Проверка расчёта 6-НДФЛ в 1С перед отправкой в ФНС

Открываете расчёт в Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты (в ЗУП — Отчётность, справки), жмёте Проверка → Проверить контрольные соотношения — и программа сама подсвечивает расхождения. Но встроенная проверка ловит не всё: она сверяет цифры внутри формы, а не то, правильно ли удержан и перечислен налог. Поэтому надёжная проверка 6-НДФЛ в 1С — это три слоя: контрольные соотношения, сверка разделов между собой и отчёты по НДФЛ из программы.

Ниже — порядок, который даёт расчёт без расхождений с лицевым счётом в ФНС. Он одинаково работает в «1С:Бухгалтерии 8» (БП 3.0) и «1С:Зарплате и управлении персоналом» (ЗУП 3.1): различаются только названия разделов меню.

С чего начать: приводим учёт НДФЛ в порядок

Расчёт 6-НДФЛ заполняется автоматически из регистров накопления по НДФЛ. Если налог в них «висит» неправильно, то и в отчёте будут ошибки — сколько потом ни правь форму вручную. Поэтому сначала чиним данные, а только потом формируем расчёт.

Что проверить до формирования отчёта:

• 📌 все документы начисления и выплаты за период проведены, нет «красных» помеченных на удаление;
• 📌 ведомости на выплату зарплаты проведены и в них стоит признак удержания НДФЛ;
• 📌 межрасчётные выплаты (отпускные, больничные, премии, матпомощь) проведены раньше или в день выплаты, а не задним числом;
• 📌 даты в документах соответствуют фактическим датам выплаты — именно от них считается срок перечисления налога.

Перед правкой проведённых документов задним числом сделайте резервную копию базы . Перепроведение документа выплаты меняет удержанный налог и его дату — это напрямую влияет на раздел 1.

Встроенная проверка контрольных соотношений

Это первый фильтр. В открытой форме расчёта нажмите Проверка и выберите два действия по очереди:

1. Проверить контрольные соотношения — программа сверяет показатели по формулам ФНС (внутри формы и между разделами) и выдаёт список расхождений с пояснением, какие строки не сходятся.
2. Проверить выгрузку — проверяет формат электронного файла: заполнены ли обязательные реквизиты, корректны ли коды. Без этого файл может не принять приёмный комплекс ФНС.

Каждую строку протокола проверки можно развернуть: 1С показывает, из каких показателей сложилось расхождение, и даёт расшифровку. Это быстрее, чем искать ошибку вручную.

Что обычно отлавливают контрольные соотношения:

Проверка раздела 1: удержанный налог по срокам

В разделе 1 по действующей форме отражается НДФЛ, удержанный за отчётный период, разбитый по срокам перечисления. Здесь чаще всего всплывают ошибки, потому что срок перечисления зависит от даты фактической выплаты, а не от месяца начисления.

Как проверить раздел 1:

1. Сверьте общую сумму удержанного налога в разделе 1 с суммой по всем ведомостям на выплату за период.
2. Проверьте, что каждая выплата попала в правильный срок перечисления. Налог, удержанный в одном периоде, должен стоять в том сроке, который соответствует дате выплаты.
3. Убедитесь, что суммы возвращённого сотрудникам налога (если был возврат) отражены отдельной строкой, а не «свёрнуты» с удержанным.

Самая частая причина расхождения — межрасчётная выплата, проведённая не той датой. Например, отпускные выплатили 28-го, а документ провели 1-м числом следующего месяца. Тогда налог уедет в другой срок перечисления, и раздел 1 не сойдётся с фактическими платежами.

Проверка раздела 2: исчислено, удержано, перечислено

Раздел 2 — это обобщённые нарастающим итогом суммы: доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог, а также количество физлиц, получивших доход. Проверяют его сверху вниз.

