Проверка расходов в 1С:Бухгалтерии — от оборотки до поиска потерянных затрат

Быстрее всего увидеть расходы в 1С:Бухгалтерии через Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость: укажите период, и в оборотке по счетам 20, 26, 44, 90.02, 91.02 будет вся сумма затрат с дебетовым оборотом. Это общая картина. Дальше начинается собственно проверка: откуда расход пришёл, на кого оформлен, по какой статье списан и не потерялось ли что-то по дороге.

Ниже — семь приёмов, которыми бухгалтер проверяет расходы на практике: от стандартных отчётов и анализа субконто до сверки с банковской выпиской и поиска сумм, которые в учёт вообще не попали. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); в УТ 11 и ERP отчёты те же, но лежат в разделе Финансовый результат и контроллинг.

Стандартные отчёты, которые показывают затраты

Основной инструмент — четыре отчёта из раздела Отчёты → Стандартные отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость — общая сумма по всем счетам затрат сразу. Видно, сколько ушло на 26 (управленческие), 44 (коммерческие), 90.02 (себестоимость продаж).
• 📄 Анализ счёта — обороты одного счёта в разрезе корреспонденций. Отвечает на вопрос «из чего сложились расходы на счёте 26»: с кредита 60, 70, 69, 02.
• 🗂 Анализ субконто — расходы в разрезе аналитики: по статьям затрат, подразделениям, контрагентам.
• 🔎 Карточка счёта — построчно каждый документ, который сформировал расход. Нужна, когда сумма в оборотке не сходится и надо найти лишнюю или задвоенную проводку.

Общий приём для всех четырёх: по кнопке Показать настройки включите группировку и отбор. Например, в ОСВ по счёту 26 добавьте группировку по субконто «Статьи затрат» — и вместо одной суммы получите расшифровку по аренде, связи, зарплате АУП и прочему.

Когда нужен перекрёстный разрез — сколько расходов по каждой статье в каждом подразделении — удобнее отчёт Обороты между субконто: по строкам одна аналитика, по столбцам другая. А если стандартных настроек не хватает, в разделе Отчёты → Стандартные отчёты есть «Универсальный отчёт»: он строит выборку по любому регистру с произвольными отборами и группировками.

Где в плане счетов «живут» расходы

Прежде чем сверять суммы, стоит понимать, на какой счёт попадает тот или иной расход — иначе часть затрат просто не попадёт в отбор отчёта.

Если ищете расход и не находите его на 26 или 44, проверьте счёт 91.02 (прочие) и 97 (расходы будущих периодов). Банковские комиссии, госпошлины, штрафы контрагентов часто «теряются» именно там, потому что это не затраты по основной деятельности.

Разделение прямых и косвенных расходов определяет, когда сумма уменьшит прибыль. Прямые (20, 23) оседают в себестоимости и списываются при реализации, косвенные (26, 44) — закрываются на финансовый результат в конце месяца. Поэтому один и тот же по сути платёж, отнесённый на разные счета, по-разному влияет на прибыль периода — при проверке это первое, на что смотрят, если расход «есть, а прибыль не уменьшилась».

Проверка расходов по контрагенту и договору

Когда надо понять, сколько за период заплатили конкретному поставщику, работают через счёт расчётов 60.

1. Откройте Анализ субконто, тип субконто — Контрагенты.
2. В настройках добавьте отбор по нужному контрагенту и вторым субконто поставьте Договоры.
3. Сформируйте отчёт за период.

Вы увидите и оплату (дебет 60), и поступление услуг/материалов (кредит 60) по каждому договору. Расхождение между ними — это задолженность или аванс.

Полезная деталь: если в договоре установлен способ расчётов «По документам», незачтённые авансы будут висеть на субсчёте 60.02, а задолженность — на 60.01. Когда расходы «не сходятся» именно по одному поставщику, первым делом смотрят, не разнесены ли оплата и поступление по разным договорам — тогда взаимозачёт не отрабатывает и сумма двоится в аналитике.

Если нужен именно расход, а не движение по расчётам, стройте Анализ субконто по счетам 20/26/44 с субконто «Контрагенты» — но учтите: не каждая конфигурация ведёт аналитику по контрагентам на счетах затрат. Чаще контрагент виден на 60, а на счёте затрат — только статья и подразделение. Тогда связку «поставщик → расход» смотрят через документ поступления.

Расходы по статьям затрат и подразделениям

Статья затрат — это аналитика, по которой расход классифицируют для управленческого и налогового учёта. Справочник лежит в Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат.

Чтобы увидеть расходы по статьям:

• постройте ОСВ по счёту 26 (или 20, 44) с группировкой по субконто «Статьи затрат»;
• добавьте вторую группировку «Подразделения», если учёт ведётся по отделам;
• в налоговом разрезе важен реквизит статьи «Вид расхода» — именно он определяет, принимается расход для налога на прибыль или нет.

