Долги покупателей и поставщикам в 1С Бухгалтерии: где искать и как сверять

Быстрее всего проверить задолженность в 1С Бухгалтерии через Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету: выберите счёт 62 для долгов покупателей или 60 для долгов поставщикам, задайте период и сгруппируйте по контрагентам. Дебетовое сальдо на 62.01 — вам должны. Кредитовое сальдо на 60.01 — должны вы.

Дальше всё зависит от вопроса. Нужна сумма по одному клиенту — открывайте карточку счёта с отбором. Нужно подтвердить долг перед контрагентом — делайте акт сверки. Цифры в отчётах не совпадают с тем, что говорит контрагент, — ищите ошибку в документах, а не правьте сальдо вручную.

Какие счета показывают долги и что подготовить

Прежде чем строить отчёты, полезно понимать, где в плане счетов живут расчёты. От этого зависит, какую ведомость открывать.

Счета 60 и 62 в БП 3.0 ведутся в разрезе трёх субконто: «Контрагенты», «Договоры», «Документы расчётов с контрагентом». Третье субконто показывает, какая конкретно накладная или платёж не закрыты. Если вы его не видите в отчётах, проверьте форму Настройка плана счетов (открывается из параметров учёта в разделе «Администрирование»): там включается учёт по документам расчётов.

Перед проверкой стоит сделать три вещи:

• 📅 убедиться, что за проверяемый период проведены все банковские выписки и первичка;
• 🔁 проверить, что в периоде закрыты месяцы, если нужна переоценка валютных долгов;
• 🧾 решить, что важнее: общая картина по всем контрагентам или точная сумма по одному.

Шаг 1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 и 62

ОСВ по счёту — главный инструмент проверки задолженности. Она показывает начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по каждому контрагенту.

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Для долга на конкретную дату конец периода ставьте на эту дату.
3. В поле счёта выберите 62 (покупатели) или 60 (поставщики). Можно выбрать сразу субсчёт, например 62.01.
4. Нажмите Показать настройки. На вкладке «Группировка» оставьте «Контрагенты», при необходимости добавьте «Договоры» и «Документы расчётов с контрагентом».
5. Включите детализацию по субсчетам, чтобы видеть 62.01 и 62.02 отдельными строками.
6. Нажмите Сформировать.

Как читать результат:

• ✅ Дебет конечного сальдо по 62.01 — дебиторская задолженность покупателя.
• ✅ Кредит конечного сальдо по 60.01 — кредиторская задолженность поставщику.
• ⚠️ Сальдо одного контрагента сразу на 62.01 и 62.02 — аванс и отгрузка не зачлись. Чаще всего это ошибка договора, разбор ниже.

Для управленческого обзора удобно сформировать ОСВ сразу по нескольким счетам: в общем отчёте Оборотно-сальдовая ведомость с отбором по счетам 60, 62, 76 и группировкой по субконто «Контрагенты». Так видна вся картина по контрагенту, если он одновременно и покупатель, и поставщик.

Шаг 2. Карточка счёта и анализ по одному контрагенту

Когда нужен ответ «сколько должен ООО Ромашка и за что», ОСВ уже мало. Нужна хронология.

Карточка счёта

1. Откройте Отчеты → Карточка счета.
2. Выберите счёт 62 или 60 и период.
3. В настройках на вкладке «Отбор» добавьте поле «Контрагенты» и выберите нужного. Для точности добавьте отбор по договору.
4. Сформируйте отчёт.

Карточка показывает каждую проводку: документ, корреспондирующий счёт, сумму и сальдо после операции. По колонке сальдо легко найти момент, когда долг появился или вырос.

Карточка субконто и анализ субконто

Если удобнее смотреть «от контрагента», а не «от счёта»:

• Отчеты → Карточка субконто — все движения по контрагенту на всех счетах сразу;
• Отчеты → Анализ субконто — обороты и сальдо по контрагенту в разрезе счетов.

Анализ субконто хорошо ловит ситуацию, когда долг клиента «уехал» на 76.09 или 62.03 из-за неверного счёта в платёжке. В ОСВ по 62 такой платёж просто не виден.

Анализ счёта

Отчеты → Анализ счета по 62 с отбором по контрагенту показывает, с какими счетами шли обороты. Нормальная картина для покупателя: в дебете 90.01 (выручка), в кредите 51 (оплата). Появились 91, 76, 60 — смотрите, откуда.

Шаг 3. Готовые отчёты о долгах покупателей и поставщикам

Бухгалтерские регистры точные, но руководителю и менеджеру они неудобны. Для них в БП 3.0 есть отчёты, которые показывают задолженность без номеров счетов.

