Проверка отпусков сотрудников в 1С:ЗУП 3.1 — от графика до расчётного листка

Проверить отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 быстрее всего отчётом Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков: он показывает, сколько дней сотрудник заработал, сколько использовал и сколько осталось по каждому рабочему году. Если вопрос не «сколько дней», а «кто и когда отдыхал», откройте журнал Кадры → Отпуска с отбором по периоду.

Дальше всё зависит от цели. График отпусков сравнивают с фактом, табель — с документами «Отпуск», расчётный листок — с суммой отпускных и средним заработком. Для глубокой сверки остатков есть регистр фактических отпусков. Каждый способ отвечает на свой вопрос, и расхождение между ними обычно сразу указывает на ошибку в документах.

Подготовка: что должно быть заполнено, чтобы проверка имела смысл

Отчёты по отпускам честны ровно настолько, насколько правильно введены исходные данные. Прежде чем искать ошибку в остатках, убедитесь в трёх вещах.

• 📅 Дата приёма. От неё программа отсчитывает рабочие годы. Сотрудник, принятый 15.03, получает рабочий год с 15.03 по 14.03 следующего года, а не календарный.
• 🗂 Право на отпуск. Ежегодный основной отпуск и дополнительные отпуска назначаются при приёме и кадровом переводе. Виды отпусков с количеством дней настраиваются в Настройка → Виды отпусков.
• 📥 Начальные остатки. Если база начиналась не с первого дня работы сотрудника, остатки за прошлые годы переносят документом ввода начальных остатков отпусков. Без него отчёт посчитает, что человек работает с даты начала учёта в ЗУП.

Остатки отпусков и отсутствия сотрудников по отчётам

Отчёт «Остатки отпусков»

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите «Остатки отпусков».
3. Укажите дату, на которую нужен остаток. Это может быть дата будущего отпуска или дата увольнения.
4. Отберите организацию, подразделение или конкретного сотрудника.
5. Нажмите «Сформировать».

В отчёте по каждому сотруднику видны строки рабочих лет. По каждой — сколько дней положено, сколько начислено на дату, сколько использовано и остаток. Остаток копится пропорционально: 28 дней в год — это 2,33 дня за каждый отработанный месяц.

Пример. Сотрудник принят 01.02, отпуск 28 дней. На 01.08 он отработал 6 месяцев. Начислено 28 / 12 × 6 = 14 дней. Если он уже отгулял 7 дней, остаток 7.

Кто был в отпуске в периоде

Для вопроса «кто отсутствовал в июле» удобнее не отчёт по остаткам, а список документов:

1. Откройте Кадры → Отпуска.
2. Установите период в шапке списка.
3. Добавьте отбор по виду отпуска или подразделению.

В журнале есть все документы «Отпуск», включая отпуска без сохранения оплаты и учебные. Отпуск по уходу за ребёнком и больничные оформляются другими документами, поэтому они в этот журнал не попадают.

Для сводки по всем видам отсутствия посмотрите в том же списке кадровых отчётов отчёт по отсутствиям сотрудников: он собирает отпуска, больничные и командировки в одну таблицу по периоду.

Сравнение факта с графиком отпусков

График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). В ЗУП 3.1 он вводится документом в Кадры → Графики отпусков, а печатная форма Т-7 строится из этого документа.

Как сверить план и факт:

1. Откройте документ графика за нужный год.
2. Распечатайте форму Т-7 или выгрузите табличную часть в Excel.
3. Сформируйте список документов Кадры → Отпуска за тот же год.
4. Сравните по каждому сотруднику плановые даты с фактическими.

На что смотреть при сверке:

• 🔄 Перенос без документа. Сотрудник ушёл в отпуск не в те даты, а перенос не оформлен. В графике остаются старые даты, и при проверке трудовой инспекции это видно сразу.
• ✂️ Деление отпуска. По графику 28 дней одним куском, по факту — 14 + 7 + 7. Это допустимо, но одна часть должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ).
• ❌ Неотгулянные дни. Плановые даты прошли, документа «Отпуск» нет. Значит, либо отпуск не оформили, либо его перенесли устно.

Сам график не формирует движений по остаткам. Он только план: остатки уменьшает только проведённый документ «Отпуск».

