Контроль работы бухгалтера в 1С:Бухгалтерии 8.3 глазами руководителя

Проверить бухгалтера в 1С можно самостоятельно, без аудитора: начните с оборотно-сальдовой ведомости (Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость) и найдите сальдо, которых быть не должно, затем запустите Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка и посмотрите статус закрытия месяца в Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. Эти три шага за 20–30 минут показывают, ведётся ли учёт или только видимость.

Способов контроля работы бухгалтера в 1С семь: ОСВ, проводки, налоговые регистры, первичка, зарплата, стандартные отчёты и закрытие месяца . Руководителю небольшой фирмы хватает ежемесячной ОСВ и экспресс-проверки. Перед продажей бизнеса, сменой бухгалтера или после претензии из налоговой проходят все семь. Пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси».

Подготовка: доступ к базе и что запросить у бухгалтера

Проверять лучше под своим пользователем, а не под логином бухгалтера. Тогда в журнале регистрации видно, кто что делал, и вы случайно ничего не перепроведёте.

Что сделать до проверки:

1. 🔑 Попросите администратора базы создать вам пользователя с правами только на просмотр. Если администратор — сам бухгалтер, это уже первый сигнал: доступ к базе должен быть у руководителя независимо от исполнителя.
2. 💾 Возьмите свежую резервную копию базы (выгрузку .dt или копию папки файловой базы). Копия — ваша страховка: проверять можно на ней, а не на рабочей базе.
3. 📅 Определите период. Для ежемесячного контроля — прошлый месяц. Для разовой проверки — последний сданный квартал и текущий год.
4. 📄 Запросите у бухгалтера банковские выписки, кассовую книгу, акты сверки с крупными контрагентами и квитанции о приёме отчётности.

Проверка бухгалтера по ОСВ: сальдо, которых быть не должно

Оборотно-сальдовая ведомость — главный инструмент. Сформируйте её за месяц или квартал, в настройках включите развёрнутое сальдо по счетам 60, 62, 76 (кнопка Показать настройки, раздел «Развернутое сальдо»). Без этого переплаты одних контрагентов погасят долги других, и картина будет слишком красивой.

Что ищем в ОСВ:

Отдельно посмотрите строку «Итого». Обороты по дебету и кредиту всегда равны — это свойство двойной записи. Сравнивать нужно не итоги, а сальдо отдельных счетов с реальностью.

Как расшифровать подозрительную строку

Дважды щёлкните по сумме в ОСВ — откроется расшифровка до документов. Для счетов расчётов удобнее отчёт «ОСВ по счету» с группировкой по контрагентам и договорам. Ищите:

• 🔴 дебиторку старше трёх лет — она, скорее всего, уже безнадёжна и требует списания;
• 🔴 авансы поставщикам без отгрузки много месяцев;
• 🔴 одного контрагента и в дебете, и в кредите по одному договору — признак путаницы в договорах.

Контроль проводок: ручные операции и журнал регистрации

Правильно проведённые документы формируют проводки сами. Риск — в том, что бухгалтер вводит руками.

Ручные операции

Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную. Это проводки без первичного документа. Немного их бывает всегда: исправления, начисление резервов, нестандартные операции. Плохо, когда ручными операциями оформляют продажи, поступления и списание товаров.

Что спросить про каждую крупную ручную операцию:

• на основании какого документа она сделана;
• почему нельзя было провести типовым документом;
• кто её ввёл (поле «Ответственный» в форме операции).

Проводки конкретного документа

В форме любого проведённого документа есть кнопка Дт/Кт. Она показывает бухгалтерские проводки и движения по регистрам. Если стоит флажок «Ручная корректировка» — бухгалтер поправил проводки вручную. Это допустимо, но каждое такое исправление должно иметь объяснение.

Полный перечень проводок за период — в Операции → Бухгалтерский учет → Журнал проводок. Его удобно отфильтровать по счёту и отсортировать по сумме: крупные нестандартные корреспонденции видно сразу.

Журнал регистрации

Журнал показывает, кто, когда и что менял. Откройте Администрирование → Обслуживание, группа «Отчеты администратора», ссылка «Журнал регистрации». Поставьте отбор по периоду и событию «Данные. Изменение».

Главное, что ищем, — правки задним числом. Например, отчёт за третий квартал сдан 25 октября, а 10 ноября кто-то перепровёл документы сентября. Значит, данные в базе уже не совпадают со сданной декларацией.

Налоговые регистры: как проверить НДС и налог на прибыль

НДС

Для НДС в 1С есть помощник: Операции → Закрытие периода → Помощник по учету НДС. Он показывает по шагам, что сделано за квартал: регламентные операции, книга покупок, книга продаж, декларация. Невыполненный шаг подсвечен.

Сверяем три вещи:

1. Сальдо счёта 68.02 после формирования записей книги покупок равно сумме к уплате по декларации.
2. Остаток на счёте 19 объясним: по каждой сумме есть счёт-фактура, который ещё не пришёл или вычет по которому перенесли.
3. Книга продаж совпадает с выручкой. Если по счёту 90.01 за квартал 1 220 000 ₽ выручки с НДС 22 %, налог в книге продаж — 220 000 ₽ (1 220 000 × 22 / 122). Расхождение без объяснения — ошибка или пропущенный документ.

Также сформируйте отчёт «Анализ учета по НДС» в разделе «Отчеты». Он раскладывает налог по видам начислений и вычетов и показывает, откуда взялась сумма к уплате.

