Сколько товара на складе: отчёты 1С для бухгалтера и кладовщика

Проверить остаток на складе в 1С быстрее всего так: в 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите счёт 41.01 (товары) или 10 (материалы), включите показатель «Количество» и детализацию по складам. В 1С:Управлении торговлей 11 тот же ответ даёт отчёт «Остатки и доступность товаров» из раздела Склад и доставка.

Дальше всё зависит от вопроса. Бухгалтеру нужна сумма и количество на дату. Менеджеру — сколько можно продать прямо сейчас, без чужих резервов. Кладовщику — какая партия и с каким сроком годности лежит на полке. Под каждый случай в 1С свой отчёт, и путаница между ними — главная причина «расхождений».

Подготовка: что настроить, чтобы остатки по складам вообще были видны

Остаток в разрезе складов появляется только тогда, когда программа ведёт учёт по складам. Если эта настройка выключена, ОСВ покажет одну общую цифру по организации, и никакая настройка отчёта склад не добавит.

В БП 3.0 проверьте это в Главное → Настройки → Настройки плана счетов. В блоке учёта запасов должен быть включён учёт по складам. Возможны два варианта:

• 📦 по количеству — склад виден в количестве, сумма считается по организации в целом;
• 💰 по количеству и сумме — по каждому складу видны и штуки, и рубли.

Для проверки «сколько штук на каком складе» хватает первого варианта. Если нужна себестоимость остатка по каждому складу отдельно, выбирайте второй.

В УТ 11 склады учитываются всегда. Там стоит заранее выяснить другое: используется ли ордерная схема на складе. При ордерной схеме фактическое наличие на складе и остаток по документам поступления могут временно не совпадать — к этому вернёмся в разделе об ошибках.

Остатки на складе через оборотно-сальдовую ведомость

ОСВ по счёту — основной способ для бухгалтера. Отчёт показывает данные бухгалтерского учёта: количество и сумму на начало периода, приход, расход и остаток на конец.

Пошагово в БП 3.0

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Для остатка на конкретную дату важна дата окончания: отчёт покажет сальдо на конец этого дня.
3. Выберите счёт: 41.01 — товары на складах, 10.01 — сырьё и материалы, 43 — готовая продукция, 41.02 — товары в рознице по покупным ценам.
4. Нажмите Показать настройки. На вкладке показателей отметьте «Количество» — без этого флажка отчёт выведет только суммы.
5. На вкладке группировки добавьте «Номенклатура» и «Склады» в нужном порядке.
6. Нажмите Сформировать.

Порядок группировок меняет смысл отчёта. «Склады → Номенклатура» отвечает на вопрос «что лежит на складе Северный». «Номенклатура → Склады» — на вопрос «где лежит болт М8».

Как найти одну позицию быстро

Если нужен остаток одного товара, не листайте отчёт на 40 страниц. На вкладке отбора добавьте условие «Номенклатура равно …» или «Склад равно …». Отбор по группе номенклатуры тоже работает: выберите вид сравнения «В группе».

💡 Расшифровка спасает при спорной цифре. Дважды щёлкните по сумме или количеству в ОСВ — откроется отчёт по проводкам, из которого видно, каким документом остаток пришёл и ушёл.

Анализ субконто как альтернатива

Если нужно увидеть все запасы склада сразу, по всем счетам (10, 41, 43), удобнее Отчеты → Анализ субконто. Выберите вид субконто «Склады», затем «Номенклатура». Отчёт соберёт остатки по складу без привязки к одному счёту.

Оперативный остаток товаров: что лежит на складе прямо сейчас

ОСВ строится по проводкам и отвечает на вопрос бухгалтера. Менеджеру в торговле чаще нужен оперативный ответ: что есть на складе сейчас, с учётом уже принятых и отгруженных товаров.

В УТ 11, КА 2 и ERP

Откройте Склад и доставка → Отчеты по складу. Нужны два отчёта:

«Ведомость по товарам на складах» показывает складской учёт — то, что физически поступило и ушло. Для сверки с бухгалтерией в тех же конфигурациях есть «Ведомость по товарам организаций»: она строится по документам в разрезе юрлиц. Разница между ними — нормальное явление при ордерной схеме или при товарах на комиссии.

Быстрый просмотр из документа

Не выходя из документа продажи, остаток видно в форме подбора товаров. Нажмите Подбор в табличной части: рядом с номенклатурой выводится остаток по складу, указанному в шапке документа. Если склад в шапке не заполнен, цифра будет по всем складам или пустой.

💡 Для кладовщика без доступа к отчётам удобен отдельный рабочий отчёт с сохранённым вариантом: настройте отбор по его складу, сохраните вариант и добавьте отчёт в избранное. Тогда проверка занимает два щелчка.