Отражение отпуска в табеле учёта рабочего времени

Табель в ЗУП 3.1 заполняется автоматически из кадровых документов. Если отпуск проведён, дни отпуска сами получат нужный код.

Проверка:

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13).
2. Укажите месяц и подразделение.
3. Сформируйте отчёт и найдите сотрудника.

Коды, которые встретятся чаще всего:

Если в табеле в днях отпуска стоит «Я», значит, отпуск не попал в учёт времени. Причины: документ «Отпуск» не проведён, проведён с другими датами или поверх него кто-то ввёл индивидуальный график вручную.

Сверка отпускных в расчётном листке

Табель показывает дни, расчётный листок — деньги. Открывается он в Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок.

В листке ищите строку начисления отпуска. По ней видно:

• 📆 период отпуска и число дней;
• 💰 сумму отпускных;
• 📊 средний дневной заработок (в расшифровке документа «Отпуск»).

Проверка среднего вручную. Расчётный период — 12 месяцев перед отпуском, деление на 29,3 в среднем за месяц (ст. 139 ТК РФ).

Пример. За 12 месяцев начислено 360 000 ₽, все месяцы отработаны полностью. Средний дневной: 360 000 / (12 × 29,3) = 360 000 / 351,6 = 1 023,89 ₽. Отпуск 14 дней: 1 023,89 × 14 = 14 334,46 ₽. Если в листке другая сумма, откройте документ «Отпуск» и посмотрите расшифровку среднего: там видны месяцы, вошедшие в расчёт, и исключённые периоды.

Что ещё проверить в листке:

• 🗓 Переходящий отпуск. Отпуск с 25 июня по 8 июля. Начисление делится по месяцам: часть в июне, часть в июле. Это нормально, отпускные выплачены одной суммой.
• ↩️ Сторно. Если отпуск отозвали или перенесли, в листке появляется сторно прошлого начисления и новое начисление. Сумма за два месяца должна сойтись.
• ⏱ Срок выплаты. Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Дату выплаты видно в ведомости, а не в листке.

Регистр фактических отпусков: проверка на уровне движений

Когда отчёт «Остатки отпусков» показывает непонятную цифру, смотрят движения регистра. Это уже инструмент для опытного пользователя, но без него не найти «потерянные» дни.

Как открыть:

1. Включите команду «Все функции»: главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу) → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте главное меню → «Все функции» → «Регистры накопления».
3. Найдите регистр «Фактические отпуска» и откройте его.
4. Установите отбор по сотруднику.

В регистре каждая запись связана с документом-регистратором. Двойной щелчок по строке открывает документ. Так видно, какой документ увеличил право, а какой его списал.

Что искать:

• 🧾 записи от документа, который давно удалён или помечен на удаление;
• 🔁 два движения от двух документов «Отпуск» на одни и те же даты;
• 📥 запись ввода начальных остатков с неправильным рабочим годом.

Не меняйте записи регистра вручную. Корректируйте остатки документом корректировки остатков отпусков или исправлением исходного документа. Ручная правка регистра исчезнет при перепроведении и сломает последующие расчёты.

Частые ошибки при проверке отпусков и их исправление

Сдвиг рабочего года из-за отпуска без сохранения. В стаж для ежегодного отпуска входит не более 14 дней такого отпуска в году (ст. 121 ТК РФ). Всё сверх 14 дней сдвигает конец рабочего года. Если отпуск без сохранения был 30 дней, рабочий год удлинится на 16 дней. Программа делает это сама, если отпуск оформлен правильным видом.

Отпуск введён «Индивидуальным графиком» вместо документа. Табель покажет отсутствие, но остатки не уменьшатся. Исправление: оформить документ «Отпуск» и убрать дни из индивидуального графика.

Дни отпуска из-за праздника. Нерабочие праздничные дни в отпуск не входят и не оплачиваются. Отпуск 14 дней с 1 по 14 мая продлевается на праздники. Если программа «не продлила», проверьте производственный календарь : Настройка → Производственные календари.

Отзыв из отпуска не оформлен. Сотрудник вышел раньше, а в программе отпуск висит полностью. Остаток занижен, отпускные переплачены. Исправляют документом отзыва из отпуска, программа пересчитает дни и сторнирует лишнее.