Проверка электронных счетов-фактур в 1С: от реквизитов до ответа ИС ЭСФ

Проверить ЭСФ в 1С — значит посмотреть его статус в журнале ЭСФ после обновления статусов из ИС ЭСФ. Только статус «Доставлен» означает, что счёт-фактура принят системой и виден получателю. Всё остальное — «Черновик», «Не принят», «Отклонён» — требует действий.

Частое заблуждение: «раз 1С показала, что документ отправлен, значит он в налоговой». Это не так. Отправка — только передача пакета. Решение принимает ИС ЭСФ, и ответ приходит в 1С лишь после запроса статусов. Пока его не запросили, в журнале висит промежуточное состояние, а реальный ЭСФ может уже лежать с ошибкой.

Речь ниже о 1С:Бухгалтерии для Казахстана редакции 3.0 и о конфигурациях на её базе, где обмен с ИС ЭСФ встроен. Логика проверки одинакова и для исходящих, и для входящих счетов-фактур.

Журнал ЭСФ: где в 1С искать электронные счета-фактуры

Все ЭСФ собраны в отдельном журнале. Его открывают из разделов «Продажи» (исходящие) и «Покупки» (входящие) командой Журнал ЭСФ. Если команды в разделе не видно, включите её через настройку навигации раздела или найдите по слову «ЭСФ» в поиске по командам.

Из документа-основания тоже можно попасть в ЭСФ:

• 📄 откройте «Реализацию товаров и услуг» или другой документ продажи;
• 🔗 в подвале или в командной панели формы есть ссылка на связанный ЭСФ;
• 🧾 если ЭСФ ещё не создан, там же будет команда создать его на основании.

В журнале полезно сразу настроить колонки и отборы:

Регистрационный номер — хороший быстрый индикатор. Его присваивает ИС ЭСФ, а не 1С. Нет номера — документ в систему не попал.

Ручная проверка реквизитов ЭСФ перед отправкой

Автоматика ловит пустые поля и нарушения формата. Но она не знает, что вы перепутали договор или указали не того грузополучателя. Поэтому перед подписанием откройте сам ЭСФ и пройдите по разделам формы.

Раздел A — общие данные

1. Дата оборота. Должна совпадать с датой отгрузки или оказания услуги из документа-основания.
2. Дата выписки. Сверьте с допустимым сроком выписки по налоговому кодексу. Позднюю выписку система может не принять.
3. Вид ЭСФ. Основной, исправленный или дополнительный. Исправленный выписывают, когда в принятом ЭСФ ошибка; дополнительный — когда изменились цена или количество после оборота.

Разделы B и C — поставщик и получатель

• 🔢 БИН/ИИН — 12 цифр, без пробелов. Ошибка в одной цифре — и ЭСФ уйдёт не тому лицу или будет отклонён.
• 🏢 Наименование — как в регистрационных данных, а не сокращённое «из головы».
• 🧾 Свидетельство по НДС — серия и номер у поставщика, если он плательщик НДС.
• 🏷 Категория получателя — для государственных учреждений, нерезидентов и других особых случаев признак проставляется отдельно.

Реквизиты берутся из карточек организации и контрагента. Если ошибка там, исправьте карточку, затем перезаполните ЭСФ. Правка только в самом ЭСФ лечит один документ, а следующий выйдет с той же ошибкой.

Раздел G — товары, работы, услуги

1. Наименования и единицы измерения совпадают с первичным документом.
2. Количество × цена = стоимость без НДС. Пересчитайте хотя бы одну строку вручную.
3. Ставка НДС: 12 % для облагаемого оборота или «Без НДС» для освобождённого.
4. Признак происхождения товара и код ТН ВЭД — для товаров, учитываемых на виртуальном складе.
5. Итоговые суммы раздела совпадают с итогами реализации.

Пример проверки. Продано 40 единиц по 2 500 тенге без НДС. Стоимость без НДС — 100 000 тенге, НДС 12 % — 12 000 тенге, итого 112 000 тенге. Если в ЭСФ стоит 111 999 — ищите округление в строках документа-основания.

Автоматическая проверка и контроль формата ЭСФ

Проверка идёт в два слоя: сначала в самой 1С, затем на стороне ИС ЭСФ.

Что проверяет 1С

• ✅ заполненность обязательных реквизитов при записи и отправке;
• ✅ формат БИН/ИИН (длина, только цифры);
• ✅ наличие действующих настроек обмена и сертификата подписи;
• ✅ согласованность сумм в табличной части.

Если 1С не даёт отправить документ, она показывает сообщение внизу формы. Дважды щёлкните по сообщению — курсор встанет на проблемное поле.

