Проверяем КУДиР в 1С: Бухгалтерия и УНФ без ошибок

Книга учёта доходов и расходов на УСН в 1С:Бухгалтерии лежит в разделе Отчёты → блок УСН → Книга доходов и расходов УСН. Но нажать «Сформировать» мало: прежде чем проверять КУДиР, надо закрыть все месяцы года и сверить книгу с данными учёта через отчёт Анализ учёта по УСН. Иначе в декларацию уйдут суммы, которые налоговая пересчитает по-своему.

Ниже — как проверить КУДиР в 1С шаг за шагом: где её найти, как сверить доходы и расходы, почему оплаченные расходы иногда не попадают в книгу и что с этим делать. Отдельно разберём проверку КУДиР в 1С:УНФ для ИП.

Где в 1С найти книгу учёта доходов и расходов

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) книга формируется автоматически из специальных регистров, которые заполняются при проведении документов. Руками в неё ничего не вписывают.

Открывается книга так: Отчёты → раздел УСН → Книга доходов и расходов УСН. В шапке выбираете организацию и период (обычно год), жмёте Сформировать.

Книга состоит из разделов:

• 📘 Раздел I — доходы и расходы по кварталам и нарастающим итогом. Главный раздел.
• 🏢 Раздел II — расходы на основные средства и НМА (только для объекта «доходы минус расходы»).
• 📉 Раздел III — убытки прошлых лет, уменьшающие базу (тоже для «доходы минус расходы»).
• 💳 Раздел IV — страховые взносы и больничные, уменьшающие налог (только для объекта «доходы»).
• 🏪 Раздел V — торговый сбор (для объекта «доходы», где он введён).

У объекта «доходы» расходы в разделе I не ведутся — там только поступления. Поэтому у ИП на «доходах» проверять нужно раздел I (доходы) и раздел IV (взносы), а не графу расходов.

Что сделать до проверки КУДиР

КУДиР показывает ровно то, что насчитали документы. Если учёт закрыт не до конца, книга будет неполной. Поэтому порядок такой.

1. Проверьте порядок признания расходов. Главное → Налоги и отчёты → УСН. Для объекта «доходы минус расходы» посмотрите блок условий признания расходов на товары: должны стоять галочки Поступление товаров и Оплата поставщику, а для товаров на перепродажу — ещё и Реализация товаров. Эти настройки определяют, когда расход попадёт в книгу.
2. Восстановите последовательность проведения. Если вводили документы задним числом, выполните Операции → Групповое перепроведение документов за год. Движения по регистрам УСН пересчитаются в правильном порядке дат.
3. Закройте каждый месяц. Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. Регламентная операция Закрытие месяца досписывает расходы и фиксирует доходы. Красные и жёлтые пометки в помощнике закрытия означают, что проверять КУДиР рано.

Пошаговая проверка КУДиР в 1С:Бухгалтерии 8.3

Когда все месяцы закрыты, проверяйте книгу по порядку.

1. Сформируйте книгу за год: Отчёты → УСН → Книга доходов и расходов УСН, период — весь год.
2. Проверьте итог доходов в графе 4 раздела I. Для кассового метода доход — это поступление денег и зачёт авансов, а не отгрузка. Сверьте с поступлениями на расчётный счёт и в кассу за год.
3. Убедитесь, что из доходов исключены суммы, которые доходом не являются: возвраты от поставщиков, возврат займа, пополнение счёта самим ИП, ошибочные платежи. Они не должны стоять в графе 4.
4. Отдельно сверьте возвраты покупателям. По кассовому методу возврат не убирают из доходов задним числом — на его сумму уменьшают доходы того периода, в котором деньги вернули покупателю. Проверьте, что возврат уменьшил графу 4 в правильном квартале.
5. Для объекта «доходы минус расходы» проверьте графу 5 (расходы). Откройте любую сомнительную строку двойным щелчком — 1С покажет документ-основание.
6. Проверьте раздел II (ОС и НМА): расходы на основное средство списываются равными долями по кварталам до конца года, а не разом. Пример: станок за 300 000 ₽ оплачен и введён в эксплуатацию во II квартале — в книгу попадут три доли по 100 000 ₽ за II, III и IV кварталы. Если в разделе II стоит вся сумма одним кварталом, списание прошло неверно.
7. Для ИП на «доходах» откройте раздел IV и сверьте уплаченные страховые взносы и больничные за счёт работодателя — именно они уменьшают налог.

Каждую строку в КУДиР можно расшифровать: встаёте на неё и открываете первичный документ. Если строка «висит» без понятного основания — это сигнал к разбору.

Проверяйте не только год, но и каждый квартал. Авансовые платежи по УСН считают нарастающим итогом за I квартал, полугодие и 9 месяцев. Поэтому сформируйте КУДиР по периодам и убедитесь, что итоги разделов I на каждую отчётную дату бьются с теми суммами, с которых вы платили авансы. Если доход «переехал» между кварталами из-за даты поступления, годовой итог сойдётся, а квартальный — нет, и это уже основание для пеней.

