Пришли ли деньги от клиента: проверяем по выписке, отчётам и документам

Проверить оплату в 1С быстрее всего так: откройте Банк и касса → Банковские выписки, отберите список по контрагенту и найдите документ «Поступление на расчетный счет» с нужной суммой. Если документа нет, деньги либо не пришли, либо выписка за этот день ещё не загружена.

Частая ошибка — смотреть на счёт покупателю или на реализацию и считать, что раз документ есть, то и оплата есть. Сам по себе счёт ничего не доказывает. Оплату в 1С подтверждает только проведённый документ поступления, разнесённый на правильного контрагента и договор. Ниже — как это проверить на уровне одного платежа и на уровне всех расчётов сразу. Примеры даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси».

С чего начать: выписка загружена полностью?

Прежде чем искать конкретный платёж, убедитесь, что в базе есть все движения по счёту. Иначе вы будете искать то, чего в 1С физически нет.

Как проверить полноту выписки:

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Выберите в шапке организацию и банковский счёт, если их несколько.
3. Посмотрите внизу или в шапке списка остатки на начало и конец дня и обороты по приходу и расходу.
4. Сравните остаток на конец дня с остатком в выписке из банк-клиента.

Если остатки совпадают — все платежи дня в базе. Если нет, ищите пропуск. Обычно это:

• 📥 выписку загрузили не за весь период (например, только за утро);
• 🔁 документ поступления создан, но не проведён;
• ✂️ часть документов при загрузке не создалась, потому что программа не нашла контрагента;
• 🏦 платёж прошёл по другому расчётному счёту организации.

Ищем конкретный платёж в банковской выписке

Когда клиент говорит «мы оплатили», у вас обычно есть сумма, дата и номер платёжки. Этого хватит.

Поиск по списку выписок

1. В Банк и касса → Банковские выписки установите отбор по контрагенту или воспользуйтесь строкой поиска списка.
2. Ищите по сумме: введите её в поиск без пробелов и копеек, если копеек нет.
3. Откройте найденный документ «Поступление на расчетный счет».

Проверьте в документе пять вещей:

Что значат статусы в списке

В списке выписок документы отличаются значками. Проведённый документ отмечен зелёной галочкой, непроведённый — без неё, помеченный на удаление — крестиком.

Непроведённое поступление не участвует ни в отчётах, ни в акте сверки. Клиент увидит долг, хотя деньги на счёте.

Для исходящих платежей есть ещё один признак. В документе «Списание с расчетного счета» стоит флажок «Подтверждено выпиской банка». Если его нет, списание создано из платёжного поручения вручную и банком ещё не подтверждено. Такой платёж нельзя считать оплатой поставщику.

Если платёж не нашёлся

• 🔎 Поищите ту же сумму без отбора по контрагенту: деньги могли прийти от третьего лица (директора, связанной компании).
• 💵 Проверьте кассу: Банк и касса → Кассовые документы, приходные кассовые ордера.
• 💳 Проверьте эквайринг: оплата картой приходит одной суммой за день за вычетом комиссии банка, а не отдельной строкой по каждому покупателю.

Статус оплаты счёта и связанные документы

Если вы работаете со счетами покупателям, 1С показывает их статус прямо в списке. Откройте Продажи → Счета покупателям. В списке есть колонка со статусом оплаты: не оплачен, оплачен частично, оплачен полностью.

Статус определяется по поступлениям, в которых указан этот счёт. Отсюда типичная ловушка: деньги пришли, документ проведён, а счёт висит как неоплаченный. Причина — в поступлении не указан счёт на оплату. Откройте документ поступления, заполните счёт в расшифровке платежа и перепроведите.

Структура подчинённости

Чтобы увидеть всю цепочку «счёт → оплата → реализация», откройте счёт или реализацию и выберите в меню Ещё команду «Структура подчиненности документа». Программа покажет все документы, введённые на основании или связанные с ним.

Если оплату вводили не на основании счёта, а вручную, связи может не быть. Тогда оплату ищите по выписке и отчётам — это надёжнее.

Журнал операций

Когда непонятно, каким документом прошли деньги, используйте Операции → Журнал операций. Там все документы базы в одном списке. Отберите по контрагенту и периоду — увидите и банк, и кассу, и корректировки долга, и ручные операции.

Отчёты по взаиморасчётам: оплаты всех контрагентов сразу

Проверять каждый платёж по выписке долго, если клиентов десятки. Для общей картины есть отчёты. Все они в разделе Отчеты, часть продублирована в Продажи → Отчеты и Покупки → Отчеты.

