Где в 1С посмотреть количество дней неиспользованного отпуска сотрудника

Количество дней неиспользованного отпуска в 1С смотрят в отчёте «Остатки отпусков». В ЗУП 3.1 путь такой: Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Отчёт покажет по каждому сотруднику, сколько дней положено, сколько уже отгуляно и какой остаток накопился на указанную дату.

Второй вариант, если нужен один человек и бумага под подпись — «Справка об остатках отпусков» из того же блока кадровых отчётов. А вот в типовой Бухгалтерии 3.0 такого отчёта нет, и это отдельная история — ниже разберу, где там посмотреть неиспользованные дни отпуска и почему цифра может не совпасть с ЗУП.

Дальше: пошагово по каждой конфигурации, как 1С считает остаток (формула с 2,33 дня), какие настройки ломают цифру, какими отчётами её перепроверить и что делать, когда остаток уехал в минус.

Где в 1С посмотреть остаток дней отпуска: карта путей по конфигурациям

Коротко, чтобы не искать по меню:

Отчёт «Остатки отпусков» в ЗУП 3.1 пошагово

Это основной инструмент. Он собирает данные из регистров по отпускам: сколько дней человек заработал по стажу и сколько израсходовал документами «Отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты» и компенсациями.

Как читать колонки отчёта

Состав колонок немного меняется от релиза к релизу, но логика одна:

• 📅 Рабочий год (период работы) — за какой год положены дни. Период считается от даты приёма, а не от 1 января.
• ➕ Положено / Право на отпуск — сколько дней человек заработал на дату отчёта.
• ➖ Использовано — отгулянные дни по проведённым документам «Отпуск».
• 💰 Компенсировано — дни, за которые выплатили деньги вместо отдыха.
• 🧮 Остаток — разница. Это и есть количество дней неиспользованного отпуска.

Остаток по одному сотруднику

Три быстрых способа посмотреть неиспользованные дни конкретного человека:

1. В отчёте Остатки отпусков поставить отбор по сотруднику — самый точный вариант.
2. Открыть Кадры → Кадровые отчёты → Справка об остатках отпусков — готовая печатная форма, её дают работнику или подкладывают к заявлению.
3. Начать вводить документ «Отпуск»: Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отпуск. После выбора сотрудника и даты начала 1С подсказывает остаток дней на эту дату. Удобно, когда нужно только прикинуть, хватает ли дней, — документ потом не записываем.

Как посмотреть неиспользованный отпуск в Бухгалтерии 3.0

Кадровый блок БП 3.0 упрощённый: он рассчитывает отпускные, но не накапливает дни отпуска. Отдельного отчёта по остаткам там нет, поэтому варианта всего три.

Вариант 1. Собрать использованные дни по документам. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и отберите документы вида «Отпуск» по сотруднику. Сложите календарные дни по всем периодам — получите, сколько отгуляно. Заработанные дни считаете руками по формуле из следующего раздела.

Вариант 2. Универсальный отчёт. Отчёты → Стандартные отчёты → Универсальный отчёт, источник — документ «Отпуск», группировка по сотруднику, сумма по дням. Быстрее, чем перебирать документы, но заработанные дни всё равно считаете сами.

Вариант 3. Вести кадры в ЗУП 3.1. Если в штате больше 10–15 человек, ручной учёт остатков перестаёт сходиться уже на второй год. ЗУП считает стаж, доп. отпуска и переносы автоматически.

Остатки отпусков в ERP, КА 2 и УТ 11

В 1С:ERP 2 и Комплексной автоматизации 2 подсистема зарплаты и кадров — та же, что в ЗУП 3.1. Путь Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков работает один в один, отличается только набор прав: в ERP кадровые отчёты часто закрыты профилем доступа, и бухгалтер их просто не видит.

В УТ 11 кадрового учёта отпусков нет вообще — конфигурация торговая. Сотрудники там нужны для документов и прав, дни отпуска не накапливаются. Если в УТ 11 настроена синхронизация с ЗУП, остатки смотрите в ЗУП: обмен передаёт начисления и выплаты, а не кадровые остатки.