Налог на прибыль

В 1С налоговый учёт ведётся на тех же счетах, что и бухгалтерский, с дополнительными суммами: НУ (налоговый учёт), ПР (постоянные разницы) и ВР (временные разницы). Включите их в настройках ОСВ флажками «Данные налогового учета».

На что смотреть:

• 📊 на каждом счёте должно выполняться равенство БУ = НУ + ПР + ВР; если нет — учёт разницы ведётся неправильно;
• 📊 крупные постоянные разницы по счёту 91 — повод уточнить, какие расходы не принимаются для налога;
• 📊 справки-расчёты «Расчет налога на прибыль» и «Расчет отложенного налога» в Операции → Закрытие периода → Справки-расчеты формируются после закрытия месяца и показывают сумму налога и разницы по ПБУ 18/02.

Для детального разбора есть отчёт «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль» в разделе Отчеты → Анализ учета. Он строит схему: от выручки к налоговой базе, каждую цифру можно расшифровать.

Первичные документы и расчёты с контрагентами

Первичка — основание для каждой записи в учёте (статья 9 закона № 402-ФЗ). Проверка выборочная: всё сверять не нужно, достаточно крупных и нестандартных операций.

Как построить выборку:

1. В журнале «Поступление (акты, накладные, УПД)» раздела «Покупки» отсортируйте документы по сумме.
2. Возьмите 10–20 самых крупных за период и все документы с контрагентами, которые появились впервые.
3. Сравните с бумагой или электронным документом из ЭДО: номер, дата, сумма, НДС, наименование.
4. Проверьте, что к поступлению с НДС зарегистрирован счёт-фактура: внизу формы документа есть ссылка на него.

Сверка расчётов с контрагентами

Акт сверки — самый быстрый способ найти ошибки в 62 и 60. Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» есть в разделах «Покупки» и «Продажи». Сформируйте его по пяти крупнейшим покупателям и поставщикам и попросите бухгалтера получить подписанные экземпляры.

Расхождение в акте сверки почти всегда означает одно из трёх: документ не внесён, внесён дважды или оплата разнесена не на тот договор.

Если в базе подключена интернет-поддержка, работает сервис проверки контрагентов по данным ФНС. Он помечает в справочнике контрагентов тех, кто ликвидирован или имеет недостоверный адрес. Крупные закупки у такого поставщика — риск снятия вычета НДС и расходов.

Зарплата и взносы: сверка счетов 70, 68.01 и 69

Если зарплату считают в самой Бухгалтерии, отчёты лежат в разделе Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Если в отдельной 1С:ЗУП — сверяйте результаты, перенесённые в Бухгалтерию, с отчётами ЗУП.

Простая проверка на числах. Начислено за месяц 500 000 ₽:

Пример упрощённый: без вычетов и с одной ставкой. В реальной базе сравнивают обороты 70 с отчётом «Свод начислений, удержаний и выплат».

Что ещё сверить:

• 💰 сальдо 70 равно невыплаченной зарплате за последний месяц, не больше;
• 💰 удержанный НДФЛ по счёту 68.01 совпадает с данными расчёта 6-НДФЛ за тот же период;
• 💰 начисленные взносы на счёте 69 совпадают с расчётом по страховым взносам;
• 💰 нет сотрудников, которым начисляют зарплату, но которых вы не знаете, — посмотрите справочник «Сотрудники» целиком.

Стандартные отчёты и экспресс-проверка учёта

Кроме ОСВ, в Отчеты → Стандартные отчеты есть инструменты, которые закрывают большинство вопросов руководителя:

Отдельно стоит раздел «Руководителю». В нём отчёты о деньгах, долгах покупателей и поставщиков, продажах в понятном виде без номеров счетов. Цифры в них должны совпадать с ОСВ — если не совпадают, учёт ведётся с ошибками.

Автоматическая проверка: экспресс-проверка ведения учёта

Отчёт Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка прогоняет базу по набору правил: остатки, НДС, закрытие месяца, отчётность, сверка оборотов. Результат — список найденных проблем с пояснением и ссылкой на документы.

Как пользоваться:

1. Укажите организацию и период — лучше квартал.
2. Нажмите Выполнить проверку.
3. Разделы с ошибками выделены красным. Раскройте каждый и посмотрите текст.
4. Отправьте список бухгалтеру и попросите комментарий по каждой строке с датой исправления.

Экспресс-проверка не находит ошибок по существу: неправильный счёт затрат или пропущенный документ она не увидит. Зато хорошо ловит технические сбои, которые бухгалтер мог не заметить.

Закрытие месяца: как проверить, что период завершён

Обработка Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца показывает по каждому месяцу список регламентных операций: амортизация, переоценка валюты, закрытие затратных счетов, расчёт налога, реформация баланса в декабре. Цвет операции говорит о её состоянии.

• ✅ Зелёная — выполнена без ошибок.
• ❗ Красная — ошибка, по ссылке видна причина.
• ⏳ Требует выполнения — месяц не закрыт или документы перепроводили после закрытия.

Если хотя бы один месяц прошлого квартала не закрыт, себестоимость, финансовый результат и налог на прибыль в отчётности могли быть посчитаны неверно. Попросите бухгалтера закрыть месяц и сверить итог с уже сданными декларациями.

Последний шаг — регламентированная отчётность: Отчеты → Регламентированные отчеты. По каждому отчёту видно статус отправки. Сданный отчёт должен иметь квитанцию о приёме, а цифры баланса — совпадать с ОСВ на ту же дату.

Частые вопросы о проверке бухгалтера