Проверяем НДФЛ в 1С: отчёты, документы и сверка налога

Удержанный НДФЛ в 1С сверяют тремя отчётами: Анализ НДФЛ по месяцам, Контроль сроков уплаты НДФЛ и регистром налогового учёта по конкретному сотруднику. Если по каждому физлицу исчисленный, удержанный и перечисленный налог совпадают — учёт в порядке. Расхождение между ними сразу показывает, в каком документе или месяце сбой.

Проверять НДФЛ приходится не из любопытства. Налог вылезает при сборке 6-НДФЛ: не бьются контрольные соотношения, суммы удержания «уехали» в соседний месяц, по уволенным висят копейки. Разберём, как проверить правильность НДФЛ в 1С по шагам — от быстрой сверки отчётами до ручного разбора документов и вычетов.

Инструкция подходит для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»). Пути меню в двух конфигурациях разные — где это важно, даю оба.

С чего начать: три точки контроля НДФЛ

У налога на доходы три состояния, и проверять нужно каждое:

• 🧮 Исчислено — сколько налога программа насчитала с доходов сотрудника.
• ✂️ Удержано — сколько фактически удержали при выплате (аванс, зарплата, отпускные, больничный).
• 🏦 Перечислено (срок уплаты) — какая сумма и к какой дате должна уйти в бюджет через ЕНП.

С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс: датой получения дохода в виде зарплаты стала дата выплаты денег, а не последний день месяца (ст. 223 НК РФ). Поэтому первое, что проверяют на незнакомой базе, — удерживается ли налог с аванса. Если нет, учёт настроен по старым правилам, и 6-НДФЛ соберётся с ошибкой.

Отчёты для сверки НДФЛ в ЗУП и Бухгалтерии

Основной инструмент — готовые отчёты по налогу. В ЗУП 3.1 они в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Порядок работы простой:

1. Откройте Анализ НДФЛ по месяцам и задайте нужный период.
2. Сравните колонки исчислено и удержано — в норме они равны.
3. Если суммы разошлись, переключитесь на Анализ НДФЛ по документам-основаниям и найдите документ-виновник.

Красные или отрицательные суммы в отчёте — сигнал, что налог исчислен, но не удержан, либо удержан лишний. Это и есть точка, куда копать дальше.

Как сверить исчисленный, удержанный и перечисленный налог

Три суммы хранятся в разных регистрах накопления, и проверка по сути — это сверка их между собой по каждому физлицу.

Исчисленный налог формируется документом Начисление зарплаты и взносов (в Бухгалтерии — Начисление зарплаты). Откройте документ, перейдите на вкладку НДФЛ — там видно, сколько налога насчитано по каждой строке дохода.

Удержанный налог записывается не начислением, а ведомостью на выплату: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета. Налог удерживается в момент выплаты. Если ведомость не проведена или проведена задним числом, удержание «повиснет» или сместится по дате — отсюда большинство расхождений.

Перечисление с 2023 года идёт единым налоговым платежом (ЕНП) через ЕНС, а 1С контролирует не факт платёжки, а срок уплаты. Его проверяют отчётом Контроль сроков уплаты НДФЛ: он показывает, к какой дате и какую сумму нужно было перечислить по каждому периоду удержания.

Для сквозной проверки по одному человеку удобнее Регистр налогового учёта по НДФЛ: в нём на одном листе собраны начисленные доходы, применённые вычеты, исчисленный и удержанный налог помесячно. Если в регистре исчислено больше, чем удержано, — разберитесь до сдачи 6-НДФЛ, иначе получите требование из инспекции.

Разберём на числах. Оклад сотрудника — 80 000 ₽, заявлен один стандартный вычет на ребёнка 1 400 ₽. База за месяц: 80 000 − 1 400 = 78 600 ₽. Налог по ставке 13%: 78 600 × 13% = 10 218 ₽. Эта же сумма должна стоять в начислении (исчислено), в ведомости (удержано) и попасть в срок уплаты. Если в отчёте по этому сотруднику видите не 10 218 ₽, а, скажем, 10 400 ₽ — значит, вычет не применился, и дальше смотрите документ заявления.

Разбор НДФЛ по видам дохода и вычетам

Налог считается отдельно по видам дохода, и проверять его нужно с той же разбивкой. У разных выплат — своя дата получения дохода и свои правила:

• 💼 Зарплата, премия — дата дохода равна дате выплаты, ставка по действующей прогрессивной шкале (от 13 до 22% в зависимости от суммы дохода нарастающим итогом).
• 🏖 Отпускные, больничный — доход признаётся в день выплаты, налог удерживается сразу.
• 🎁 Материальная выгода, доход в натуральной форме — денег на руки нет, удержать не из чего, поэтому налог переносится на ближайшую денежную выплату.
• 💰 Дивиденды — отдельная налоговая база, считаются независимо от зарплаты, поэтому в отчётах их проверяют отдельной строкой и не путают с основным доходом.