Типичная ошибка — статья затрат с неверным видом расхода. Из-за неё сумма попадает в бухучёт, но выпадает из декларации по прибыли (или, наоборот, завышает её). Проверить просто: откройте карточку статьи и сверьте поле «Вид расхода» с характером затрат по ст. 252 НК РФ.

Проверка через журнал документов поступления

Отчёты показывают итоги, а журнал — первичку, из которой эти итоги собрались. Основной расход организации приходит через поступления.

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Здесь — все акты на услуги и накладные на материалы и товары. На что смотреть:

• 🔴 Непроведённые документы (серым, без зелёной галочки) — расход в них внесён, но в учёт не попал. Отсортируйте список по колонке проведения.
• 📅 Дата документа — расход должен попасть в тот период, к которому относится. Акт за сентябрь, проведённый октябрём, искажает оба месяца.
• 🧾 Счёт учёта затрат в табличной части — иногда по ошибке ставят 10 (материалы) вместо 26, и расход «зависает» в запасах.

Отдельно пройдите по Банк и касса → Авансовые отчёты. Подотчётные расходы — классическое место потерь: сотрудник привёз чеки, а авансовый отчёт не оформлен, и затраты в учёт не попали.

Контроль расходов через проводки

Когда сумма в отчёте вызывает сомнение, проверяют сами проводки — какой счёт с каким корреспондирует.

Проверяйте по двум признакам. Первый — корреспонденция: расход всегда в дебете счёта затрат, кредит показывает источник (поставщик 60, материалы 10, зарплата 70). Второй — отсутствие прямых проводок на 90/91 в обход счетов затрат, если так не задумано учётной политикой.

Карточка счёта затрат (Отчёты → Стандартные отчёты → Карточка счёта) покажет каждую проводку построчно — это самый надёжный способ найти ручную операцию, которую ввели мимо первички.

Отдельного внимания стоят документы «Операция» (Операции → Бухгалтерские операции). Ими бухгалтер правит учёт вручную, и именно здесь чаще всего появляются расходы, которых нет ни в одной накладной. Если сумма в отчёте не бьётся с первичкой, отфильтруйте карточку счёта по виду документа «Операция» — лишняя или задвоенная ручная проводка видна сразу.

Если расход не находится ни в одном отчёте

Бывает, что сумму видно в банке или в накладной, а в расходах её нет. Разберите по шагам:

1. Проверьте, проведён ли документ (серый цвет в журнале — не проведён).
2. Посмотрите счёт учёта в табличной части: материал мог уйти на 10, а не на 26.
3. Откройте закрытие месяца — косвенные расходы со счёта 26 списываются на 90 только после регламентной операции.
4. Если ничего не помогло — постройте карточку счёта 60 по контрагенту: расход мог «застрять» в авансах из-за незачтённой предоплаты.

Сверка расходов с движением по расчётному счёту

Банковская выписка — внешний источник, с которым расходы должны биться. Полного равенства не будет (оплата и признание расхода расходятся по времени), но грубые расхождения ловятся быстро.

Постройте ОСВ по счёту 51 за период — это все списания и поступления по расчётному счёту. Дебетовый остаток и обороты сверьте с выпиской из банк-клиента: итоговые суммы списаний должны совпадать до копейки.

Сверяют три величины:

• 💰 кредитовый оборот 51 — все списания — с итогом «Расход» в выписке банка;
• 🤝 дебетовый оборот 60 — оплата поставщикам — с частью этих списаний по контрагентам;
• 📉 оборот 91.02 — комиссии и прочие расходы, списанные напрямую с расчётного счёта.

Если обороты по 51 в 1С не сошлись с банком — почти всегда причина в незагруженной или задвоенной выписке. Проверьте Банк и касса → Банковские выписки: нет ли пропущенного дня или загруженного дважды платёжного поручения.

Поиск скрытых и неучтённых расходов

Самое сложное — найти то, чего в отчётах нет. Затраты теряются по нескольким типовым причинам.

• Непроведённые документы. Операции → Экспресс-проверка или ручной просмотр журналов покажет поступления и авансовые отчёты без проводок.
• Услуги без закрывающих документов. Аренда списана по графику, а акт от арендодателя не внесён — расход признан, но первички нет. Сверяйте со счётом 60: висящий кредитовый остаток часто означает недооформленный акт.
• Расходы будущих периодов на счёте 97. Подписка, страховка, лицензии списываются равномерно. Если график не настроен, сумма «застревает» на 97 и в текущие расходы не попадает.
• Незакрытый счёт 26/44. Если регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» не выполнена, косвенные расходы не списались на себестоимость.

Финальный шаг — Операции → Закрытие месяца. Эта обработка подсвечивает ошибки: непроведённые документы, отрицательные остатки, неполное распределение затрат. Пока месяц не закрыт без ошибок, считать расходы проверенными нельзя.

Частые вопросы