Как 1С считает остаток дней отпуска

Понимать формулу обязательно — иначе любое расхождение выглядит как «ошибка программы».

Заработанные дни = 28 / 12 × количество полных месяцев стажа. То есть 2,33 дня за каждый отработанный месяц.

Правило округления месяцев берётся из Правил об очередных и дополнительных отпусках № 169:

• отработано 15 дней и больше — месяц считается полным;
• отработано меньше 15 дней — месяц отбрасывается.

Пример. Сотрудник принят 12 марта, считаем остаток на 1 октября. Полных месяцев — 6, плюс с 12 сентября по 1 октября 19 дней, это седьмой месяц. 7 × 2,33 = 16,31 дня. Отгулял 10 — остаток 6,31 дня.

Что увеличивает и что уменьшает остаток

➕ Добавляют дней:

• основной отпуск 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ);
• дополнительный за вредные условия — минимум 7 дней;
• северный — 24 дня в районах Крайнего Севера, 16 в приравненных;
• за ненормированный рабочий день — минимум 3 дня;
• удлинённый основной у отдельных категорий (педагоги, инвалиды, несовершеннолетние).

➖ Уменьшают остаток:

• проведённые документы «Отпуск»;
• компенсация за неиспользованный отпуск деньгами (ст. 126, 127 ТК РФ);
• отпуск без сохранения оплаты свыше 14 календарных дней за рабочий год — эти дни выпадают из стажа (ст. 121 ТК РФ);
• отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет — в стаж для ежегодного отпуска не входит.

Что настроить, чтобы остаток был верным

Отчёт честно показывает то, что заведено в базу. Разберём, что заводится неправильно чаще всего.

Ввод остатков при переходе на 1С

Если базу начали вести не с момента создания компании, 1С не знает историю отпусков. Накопленные дни заводят документом «Ввод остатков отпусков»: Кадры → Все кадровые документы → Создать → Ввод остатков отпусков. Указывают сотрудника, вид отпуска, рабочий год и остаток дней на дату начала учёта.

Без этого документа остаток у «старых» сотрудников будет считаться с нуля — с даты, с которой есть данные. Классическая картина: человек работает восемь лет, а 1С показывает остаток 14 дней.

Виды отпусков

Справочник Настройка → Виды отпусков задаёт, сколько дней в году даёт каждый вид и уменьшает ли он остаток. Типичная ошибка — создать «свой» вид отпуска и не указать количество дней в году: дни по нему не начисляются, и остаток постоянно отстаёт.

Право на дополнительный отпуск

В ЗУП 3.1 доп. отпуск за вредность и за ненормированный день назначается либо через кадровый документ сотрудника, либо через рабочее место с условиями труда. Если право не назначено, отчёт покажет только 28 основных дней — и спор с работником обеспечен.

Типичные ошибки и как их избежать

Отчёты для перекрёстной проверки

Когда остаток вызывает сомнения, смотрят на него с другой стороны:

• 📊 Кадры → Кадровые отчёты → Отпуска сотрудников — какие отпуска и когда фактически оформлены. Сверяем расход.
• 🗓️ Кадры → График отпусков — запланированные дни. Полезно, когда нужно понять, сколько останется к концу года.
• 🧾 Отчёты → Универсальный отчёт по документу «Отпуск» — быстрый срез всех отпусков за период с суммой дней.
• 💼 Зарплата → Отчёты по зарплате → Оценочные обязательства по отпускам (в ЗУП 3.1) — остаток глазами бухгалтера: расхождение с кадровым отчётом сразу видно в деньгах.
• 📁 Печатная форма Т-2 (личная карточка) — раздел VIII содержит все отпуска сотрудника. Хорошая проверка перед увольнением.

Если расхождение не находится, сделайте в тестовой копии базы перепроведение кадровых документов по сотруднику в хронологическом порядке: нарушенная последовательность переводов и приёмов — редкая, но реальная причина неверного стажа.

Частые вопросы