Сверка зарплатной отчётности в ЗУП 3.1 перед отправкой в ФНС

Проверить 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения в 1С:ЗУП можно прямо в форме отчёта: Отчетность, справки → 1С-Отчетность, откройте отчёт и нажмите Проверка → Проверить контрольные соотношения. Затем сверьте итоги с отчётами раздела Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам и выполните проверку выгрузки — это ловит ошибки формата до отправки.

Встроенная проверка находит арифметические расхождения внутри отчёта. Она не видит, что у сотрудника неверный код дохода или что выплату провели не той датой. Поэтому полная проверка идёт в четыре слоя: настройки → отчёт сам с собой → отчёт с учётом в базе → отчёты между собой.

Что настроить в ЗУП до проверки отчётов

Большинство расхождений рождается не в отчёте, а в исходных данных. Отчёт лишь собирает то, что уже лежит в регистрах. Пройдитесь по настройкам один раз в квартал, перед первым формированием.

Организация и учётная политика

Откройте Настройка → Организации, карточку своей организации, ссылку Учетная политика и другие настройки. Проверьте:

• 🏢 Тариф страховых взносов. Основной тариф, тариф для МСП, льготные тарифы. Неверный тариф даёт ошибку сразу во всём РСВ.
• 📍 Налоговые органы и ОКТМО. Если есть обособленные подразделения, у каждого должен быть свой код инспекции и ОКТМО. Иначе 6-НДФЛ по подразделению уйдёт с данными головной организации.
• ✍️ Ответственные лица. Подписант отчёта и его полномочия попадают в титульный лист.

Начисления и коды доходов

В Настройка → Начисления откройте каждое начисление, которое использовалось в периоде. На вкладке налогов проверьте код дохода НДФЛ и вид дохода для взносов.

Типичная ловушка — новое начисление, созданное копированием. Скопировали «Премию» с кодом 2002, переименовали в «Компенсацию за использование автомобиля» — и необлагаемая выплата попала в базу по НДФЛ и взносам.

Карточки сотрудников и физлиц

Через Кадры → Сотрудники проверьте у людей, которые получали доход в периоде:

• 🪪 СНИЛС и ИНН (без них РСВ и ПСФЛ не пройдут проверку в ФНС);
• 📄 документ, удостоверяющий личность, с кодом вида документа;
• 🌍 гражданство и статус налогоплательщика (резидент или нет) — от этого зависит ставка НДФЛ;
• 📅 дата рождения — влияет на проверку формата в разделе 3 РСВ.

Проверка 6-НДФЛ: внутренние соотношения и сверка с учётом

Создайте отчёт в 1С-Отчетность, нажмите Заполнить, затем Проверка → Проверить контрольные соотношения. Программа покажет список нарушенных соотношений с суммами по обе стороны равенства.

Что сверить вручную в разделе 2

Встроенная проверка не заменяет понимания, какие строки должны сойтись. Главные соотношения такие:

Небольшое расхождение из-за округления по строке 140 допустимо. Разница в сотни рублей — повод искать сотрудника, на котором она возникла.

Раздел 1: даты удержания

С 2023 года раздел 1 заполняется по сроку перечисления налога, то есть по дате удержания. Дата удержания в ЗУП берётся из ведомости на выплату: из даты выплаты, указанной в документе, а не из даты начисления.

Отсюда частая ошибка: зарплату за сентябрь выплатили 3 октября, но в ведомости стоит 30 сентября. Налог попадёт в 9 месяцев, хотя фактически удержан в 4 квартале. Сверьте даты ведомостей с выпиской банка.

Сверка с регистром налогового учёта

Откройте Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам и сформируйте «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учета по НДФЛ» за тот же период и по той же организации.

1. Сравните общую сумму дохода в регистре со строкой 110.
2. Сравните исчисленный налог с строкой 140.
3. Сравните удержанный налог со строкой 160.
4. Если итог не сошёлся — сделайте отбор по сотруднику и ищите, у кого разница. Обычно это 1–3 человека.

Как проверить РСВ и отчёт «Персонифицированные сведения» в 1С:ЗУП

РСВ проверяется по той же схеме: заполнить, запустить контрольные соотношения, сверить с учётом. Но здесь есть второй уровень — персональный раздел 3, который должен в сумме дать раздел 1.

Раздел 1 против раздела 3

Сумма выплат, база и начисленные взносы по всем людям в разделе 3 должны совпасть с итогами подраздела 1.1 приложения 1 раздела 1. Если не совпадает — значит, у кого-то данные сформировались с ручной правкой или после неё отчёт перезаполнили частично.

