ИНН контрагента и сотрудника в 1С: контрольная сумма, сервис ФНС и массовая сверка

Проверить ИНН в 1С можно тремя способами. Программа сама считает контрольную сумму, когда вы вводите номер в карточку контрагента или сотрудника. Кнопка Заполнить рядом с полем ИНН подтягивает реквизиты из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Сервис «Проверка контрагентов» (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы) сверяет всю базу с данными ФНС в фоне.

Ошибка в одной цифре ИНН обходится дорого. Вычет НДС по счёту-фактуре под вопросом, расчёт по страховым взносам возвращается с протоколом, платёжка уходит не туда. Каждый способ ловит свой тип ошибки, и для большой базы нужен ещё и массовый поиск кривых номеров запросом.

Что именно проверяется: формат, контрольная сумма и регистрация

Проверка ИНН бывает трёх уровней, и путать их не стоит.

• 🔢 Формат. У организации 10 цифр, у ИП и физлица 12. Только цифры, без пробелов и букв.
• 🧮 Контрольная сумма. Последняя цифра (у 12-значного — две последние) вычисляется из остальных. Опечатка в одной цифре почти всегда ломает сумму.
• 🏛 Регистрация. Номер с верной суммой может просто не существовать или принадлежать ликвидированной фирме. Это видно только по данным ФНС.

Первые два уровня 1С проверяет без интернета. Третий — только через сервисы ФНС: встроенные в 1С или на сайте налоговой.

Как считается контрольная цифра

Алгоритм открытый, его используют все программы. Для 10-значного ИНН первые девять цифр умножают на веса 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8, складывают, берут остаток от деления на 11, затем остаток от деления на 10.

Пример на ИНН 7707083893:

Сумма 267. Остаток от деления на 11 — 3, на 10 — тоже 3. Десятая цифра ИНН равна 3, номер корректен.

У 12-значного ИНН две контрольные цифры:

1. Одиннадцатая: первые 10 цифр × веса 7, 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8, остаток от 11, затем от 10.
2. Двенадцатая: первые 11 цифр × веса 3, 7, 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8, так же.

Для условного номера 500102345600 первая сумма 176 (остаток от 11 — 0), вторая 132 (остаток 0). Обе контрольные цифры — нули, номер проходит проверку.

Ручная проверка ИНН в карточке контрагента

В 1С:Бухгалтерии 3.0 карточка открывается из Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Проверка срабатывает прямо при вводе.

Пошагово

1. Создайте контрагента кнопкой Создать.
2. Выберите вид: юридическое лицо, ИП, физическое лицо или государственный орган. От вида зависит, сколько цифр программа ждёт.
3. Введите ИНН в поле в верхней части карточки.
4. Если номер не проходит контроль, поле подсвечивается и рядом появляется пояснение о некорректном ИНН.
5. Исправьте номер по документу контрагента: выписке, карточке предприятия, счёту.

Запись с некорректным ИНН типовая БП не блокирует жёстко — карточку можно сохранить. Поэтому ошибки и копятся годами.

Не сохраняйте карточку, пока подсказка о некорректном ИНН не пропала. Иначе опечатка уйдёт в счета-фактуры, книгу покупок и декларацию по НДС.

Где ещё искать ИНН в БП, ЗУП и УТ

В УТ 11 ИНН хранится не у партнёра, а у его контрагента — юрлица, с которым заключён договор. У одного партнёра таких карточек может быть несколько.

Автоматическая проверка ИНН по базе ФНС из 1С

Здесь проверяется уже не формула, а сам факт регистрации. Нужно подключить интернет-поддержку: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, вход по логину портала 1С:ИТС.

Заполнение реквизитов по ИНН

В карточке нового контрагента введите ИНН и нажмите Заполнить рядом с полем. Программа подставит полное и краткое наименование, КПП, юридический адрес, ОГРН, руководителя.

Это лучший быстрый тест. Если реквизиты подтянулись и название совпадает с договором — номер живой и принадлежит этой фирме. Если сервис ничего не нашёл, перепроверьте цифры и вид контрагента.

