
4. Нажмите Заполнить.

Первый взгляд на цифры

Не спешите сразу запускать проверку. Сначала пробегите глазами по ключевым показателям — так грубые ошибки видны за минуту.

🔍 Что смотреть:

• Численность. Совпадает ли со штатом? Резкий скачок по сравнению с прошлым кварталом — повод проверить, не попали ли уволенные или исполнители по ГПХ.
• База по месяцам. Месяц с нулём или с базой в разы меньше остальных обычно значит, что зарплата за него не проведена.
• Ставка. Совпадает ли с уведомлением фонда на этот год.
• Начисленные взносы. Примерно равны базе, умноженной на ставку.

Быстрая арифметика на примере. База за квартал — 1 450 000 ₽, ставка — 0,2 %. Взносы: 1 450 000 × 0,002 = 2 900 ₽. Если в отчёте 2 900 ₽ плюс-минус копейки округления по месяцам — всё в порядке. Если 4 350 ₽, то, скорее всего, применилась ставка 0,3 %.

💡 Любую ячейку с автозаполнением можно расшифровать: выделите её и нажмите Расшифровка. 1С покажет, из каких сотрудников и начислений сложилась сумма.

Встроенная проверка 4-ФСС в 1С

В форме регламентированного отчёта есть кнопка Проверка. В ней две основные команды.

Проверка контрольных соотношений

Команда сравнивает показатели внутри отчёта по формулам, которые заложены разработчиками формы. Например:

• взносы равны базе, умноженной на ставку с учётом скидки или надбавки;
• база за квартал равна сумме баз по месяцам;
• численность не может быть отрицательной, а работники с вредными условиями не могут превышать общую численность.

Результат выводится протоколом. Каждая строка — одно нарушение с указанием ячейки. Двойной щелчок по строке переносит курсор на нужное поле.

Проверка выгрузки

Эта команда проверяет уже не цифры, а реквизиты, которые нужны для файла: регистрационный номер, ИНН, КПП, код подчинённости, ответственных лиц, коды видов деятельности. Пустое обязательное поле здесь даст ошибку, даже если сумма взносов идеальна.

Сравнение двух проверок:

Ни одна из них не сравнит отчёт с бухгалтерией. Поэтому следующий шаг — ручная сверка.

Сверка показателей 4-ФСС с учётом и РСВ

Здесь ищут ошибки, которые формально корректный отчёт скрывает. Нужно три источника и одна сумма.

Источник 1: отчёт «Анализ взносов в фонды»

Сформируйте его за тот же квартал. В БП 3.0 он лежит в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате, в ЗУП 3.1 — в разделе отчётов по налогам и взносам. Смотрите колонку взносов на страхование от несчастных случаев.

Сумма в отчёте анализа должна совпасть с суммой начисленных взносов в разделе 2 ЕФС-1.

Источник 2: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 69.11

Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 69.11, период — квартал.

• Оборот по кредиту = начисленные взносы за квартал.
• Оборот по дебету = перечисленные в фонд взносы. Пособия с 2021 года фонд выплачивает работникам напрямую, поэтому зачёта расходов на 69.11 быть не должно.

Если кредитовый оборот больше, чем в отчёте, ищите ручные операции на 69.11 — сторно, доначисления, исправления прошлых периодов. Двойной щелчок по сумме в ОСВ откроет карточку счёта.

Источник 3: расчёт по страховым взносам

РСВ сдают в ФНС, а взносы на травматизм — в СФР, но база у них близка. Полного совпадения не будет: перечни необлагаемых выплат различаются. Закон № 125-ФЗ и Налоговый кодекс считают базу по своим правилам, а договоры ГПХ попадают в РСВ всегда, а в базу на травматизм — только по условию договора.

📊 Разумная проверка: разница между базами объяснима. Выпишите выплаты, которые есть в одной базе и нет в другой. Если остаток не объясняется — проблема в учёте видов начислений.

Численность и спецоценка

Численность в разделе 2 сверяйте с отчётом о среднесписочной численности или со штатной расстановкой на конец квартала. Расхождение в одного-двух человек часто объясняется работниками в декрете или совместителями — проверьте, как они учтены.

Сведения о спецоценке берут из отчёта о проведении СОУТ: число рабочих мест, сколько из них прошли оценку, сколько отнесены к вредным и опасным условиям. Эти цифры меняются редко, поэтому удобно сравнить их с прошлым кварталом. Если раньше было 40 рабочих мест, а сейчас 0 — данные просто не перенеслись.

Внешняя проверка файла перед отправкой в СФР

Когда цифры сошлись, проверьте сам файл. Способ зависит от того, как вы сдаёте отчётность.

Через 1С-Отчетность

В меню Проверка есть команда онлайн-проверки. Отчёт уходит на сервис проверки, и через несколько секунд приходит протокол с ошибками формата. Команда работает, только если подключена 1С-Отчетность и есть интернет.

Дальше отчёт отправляют кнопкой Отправить. Фонд возвращает протокол контроля. Его статус отображается в журнале отчётов, а сам протокол открывается из истории отправки.

Через другого оператора или вручную

1. В форме отчёта нажмите Выгрузить и сохраните XML-файл.
2. Загрузите файл в программу оператора ЭДО. Большинство операторов проверяют формат при загрузке.
3. Для дополнительной проверки можно использовать бесплатные программы проверки, которые публикует СФР на своём сайте.

Бумажный вариант

Если в организации 10 человек и меньше, раздел 2 ЕФС-1 можно сдать на бумаге. Тогда внешней проверки формата нет, и встроенная проверка контрольных соотношений — единственная страховка. Распечатайте отчёт кнопкой Печать и сверьте подписи и реквизиты.

Типовые ошибки в 4-ФСС и как их исправить в 1С

Ниже — ошибки, которые чаще встречаются в протоколах. Нажмите на симптом, чтобы увидеть причину и решение.

Как не потерять ручные правки

Кнопка Заполнить перезаписывает весь раздел. Если вы вручную поправили ячейку, а потом перезаполнили отчёт, правка исчезнет.

Порядок, который спасает от этого:

1. Сначала исправьте данные в учёте.
2. Перезаполните отчёт.
3. Только потом вносите ручные корректировки, которые нельзя получить из базы.
4. Сохраните отчёт и больше не нажимайте Заполнить.

Если ошибку нашёл фонд

Когда отчёт уже принят, а ошибка обнаружилась позже, сдают корректирующий отчёт. В 1С создают новый экземпляр за тот же период и указывают номер корректировки (1, 2 и далее). Отчёт заполняют полностью, с правильными данными, а не только разницей.

Если ошибка занизила взносы, сначала доплатите недоимку и пени, затем сдавайте корректировку. Так вы избежите штрафа за занижение.

Если ошибка завысила взносы, переплату можно оставить в зачёт будущих платежей или вернуть по заявлению в отделение фонда. В учёте сторнируйте лишнее начисление на 69.11 в том периоде, где его обнаружили, иначе ОСВ и отчёт снова разойдутся.

Частые вопросы