Что сверить в разделе 2:

• Сумма дохода — с общим фондом начислений, облагаемых НДФЛ, за период. Не облагаемые суммы (например, часть матпомощи или суточных в пределах норм) в доход попадать не должны.
• Вычеты — с суммой применённых стандартных, имущественных и социальных вычетов. Если вычет больше дохода за месяц, 1С переносит остаток, и это нормально.
• Исчисленный налог — пересчитайте по формуле: (доход − вычеты) × ставка. Пример: доход 50 000 ₽, вычет на ребёнка 1 400 ₽, ставка 13% → (50 000 − 1 400) × 13% = 48 600 × 0,13 = 6 318 ₽.
• Удержанный налог — обычно равен исчисленному, но может отличаться, если зарплата за последний месяц периода ещё не выплачена на отчётную дату.
• Количество физлиц — совпадает с числом сотрудников, получивших облагаемый доход. Уволенные и вновь принятые в течение периода тоже считаются.

Разные ставки (13% и 15% с превышения, 30% для нерезидентов) программа показывает отдельными блоками. Проверьте, что сотрудник с доходом свыше порога прогрессии разбит на две ставки корректно, а нерезиденты не попали в блок 13%.

Сверка с приложением «Справки о доходах»

Отдельной справки 2-НДФЛ как самостоятельного отчёта больше нет: с 2021 года она входит в состав годового расчёта 6-НДФЛ как приложение 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Поэтому «сверка с 2-НДФЛ» сегодня — это сверка раздела 2 годового расчёта с приложением 1.

Логика проверки простая: суммы из всех справок приложения 1, сложенные вместе, должны совпасть с обобщёнными показателями раздела 2 за год.

Как свериться:

1. Сформируйте годовой расчёт — приложение 1 заполнится по всем сотрудникам автоматически.
2. Сложите по справкам доход, исчисленный и удержанный налог.
3. Сверьте итоги с соответствующими полями раздела 2.

Если суммы не сходятся, ищите сотрудника с «ручной» корректировкой дохода или налога, перерасчётом за прошлый период или неверной датой увольнения. Для отдельного работника удобно вывести Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (в ЗУП) — он раскладывает весь налог по видам доходов и датам.

Отчёты для самопроверки НДФЛ

Эти отчёты показывают данные в том же разрезе, в каком заполняется расчёт, и помогают найти причину расхождения до отправки.

• Анализ НДФЛ по месяцам — доход, вычеты, исчисленный и удержанный налог по каждому месяцу. Видно, где исчислено не равно удержано.
• Контроль сроков уплаты НДФЛ — по каким выплатам и в какой срок нужно было перечислить налог, что оплачено, что просрочено.
• Анализ НДФЛ по датам получения доходов — раскладка по датам дохода, удержания и срокам перечисления (логика раздела 1).
• Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — вся история начислений, удержаний и выплат по одному человеку.

В БП 3.0 эти отчёты лежат в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате, в ЗУП 3.1 — в Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам.

Частые ошибки и как их исправить

Если ошибку нашли и исправили документ, переформируйте расчёт заново — не правьте цифры в форме руками. Ручная правка держится до первого перезаполнения, а при выгрузке в ФНС расхождение всплывёт снова.

Если ошибку нашли уже после сдачи

Расчёт приняли, а потом выяснилось, что сумма неверна, — подают уточнённый (корректирующий) расчёт. Порядок в 1С такой:

1. Исправьте документ-первопричину (начисление, выплату, вычет) в том периоде, где возникла ошибка.
2. Создайте новый экземпляр расчёта за тот же период.
3. На титульном листе укажите номер корректировки (1, 2 и далее по порядку) — поле становится доступным при создании уточнённого расчёта.
4. Переформируйте, прогоните контрольные соотношения заново и отправьте.

Несколько нюансов, из-за которых уточнёнку возвращают:

• Корректировку сдают по той же форме, по которой был сдан исходный расчёт. Если за период форма успела смениться, уточняют по старой.
• Если ошибка затронула приложение 1 (справки о доходах в годовом расчёте), по справке с ошибкой указывают номер корректировки справки, а по остальным — нет.
• Доплату налога и пени лучше перечислить до подачи уточнёнки — тогда штрафа по статье 123 НК РФ можно избежать.

Частые вопросы