Работает через сервис 1С:Контрагент, он входит в договор ИТС. Без интернет-поддержки кнопка не даст результата.

Сервис «Проверка контрагентов»

Включается в том же разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, группа «Проверка контрагентов». Поставьте флажок включения.

Что происходит дальше:

• 🔄 Программа в фоне сверяет ИНН и КПП всех контрагентов с данными ФНС.
• 🚩 В карточке контрагента, не найденного в базе ФНС или прекратившего деятельность, выводится предупреждение.
• 📄 Результат виден в документах с контрагентом и в книгах покупок и продаж — удобно перед сдачей НДС.

Проверка учитывает пару ИНН + КПП. Если у филиала указан КПП головной организации или старый КПП после переезда, сервис отметит контрагента как проблемного, хотя ИНН верный.

1СПАРК Риски

Отдельный платный сервис. Помимо регистрации показывает признаки риска: массовый адрес, ликвидация, банкротство, индекс должной осмотрительности. Подключается тоже через интернет -поддержку. Для простой проверки ИНН он избыточен, для проверки нового поставщика — полезен.

Проверка ИНН на сайте ФНС: ЕГРЮЛ, ЕГРИП и ИНН физлица

Когда интернет-поддержки нет или нужен документ для досье, идите на сайт налоговой.

Порядок для контрагента:

1. Откройте egrul.nalog.ru, введите ИНН, пройдите капчу.
2. Сравните наименование, КПП и адрес с карточкой в 1С.
3. Скачайте выписку и прикрепите её к карточке контрагента через Присоединенные файлы — пригодится при проверке.

Для самозанятых проверка статуса обязательна по смыслу: если человек снят с НПД, выплата ему облагается как обычному физлицу.

Массовая проверка ИНН контрагентов: поиск ошибок и дублей

Если база большая, по одной карточке не набегаешься. Есть три уровня.

Сортировка списка

Самый простой путь. В списке контрагентов через Еще → Изменить форму добавьте колонку ИНН. Отсортируйте по ней: пустые ИНН окажутся сверху, дубли встанут рядом.

Запрос: пустые, короткие и повторяющиеся ИНН

Запрос выполните в консоли запросов (внешняя обработка) или в конструкторе запросов Конфигуратора. Функция ДЛИНАСТРОКИ в языке запросов есть на платформе не ниже 8.3.20.

ВЫБРАТЬ
    Контрагенты.Ссылка,
    Контрагенты.ИНН,
    ДЛИНАСТРОКИ(Контрагенты.ИНН) КАК Длина
ИЗ
    Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ГДЕ
    НЕ Контрагенты.ПометкаУдаления
    И НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа
    И НЕ ДЛИНАСТРОКИ(Контрагенты.ИНН) В (10, 12)

Дубли ищите с группировкой по ИНН и КПП, а не по одному ИНН. Иначе филиалы одной компании попадут в «дубли», хотя это правильные разные карточки.

ВЫБРАТЬ
    Контрагенты.ИНН,
    Контрагенты.КПП,
    КОЛИЧЕСТВО(Контрагенты.Ссылка) КАК Карточек
ИЗ
    Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ГДЕ
    НЕ Контрагенты.ПометкаУдаления
    И Контрагенты.ИНН <> ""
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    Контрагенты.ИНН,
    Контрагенты.КПП
ИМЕЮЩИЕ
    КОЛИЧЕСТВО(Контрагенты.Ссылка) > 1

Настоящие дубли объединяйте типовой обработкой поиска и удаления дублей, а не удалением карточки: на ней висят документы.

Массовая сверка с ФНС

Включённый сервис «Проверка контрагентов» по сути и есть массовая проверка: он пробегает весь справочник сам. Ваша задача — регулярно смотреть, у кого появилось предупреждение. Поправить однотипные реквизиты сразу у группы карточек можно обработкой «Групповое изменение реквизитов» в разделе Администрирование → Обслуживание.