Что проверяет ИС ЭСФ

Система разбирает XML документа и проверяет:

• 📐 соответствие формату и обязательность полей по виду ЭСФ;
• 🔏 действительность ЭЦП и права подписанта;
• 👥 существование БИН/ИИН поставщика и получателя;
• 🧾 регистрацию по НДС на дату оборота;
• 📦 остатки на виртуальном складе для товаров, которые через него идут.

Ошибки второго слоя 1С заранее не видит. Они приходят только в ответе системы, поэтому без запроса статусов вы о них не узнаете.

Подпись и NCALayer

Подписание идёт через NCALayer, который должен быть запущен на компьютере. Для подписи ЭСФ юридическое лицо использует ключ подписи (файл с GOST в имени), а не ключ аутентификации AUTH_RSA. Перепутанный ключ — одна из самых частых причин, почему «ничего не уходит».

Сверка статусов ЭСФ с ИС ЭСФ

Статус в 1С — это копия статуса в государственной системе на момент последнего запроса. Чтобы он стал актуальным, в журнале ЭСФ выполните команду обновления статусов. Она отправляет запрос в ИС ЭСФ и подтягивает ответ по всем документам периода.

Что означает каждый статус и что с ним делать:

Сверка 1С и портала

Раз в месяц полезно сверить журнал 1С с данными самой ИС ЭСФ:

1. Обновите статусы в журнале за месяц.
2. На портале ИС ЭСФ выполните поиск ЭСФ за тот же период.
3. Сравните количество документов и сумму НДС по исходящим.
4. Найдите расхождения: документ есть в 1С, но нет в системе — значит, он не дошёл; есть в системе, но нет в 1С — его выписали вручную на портале.

Второй случай особенно коварен. ЭСФ, выписанный на портале, не связан с реализацией в 1С, и при закрытии периода сумма НДС к начислению разойдётся с данными системы.

Входящие ЭСФ

Для покупок порядок обратный. Входящие счета-фактуры загружаются из ИС ЭСФ в журнал, затем сопоставляются с документами поступления. Проверьте, что:

• 📥 каждому поступлению с НДС соответствует входящий ЭСФ в статусе «Доставлен»;
• 🔍 суммы и ставка совпадают с первичкой поставщика;
• ⛔ нет аннулированных и отозванных ЭСФ, по которым вы приняли НДС к зачёту.

Протокол ошибок ИС ЭСФ: почему документ не принят или отклонён

При статусе «Не принят» система возвращает описание ошибки. В 1С оно хранится вместе с документом: откройте ЭСФ и посмотрите сведения об отправке или протокол обмена. Текст ошибки приходит от ИС ЭСФ, поэтому формулировки — системные, иногда на английском.

Как читать протокол:

1. Найдите код или название поля, на которое указывает ошибка.
2. Определите, откуда это поле заполняется — из карточки, документа-основания или настроек.
3. Исправьте в источнике, перезаполните ЭСФ, подпишите и отправьте снова.

Типовые ситуации и что делать:

Если ошибка повторяется на всех документах

Когда «Не принят» приходит по каждому ЭСФ, дело не в конкретном документе. Проверьте по очереди:

• 🔑 срок действия ЭЦП организации;
• 🌐 доступность ИС ЭСФ (бывают технические работы на стороне системы);
• ⚙️ настройки обмена: логин пользователя ИС ЭСФ, выбранные ключи;
• 🔄 версию NCALayer и релиз конфигурации — после изменений формата старый релиз может формировать устаревший XML.

Печать и архивирование проверенных ЭСФ

Юридическую силу имеет электронный документ в ИС ЭСФ, а не бумажная копия. Печать нужна для внутреннего архива, для контрагента по просьбе или для приложения к пакету документов.

Как распечатать

1. Откройте ЭСФ в журнале или из документа-основания.
2. Нажмите Печать и выберите печатную форму ЭСФ.
3. Проверьте, что на форме виден регистрационный номер ИС ЭСФ. Без него это не копия принятого документа, а черновик.

Можно выделить несколько документов в журнале и распечатать их пакетом.

Как хранить

• 🗂 Электронно. Принятые ЭСФ хранятся в ИС ЭСФ, но держите и свою копию: XML-файлы и PDF печатных форм по месяцам.
• 📁 Структура папок. Удобно ЭСФ/2026/10/исходящие и ЭСФ/2026/10/входящие, имя файла — регистрационный номер.
• 🕒 Срок. Храните в течение срока, установленного налоговым законодательством для документов налогового учёта.
• 💾 База 1С. Регулярная выгрузка и копия базы сохраняют и сами ЭСФ, и историю статусов.

Частые ошибки при проверке ЭСФ

Отдельно о путанице с видами. Исправленный ЭСФ заменяет ошибочный: в нём заново указываются все данные. Дополнительный — отражает изменение после оборота, например скидку или возврат. Выбор не того вида — частая причина повторного отказа.

Частые вопросы