Доступность и резервы: сколько товара реально можно продать

Остаток «в наличии» и остаток «доступно» — разные числа. Пример: на складе 120 штук, по заказам клиентов зарезервировано 45. Продать новому покупателю можно 120 − 45 = 75 штук.

В отчёте «Остатки и доступность товаров» (УТ 11 и выше) эти показатели идут отдельными колонками: в наличии, в резерве, доступно. Если ожидается поступление по заказу поставщику, отчёт может показать и ожидаемый приход — это помогает отвечать покупателю «будет через три дня».

Откуда берётся резерв

Резерв создаёт заказ клиента . В строке заказа указывается вариант обеспечения: например, «Резервировать на складе» ставит товар в резерв, а «Не обеспечивать» оставляет его свободным. Чтобы понять, кто держит товар, откройте список заказов клиентов с отбором по номенклатуре или расшифруйте колонку резерва в отчёте.

В БП 3.0 резервирования нет. Бухгалтерия показывает только фактический остаток, поэтому вопрос «сколько свободно» в ней не решается — для этого нужна торговая конфигурация.

Проверка остатков по сериям и срокам годности

Серии нужны, когда у одного товара есть партии с разными свойствами: срок годности, номер производителя, сертификат. Для продуктов, лекарств, косметики это обычная практика.

Где включается учёт серий

В УТ 11, КА и ERP учёт серий задаётся не для каждой карточки, а через вид номенклатуры. В карточке вида номенклатуры включите использование серий и выберите политику учёта: только номер, номер и срок годности, учёт по складу или только в документах. Затем политику нужно связать со складом — от этого зависит, будет ли остаток по сериям виден на конкретном складе.

Как посмотреть остаток по сериям

1. Откройте «Ведомость по товарам на складах» или «Остатки и доступность товаров».
2. В настройках добавьте группировку «Серия» после номенклатуры.
3. Для контроля сроков отсортируйте по сроку годности или поставьте отбор по сроку меньше нужной даты.
4. Сформируйте отчёт.

Пример практического отбора: «Срок годности меньше 01.12» покажет, какие партии надо продать в первую очередь или списать.

В типовой БП 3.0 серии и сроки годности как отдельный разрез учёта не ведутся. Если они нужны, учёт ведут в торговой конфигурации, а в бухгалтерию загружают уже итоговые документы.

Универсальный отчёт для нестандартных разрезов

Когда типовые отчёты не дают нужной картины, помогает универсальный отчёт. Он строится напрямую по регистру и позволяет собрать любые группировки и отборы.

В БП 3.0 он находится в Отчеты → Универсальный отчет. В торговых конфигурациях его проще найти поиском по командам в верхней части окна: введите «Универсальный отчет».

Как построить отчёт по остаткам

1. Выберите тип объекта «Регистр накопления».
2. Выберите регистр: в УТ 11 это «Товары на складах» (складской учёт) или «Товары организаций» (учёт по юрлицам).
3. Выберите таблицу остатков или «Остатки и обороты», если нужен ещё и приход с расходом.
4. Укажите период или дату.
5. В настройках задайте группировки: склад, номенклатура, характеристика.
6. Добавьте отборы, например «Количество меньше 0» для поиска минусов.

Отбор «Количество меньше 0» — один из самых полезных приёмов практика. Он за минуту показывает все позиции, ушедшие в минус, по всем складам сразу.

💡 Удачную настройку сохраните как вариант отчёта с понятным именем, например «Минусы по складам». Иначе при следующем открытии собирать её придётся заново.

Почему остаток в 1С не сходится и как это исправить

Большинство «ошибок в остатках» — не сбой программы, а разница в том, что и на какую дату считает отчёт. Пройдите по списку ниже, прежде чем перепроводить документы.

Перепроведение документов

Если минусы появились из-за документов, введённых задним числом, поможет групповое перепроведение. В БП 3.0 оно доступно в разделе Операции (обработка группового перепроведения документов). Задайте период начиная с даты первого расхождения.

Сверка с фактом

Отчёт показывает учётный остаток. Совпадает ли он с полкой, покажет только инвентаризация. В БП 3.0 это документ Склад → Инвентаризация товаров: кнопка заполнения подставит учётные остатки по складу, а кладовщик вносит фактическое количество. Отклонения затем оформляются документами оприходования излишков и списания недостач.

Инвентаризация обязательна перед годовой отчётностью и в других случаях, установленных законом и учётной политикой. Для оборотного склада многие компании проводят выборочную проверку раз в месяц — это быстрее находит пересортицу.

Частые вопросы