Перед групповой правкой справочника сделайте резервную копию базы . Отменить массовое изменение одной кнопкой нельзя.

ИНН сотрудников в ЗУП 3.1: где проверить и чем грозит ошибка

У сотрудника ИНН 12-значный, контроль суммы тот же. Поле находится в личных данных физического лица (Кадры → Сотрудники, открыть карточку).

Неверный ИНН сотрудника всплывает в двух отчётах:

• 📑 Расчёт по страховым взносам. ФНС сверяет ФИО, СНИЛС и ИНН. При несовпадении персональных данных по человеку приходит уведомление, сведения о нём нужно уточнять.
• 📑 6-НДФЛ и справки о доходах. Ошибка в ИНН мешает налоговой связать доход с человеком.

Если сотрудник не знает свой ИНН, найдите его на service.nalog.ru/inn.do по паспортным данным. ИНН не обязателен для приёма на работу, но заполненное поле избавляет от уточнений по отчётам.

Быстрая проверка перед отчётом: встроенная проверка 1С-Отчетности в форме расчёта по взносам выводит ошибки по реквизитам физлиц. Начните с неё, прежде чем отправлять.

Доработки проверки ИНН: функция для расширения и старая 7.7

Своя проверка кодом

Если нужна жёсткая проверка, например запрет записи контрагента с неверным ИНН, её добавляют в расширение конфигурации , не меняя типовую. Функция ниже проверяет длину, цифры и контрольную сумму:

Функция ИННКорректен(Знач ИНН) Экспорт
    ИНН = СокрЛП(ИНН);
    Длина = СтрДлина(ИНН);
    Если Длина <> 10 И Длина <> 12 Тогда
        Возврат Ложь;
    КонецЕсли;
    Для Н = 1 По Длина Цикл
        Если СтрНайти("0123456789", Сред(ИНН, Н, 1)) = 0 Тогда
            Возврат Ложь;
        КонецЕсли;
    КонецЦикла;
    Если Длина = 10 Тогда
        Возврат КонтрольнаяЦифра(ИНН, "2,4,10,3,5,9,4,6,8") = Число(Сред(ИНН, 10, 1));
    КонецЕсли;
    Возврат КонтрольнаяЦифра(ИНН, "7,2,4,10,3,5,9,4,6,8") = Число(Сред(ИНН, 11, 1))
        И КонтрольнаяЦифра(ИНН, "3,7,2,4,10,3,5,9,4,6,8") = Число(Сред(ИНН, 12, 1));
КонецФункции

Функция КонтрольнаяЦифра(ИНН, СтрокаВесов)
    Веса = СтрРазделить(СтрокаВесов, ",");
    Сумма = 0;
    Для Н = 0 По Веса.ВГраница() Цикл
        Сумма = Сумма + Число(Веса[Н]) * Число(Сред(ИНН, Н + 1, 1));
    КонецЦикла;
    Возврат Сумма % 11 % 10;
КонецФункции

Функции СтрНайти и СтрРазделить доступны с платформы 8.3.6. Вызов ставят в обработчик ПередЗаписью модуля объекта справочника и при Ложь выставляют Отказ = Истина с сообщением пользователю.

Учтите исключения: у иностранных контрагентов ИНН нет, у физлиц он может быть пустым. Проверяйте только заполненный номер.

ИНН в 1С:Предприятии 7.7

Платформа 7.7 давно снята с поддержки, онлайн-сервисов проверки контрагентов для неё нет. В типовых конфигурациях 7.7 ИНН вводят в справочник контрагентов, а регистрацию проверяют вручную на egrul.nalog.ru.

Алгоритм контрольной суммы не зависит от программы, он тот же, что описан выше. Для массовой сверки старой базы проще всего выгрузить справочник в Excel и посчитать контрольные цифры формулой. Если базу переносите на 8.3, проверьте ИНН уже после переноса — запросом и сервисом ФНС.

Типичные ошибки с ИНН и как их найти

Частые вопросы