Проверка по видам дохода особенно важна, когда у сотрудника был доход без выплаты денег. Налог с материальной выгоды или подарка программа исчислит, но удержать сможет только при следующей денежной выплате. До этого момента в отчёте будет законное расхождение «исчислено больше удержанного» — это не ошибка, а отложенное удержание.

Отдельно сверьте вычеты. Чаще всего ошибаются именно в них:

1. Стандартные вычеты на детей (ст. 218 НК РФ) применяются до месяца, в котором доход нарастающим итогом превысит лимит. После превышения вычет должен отключиться автоматически — проверьте, что так и произошло.
2. Имущественные и социальные вычеты (ст. 220, 219 НК РФ) предоставляются только при наличии уведомления из инспекции, зарегистрированного в базе.
3. Профессиональные вычеты (ст. 221 НК РФ) — по договорам ГПХ.

Применённые вычеты видны в том же Регистре налогового учёта по НДФЛ отдельной колонкой. Если у сотрудника есть заявление, а вычет не прошёл — скорее всего, не введён документ Заявление на вычеты по НДФЛ или в нём неверная дата начала применения.

НДФЛ при увольнении и разовых выплатах

Расчёт при увольнении — зона повышенного риска, потому что в один день сходятся несколько выплат, и каждую нужно обложить правильно.

При окончательном расчёте НДФЛ удерживается в день выплаты со всех облагаемых сумм:

• Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ полностью.
• Зарплата за отработанные дни месяца увольнения — облагается в обычном порядке.
• Выходное пособие не облагается в пределах трёхкратного среднемесячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера), сверх лимита — облагается (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Проверить уволенного проще всего через Справка о доходах (2-НДФЛ) или Регистр налогового учёта по НДФЛ: в них видно, что по сотруднику не осталось исчисленного, но не удержанного налога. Копейки незакрытого НДФЛ по уволенным — классическая причина расхождения в 6-НДФЛ, поэтому после каждого увольнения стоит открывать ведомость и проверять строку удержания.

Если увольнение провели документом Увольнение, а окончательный расчёт — отдельной ведомостью, убедитесь, что ведомость стоит той же датой, что и день увольнения. Иначе дата удержания уедет, и налог попадёт в другой период.

Что проверить после обновления или перехода на новую версию

После установки нового релиза или перехода на новую редакцию алгоритмы расчёта НДФЛ меняются — именно так в своё время внедрили удержание налога с аванса. Поэтому проверка после обновления обязательна.

Порядок действий:

1. Сформируйте Анализ НДФЛ по месяцам до обновления и сохраните суммы.
2. Обновите конфигурацию.
3. Сформируйте тот же отчёт за тот же период и сравните итоги.

Если суммы разошлись после обновления, обычно помогает перепроведение документов расчёта зарплаты за закрытый период.

При переходе со старой редакции (например, с ЗУП 2.5 на 3.1) сверку доходов и налога по каждому сотруднику за год перехода делают обязательно: переносятся не все регистры, и часть сумм учёта НДФЛ приходится вводить документом Операция учёта НДФЛ вручную.

Автоматические проверки и контрольные соотношения

Часть сверки 1С берёт на себя — не нужно всё считать руками.

Контрольные соотношения 6-НДФЛ. Когда отчёт заполнен, в его форме есть команда проверки контрольных соотношений ФНС. Программа сама сопоставит разделы 1 и 2 между собой и с суммами удержания. Это главная автоматическая проверка перед отправкой — она ловит львиную долю ошибок.

Проверка при заполнении. 6-НДФЛ заполняется по данным регистров автоматически. Если после ручной правки документов зарплаты нажать в отчёте Заполнить заново, расхождения с учётом всплывут сразу.

Операция учёта НДФЛ. Когда отчёты показывают расхождение, а виновный документ найден, точечную корректировку вносят документом Операция учёта НДФЛ (Налоги и взносы → Операции учёта НДФЛ). Он позволяет поправить исчисленный или удержанный налог, не перепроводя всю зарплату.

Где чаще всего прячется ошибка по НДФЛ

Прежде чем сдавать отчётность, пройдитесь по типовым причинам расхождений — почти все они повторяются из базы в базу:

Отдельно проверьте межрасчётные выплаты (отпускные, премии разовым документом): если их ведомость стоит датой из другого месяца, удержанный налог попадёт в чужой период, и раздел 2 в 6-НДФЛ не сойдётся.

Частые вопросы