Сверка с отчётами по взносам

Сформируйте «Анализ взносов в фонды» за квартал. Сравните:

• 💰 облагаемую базу по месяцам — с базой в подразделе 1.1;
• 📊 начисленные взносы по единому тарифу — со строками взносов в том же подразделе;
• 👥 количество застрахованных — с числом листов раздела 3.

Для поиска ошибки в расчёте взносов есть отчёт «Проверка расчета взносов». Он показывает сотрудников, у которых взносы, посчитанные программой заново, расходятся с записанными в регистрах. Такое бывает после ручной корректировки документа начисления.

Персонифицированные сведения о физических лицах

Отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах» сдаётся в ФНС ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца. За третий месяц квартала его не сдают: эти данные уходят в разделе 3 РСВ.

Как проверить отчёт персонифицированные сведения в 1С ЗУП:

1. Создайте его в 1С-Отчетность за нужный месяц и нажмите Заполнить.
2. Запустите Проверка → Проверить контрольные соотношения и проверку выгрузки.
3. Сверьте общую сумму выплат с отчётом «Анализ взносов в фонды» за этот месяц.
4. Отдельно просмотрите людей с договорами ГПХ: они в отчёте есть, а в табеле — нет, их легко пропустить.
5. Проверьте, что у каждого заполнены СНИЛС и ИНН. Без них сведения не примут.

Перекрёстная сверка 6-НДФЛ, РСВ и ПСФЛ

Отчёты сдаются в одну инспекцию, и ФНС сравнивает их между собой автоматически. Расхождения сами по себе не всегда ошибка, но каждое нужно уметь объяснить.

Пособия по временной нетрудоспособности облагаются НДФЛ, но не облагаются взносами. Поэтому доход в 6-НДФЛ обычно больше базы в РСВ. Если наоборот — база по взносам больше дохода — это почти всегда ошибка в кодах доходов или в дате.

Как найти виновника расхождения

1. Сформируйте за квартал «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Анализ взносов в фонды».
2. Выгрузите оба отчёта в Excel и сопоставьте суммы по каждому сотруднику.
3. Отфильтруйте людей, у которых разница больше суммы известных необлагаемых выплат.
4. По найденным сотрудникам откройте документы начисления за период и проверьте коды доходов у каждой строки.

Встроенные инструменты ЗУП для контроля отчётности

Кроме контрольных соотношений в форме отчёта, в ЗУП есть несколько инструментов, которые экономят время.

• 🔎 Расшифровка показателя. В форме 6-НДФЛ и РСВ выделите ячейку с суммой и откройте расшифровку из командной панели. Программа покажет, из каких сотрудников и документов собралась сумма.
• 🌐 Проверка в интернете. Если подключён сервис 1С-Отчетность, отчёт можно проверить на стороне сервиса до отправки. Это та же проверка формата, что выполнит инспекция при приёме.
• 📑 Проверка выгрузки. Проверяет файл на соответствие XML-схеме: пустые обязательные реквизиты, неверная длина ИНН, ошибочные коды.
• 📈 Отчёты раздела «Налоги и взносы». «Анализ НДФЛ по месяцам», «Регистр налогового учета по НДФЛ», «Анализ взносов в фонды», «Проверка расчета взносов» — для сверки с регистрами.

Порядок работы удобно держать одинаковым каждый квартал:

Типичные ошибки и способы их исправить

Ниже — расхождения, которые встроенная проверка показывает, но не объясняет.

Выгрузка и отправка отчётов в ФНС

Когда все проверки пройдены, отчёт нужно отправить или выгрузить файлом.

1. В форме отчёта переведите статус в «Подготовлено» — так случайное перезаполнение не сотрёт данные.
2. Если подключена 1С-Отчетность, нажмите Отправить. Программа подпишет файл электронной подписью и передаст оператору.
3. Если сдаёте через другую систему, используйте Выгрузить. Файл сохранится в формате XML с именем по шаблону ФНС: NO_NDFL6.2_... для 6-НДФЛ и NO_RASCHSV_... для РСВ.
4. После отправки дождитесь квитанции о приёме. Протокол с ошибками придёт отдельным документом — его видно в журнале обмена в 1С-Отчетность.

Если ЗУП передаёт данные в 1С:Бухгалтерию, сдавать 6-НДФЛ и РСВ лучше из одной базы. Тогда исправления делаются в одном месте, и не возникает двух версий одного отчёта.

Частые вопросы