Отчёт «Анализ учёта по УСН» — главная сверка

Глазами перебирать сотни строк не нужно. Для сверки в 1С есть отдельный отчёт: Отчёты → УСН → Анализ учёта по УСН.

Он показывает доходы и расходы структурой — по видам: товары, материалы, услуги, зарплата, налоги. Каждый блок раскрывается до документа. Главное — он отдельно выделяет расходы, которые не приняты к учёту, и причину.

Как им пользоваться:

• 🔍 Сформируйте отчёт за тот же период, что и книгу.
• 🔍 Разверните блоки с расходами и сверьте итоги с графой 5 раздела I.
• 🔍 Найдите блок непринятых расходов — чаще всего там висят неоплаченные поставщику товары или услуги без закрывающего документа.
• 🔍 Двойным щелчком проваливайтесь в документ и смотрите, какого условия признания не хватает.

Дополнительно пройдите Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка. В блоке по УСН она ловит частые расхождения: незакрытые авансы, расходы без оплаты, нарушения порядка признания. Экспресс-проверка выдаёт список замечаний с пояснением, что исправить.

Типичный разбор по авансам выглядит так. Аванс 50 000 ₽ пришёл от покупателя в декабре, а отгрузка — в январе следующего года. По кассовому методу это доход декабря, он должен стоять в КУДиР за прошлый год, а не за новый. Если программа отразила его в январе, значит зачёт аванса прошёл не той датой — ищите документ оплаты и проверяйте дату поступления. Такие смещения отчёт Анализ учёта по УСН показывает наглядно: доход виден в блоке поступлений, а привязка к реализации уходит в другой период.

Почему расходы не попадают в КУДиР и как исправить

Это самый частый вопрос по книге на УСН. Расход на упрощёнке признаётся не по дате документа, а при выполнении сразу нескольких условий (ст. 346.16 и 346.17 НК РФ). Пока хоть одно не выполнено — в графу 5 сумма не встанет.

Условия признания по видам расходов:

Отсюда типовые причины, по которым расход «пропал», и что делать:

• 🔧 Нет оплаты поставщику. Проведите списание с расчётного счёта или выдачу из кассы по этому договору.
• 🔧 Нет закрывающего документа. Проведите Поступление (акт, накладная) или акт об оказании услуг.
• 🔧 Товар не продан. Расход на перепродажу появится в книге в периоде реализации, не раньше.
• 🔧 Нарушена последовательность. Документ оплаты стоит раньше поступления по датам — перепроведите период.
• 🔧 Расход в принципе не принимается. Перечень расходов на УСН закрытый (ст. 346.16 НК РФ). Представительские, часть маркетинговых, штрафы и пени в него не входят — такой расход в книгу и не должен попасть.

Как проверить КУДиР в 1С:УНФ

В 1С:УНФ (Управление небольшой фирмой) книгу учёта доходов и расходов ведут ИП на УСН. Налоговый блок собран в разделе Налоги — там же формируется и КУДиР, и расчёт авансового платежа по УСН.

Логика проверки та же, что в Бухгалтерии, но инструментов меньше:

• 📌 Сформируйте книгу за год и сверьте итог доходов с поступлениями по счёту и кассе.
• 📌 Проверьте, что в доходах нет возвратов, займов и пополнений счёта владельцем.
• 📌 Для объекта «доходы минус расходы» убедитесь, что по расходам проведены и оплата, и поступление.

УНФ рассчитана на небольшой бизнес и торговлю, поэтому сложный учёт основных средств и длинные цепочки признания расходов лучше перепроверять вручную по первичке. Если учёт на УСН «доходы минус расходы» объёмный, многие ведут его в 1С:Бухгалтерии, а УНФ используют для оперативной торговли — тогда и КУДиР формируют в Бухгалтерии.

При проверке раздела IV держите в уме лимит уменьшения налога на взносы. ИП без работников на объекте «доходы» вправе уменьшить налог на страховые взносы вплоть до нуля — ограничения в 50% для него нет. ИП с работниками и организации уменьшают налог не больше чем наполовину. Если в разделе IV взносов набралось больше, чем идёт в зачёт, лишнее в уменьшение налога не пойдёт — сверьте это с расчётом авансового платежа.

Чек-лист перед сдачей декларации по УСН

Декларацию по УСН заполняют из тех же данных, что и книгу, поэтому расхождение между КУДиР и декларацией означает ошибку в учёте. Пройдите короткую проверку.

Если все пункты зелёные, книгу можно выгружать и прикладывать к декларации. Распечатывать и заверять КУДиР в налоговой с 2013 года не нужно — её предъявляют только по запросу при проверке.

Частые вопросы