• 📊 Задолженность покупателей — список должников с суммами. Вариант отчёта «по срокам долга» разбивает сумму на интервалы просрочки.
• 📊 Задолженность поставщикам — то же для кредиторки.
• 📈 Монитор руководителя в разделе «Руководителю» — сводка, где дебиторка и кредиторка показаны рядом с деньгами на счетах.

Отчёты по задолженности ищите в разделах «Продажи» и «Покупки», в группе «Отчеты». Состав группы немного отличается между релизами, но отчёты о задолженности там есть.

Чтобы просрочка считалась корректно, программе нужен срок оплаты. Его берут из договора или из общей настройки (о ней в шаге 5). Без срока отчёт «по срокам долга» считает просрочку от даты отгрузки, и картина получается хуже реальной.

Шаг 4. Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом

Акт сверки — единственный способ подтвердить долг со стороны контрагента. Его же просят аудиторы и банки.

1. Откройте Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов (тот же список доступен из раздела «Покупки»).
2. Нажмите Создать.
3. Заполните организацию, контрагента и период. Если договоров несколько, выберите договор или оставьте пустым для сверки по всем.
4. На вкладке «Дополнительно» проверьте счета расчётов. По умолчанию там 60, 62, 76 и их субсчета. Лишние уберите, например 76.АВ.
5. Нажмите Заполнить → Заполнить по данным бухгалтерского учета.
6. Распечатайте акт и отправьте контрагенту. Если подключён ЭДО, отправьте его электронно.
7. Когда контрагент вернёт свою сторону, перенесите его данные на вкладку контрагента и сравните итоги.
8. Если расхождений нет, установите флажок «Сверка согласована». После этого документ защищён от изменений.

Что делать с расхождениями:

Акт сверки не исправляет учёт. Если нашли ошибку, сначала исправьте документ, затем перезаполните акт. Ручная правка сумм в табличной части акта сделает его красивым, но долг в ОСВ останется прежним.

Шаг 5. Сроки оплаты и договоры для контроля долгов

Автоматический контроль задолженности в БП 3.0 держится на двух вещах: правильный договор в каждом документе и срок оплаты.

Общая настройка сроков

В разделе Администрирование → Параметры учета найдите группу «Расчеты с контрагентами». Там задаются сроки оплаты покупателей и поставщикам в днях по умолчанию. Эти значения используются, если в договоре срок не указан.

Настройки в договоре

Откройте карточку контрагента, перейдите на вкладку договоров и проверьте каждый действующий:

• 🏷 Вид договора — «С покупателем», «С поставщиком», «Прочее» и другие. От вида зависит, на какие счета попадут расчёты. Договор «Прочее» в реализации — частая причина долга на 76 вместо 62.
• ⏳ Срок оплаты — количество дней. Попадает в отчёты по срокам долга.
• 💱 Валюта и расчёты в у.е. — без верной настройки возникают курсовые разницы, которые выглядят как остаток долга.

Способ погашения задолженности

В платёжных документах есть поле «Способ погашения задолженности»: «Автоматически», «По документу», «Не погашать». При «Автоматически» оплата закрывает самые старые долги по договору. При «По документу» — конкретную накладную. Если клиент платит по счетам выборочно, ставьте «По документу», иначе отчёт по срокам долга покажет просрочку там, где её нет.

Перед тем как перейти к ошибкам, пройдите короткий контроль договоров:

Как найти и исправить ошибки в учёте задолженности

Большая часть «странных» долгов — не реальные долги, а техническое расхождение. Ниже типовые случаи и способ исправить их через документы.

Документ «Корректировка долга»

Если расхождение законное (взаимозачёт, перенос долга между договорами, списание), используйте документ Продажи → Расчеты с контрагентами → Корректировка долга. Он закрывает задолженность проводкой между счетами расчётов, а не ручной операцией.

Возможные действия документа:

• 🔄 зачёт задолженности — взаимозачёт между дебиторкой и кредиторкой одного контрагента;
• ➡️ перенос задолженности — с одного договора или контрагента на другой;
• 🗑 списание задолженности — например, долга с истёкшим сроком давности на прочие доходы или расходы.

Экспресс-проверка

Отчеты → Экспресс-проверка анализирует учёт и находит часть ошибок по расчётам: отрицательные остатки, незачтённые авансы, противоположные сальдо. Это хороший старт перед ручным разбором, но не замена ОСВ.

Чего не делать

• ❌ Не правьте долги ручной операцией «Дт 62 Кт 62». Отчёты по документам расчётов перестанут сходиться.
• ❌ Не меняйте документы в закрытом периоде без проверки: изменится сальдо в уже сданной отчётности.
• ❌ Не удаляйте «лишние» платежи, если они есть в банковской выписке. Ищите, на какой договор их надо перенести.

Частые вопросы