Как читать ОСВ по 62

Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 62, в настройке включите детализацию по контрагентам и договорам.

• Дебетовый оборот 62.01 — отгрузили.
• Кредитовый оборот 62.01 — получили оплату в счёт долга.
• Кредит 62.02 — получили аванс, отгрузки ещё не было.
• Сальдо по дебету 62.01 на конец — покупатель должен вам.
• Сальдо по кредиту 62.02 на конец — вы должны покупателю товар или услуги.

Пример. Отгрузили «Альфе» на 120 000 ₽, она оплатила 100 000 ₽. В ОСВ по 62.01: дебет 120 000, кредит 100 000, дебетовое сальдо 20 000. Долг клиента — 20 000 ₽.

Для поставщиков всё зеркально, счёт 60: 60.01 — расчёты за полученное, 60.02 — выданные авансы.

Сверка оплат с актами и накладными

Деньги пришли — это половина дела. Вторая половина — к какому акту или накладной их отнести. От этого зависит, увидит ли клиент закрытый долг в своём акте сверки.

Акт сверки взаиморасчётов

1. Откройте Продажи → Акты сверки расчетов (тот же список доступен из раздела «Покупки»).
2. Создайте документ, выберите контрагента и период.
3. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет отгрузки и оплаты из учёта.
4. На закладке с данными контрагента можно внести его цифры и сравнить.

Если в акте у вас есть оплата, а у клиента нет — уточните дату и номер его платёжки. Часто клиент считает датой оплаты день отправки поручения, а вы — день зачисления. Платёж «перескакивает» через границу месяца.

Разбивка по договорам и документам

Когда у клиента несколько договоров, включите в настройках акта сверки разбивку по договорам. Оплата, разнесённая не на тот договор, сразу видна: по одному договору переплата, по другому долг на ту же сумму.

Если учёт ведётся с погашением по документам расчётов, в поступлении в расшифровке платежа задаётся способ погашения задолженности: автоматически, по конкретному документу или без погашения. При автоматическом способе 1С закрывает сначала самые ранние долги. Если клиент оплачивал конкретную накладную, укажите её явно.

Ошибки в разнесении платежей и как их исправить

Большинство проблем с «невидимой» оплатой — не потерянные деньги, а неправильно заполненный документ. Ниже — основные случаи.

Что делать с дублями контрагентов

Дубли — главный источник путаницы с оплатами. Отгрузка ушла на одну карточку «ООО Альфа», а оплата при загрузке выписки нашла другую с тем же ИНН.

Как найти:

1. Откройте справочник Справочники → Контрагенты.
2. Отберите или найдите по ИНН.
3. Если карточек две и больше — выберите основную и перенесите на неё документы.

Для объединения дублей в БП 3.0 есть стандартная обработка поиска и удаления дублей в разделе администрирования. Перед объединением сделайте резервную копию базы — операция массово меняет ссылки во всех документах, и откатить её без копии не получится.

Исправление в закрытом периоде

Если ошибка в оплате прошлого квартала, а период закрыт датой запрета изменения, менять документ нельзя без снятия запрета. Решение — согласовать с главным бухгалтером. Если неверно разнесена оплата между договорами одного контрагента, на налоги это обычно не влияет, но может повлиять на НДС с авансов: при неверном зачёте аванса ошибётся и счёт-фактура на аванс, и вычет по нему.

Автоматизация: обмен с банком и контроль поступлений

Ручная загрузка файла раз в день — источник половины проблем: забыли день, загрузили дважды. Есть два способа это упростить.

Обмен через файл

Классический путь — выгрузить выписку из банк-клиента в формате 1CClientBankExchange (обычно файл kl_to_1c.txt) и загрузить его в Банк и касса → Банковские выписки командой загрузки. Перед загрузкой обработка показывает список документов: проверьте, что все строки распознаны и у каждой определён контрагент.

Прямой обмен с банком

Если банк поддерживает сервис 1С:ДиректБанк, выписки загружаются прямо из 1С, без файла. Настройка делается в карточке банковского счёта организации. Плюсы:

• ⚡ выписку можно запрашивать несколько раз в день;
• 🔒 нет промежуточного файла, который можно потерять или подменить;
• 🔁 меньше риск загрузить один и тот же день дважды.

Правила разнесения

Чтобы платежи не уходили в «Прочее поступление», заполняйте у контрагентов ИНН и банковские счета, а у договоров — признак основного договора. При загрузке выписки 1С подставляет договор по умолчанию. Если у клиента три активных договора, а основной один, часть оплат придётся переразносить вручную.

Регулярная проверка

Выберите себе короткий ритм:

Частые вопросы