Где увидеть начисления, удержания и выплаты зарплаты в 1С
Содержание
Начисленную зарплату в 1С быстрее всего смотреть в расчётном листке: в 1С:ЗУП это Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Там видны начисления, удержания (включая НДФЛ), выплаты и долг на конец месяца по каждому сотруднику.
Сотруднику свои суммы считать в 1С не нужно — ему достаточно расчётного листка из «1С:Кабинета сотрудника» или на почте. Бухгалтеру же важна не одна цифра «на руки», а вся цепочка: что начислили, что удержали, какие проводки легли в учёт и сходятся ли итоги со сводом. Ниже — как проверить зарплату с обеих сторон и в разных конфигурациях.
Что сотрудник видит в личном кабинете
У сотрудника нет доступа к базе 1С, и это нормально: свою зарплату он проверяет через сервис «1С:Кабинет сотрудника » либо по расчётному листку, который приходит на электронную почту.
В «1С:Кабинете сотрудника» (веб-версия и мобильное приложение) доступно:
- 📄 расчётные листки за каждый месяц — начисления, удержания, сумма к выплате;
- 💰 суммы и даты выплат — аванс, зарплата, отпускные, больничные;
- 🏖️ остаток дней отпуска;
- 📝 заявки на отпуск, справки 2-НДФЛ и справки о доходах.
Подключает кабинет бухгалтер со стороны базы: в 1С:ЗУП это Настройка → Сервис 1С:Кабинет сотрудника (в разных релизах путь к сервису может называться чуть иначе). После подключения сотрудник получает приглашение по email или телефону и заходит под своим логином.
Если кабинет не подключён, попросите бухгалтерию настроить рассылку расчётных листков на почту. В ЗУП это делается в том же блоке сервисов — листок уходит в виде защищённого PDF с паролем.
Проверить свою цифру без 1С сотрудник может так: взять начисленный оклад (или тариф × отработанные дни), вычесть НДФЛ 13% и прочие удержания — получится сумма к выплате за месяц. Например, при окладе 60 000 ₽ и полностью отработанном месяце НДФЛ составит 7 800 ₽, на руки — 52 200 ₽ (без учёта вычетов и аванса). Если результат заметно расходится с расчётным листком, причина обычно в вычетах, премиях или перерасчётах прошлых месяцев — это уже вопрос к расчётчику.
Отдельно стоит разделять аванс и окончательный расчёт. Аванс (зарплата за первую половину месяца) в расчётном листке идёт отдельной строкой выплаты, а итоговая сумма к выдаче в конце месяца уже уменьшена на выданный аванс. Поэтому «на руки» за вторую половину месяца почти всегда меньше оклада — это не ошибка, а вычет ранее полученного.
Проверка зарплаты бухгалтером в 1С:ЗУП
ЗУП — основная программа для расчёта зарплаты, и проверку здесь делают в несколько слоёв: сначала смотрят сам документ начисления, потом своды и анализ.
Документ начисления. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов (или Все начисления). Выберите нужный месяц и организацию. Внутри документа — вкладки:
- Начисления — оклад, премии, надбавки по каждому сотруднику.
- НДФЛ — исчисленный налог, применённые вычеты.
- Удержания — алименты, профсоюзные взносы, удержания по займам.
- Взносы — страховые взносы по сотрудникам.
Если цифра по сотруднику кажется неверной, встаньте на строку и нажмите кнопку с расшифровкой (значок «подробнее» в строке) — ЗУП покажет, из чего собралась сумма: сколько дней отработано, какие доплаты вошли, какой вычет учтён.
Своды и отчёты. Для проверки всего ФОТ за месяц удобнее отчёты из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате:
- Расчётный листок — детальная картина по одному сотруднику.
- Полный свод начислений, удержаний и выплат — итог по всей организации: начислено, НДФЛ, на руки.
- Анализ зарплаты по сотрудникам — таблица «сотрудник × вид начисления», удобно искать выброс.
Если в своде сумма «к выплате» не сходится с ведомостью на выплату, проверьте, все ли ведомости (Выплаты → Ведомости в банк / в кассу) проведены за месяц и нет ли выплат, зависших в черновиках.
Отдельно проверяют НДФЛ. С 2023 года налог считается удержанным не в момент начисления, а в момент выплаты, поэтому в ЗУП исчисленный и удержанный НДФЛ — это разные величины. Их сверяют отчётом «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Проверка разд. 1 6-НДФЛ»: если исчислено больше, чем удержано, значит часть дохода ещё не выплачена либо ведомость не проведена. Перед сдачей 6-НДФЛ эти суммы должны сходиться.
Как посмотреть зарплату в 1С:Бухгалтерии 3.0
В Бухгалтерии 3.0 есть упрощённый блок зарплаты — он рассчитан на небольшой штат. Проверка строится так же, как в ЗУП, но в своём разделе.
Начисления лежат в Зарплата и кадры → Все начисления (документ «Начисление зарплаты»). Откройте документ за месяц и проверьте колонки: начислено, НДФЛ, удержания, к выплате.
Отчёты — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате:
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Расчётный листок | Детализацию по сотруднику |
| Анализ зарплаты по сотрудникам | Начисления по всем сотрудникам |
| Расчётная ведомость (Т-51) | Свод начислений и удержаний |
Если организация ведёт полноценную зарплату в отдельной базе ЗУП, то в Бухгалтерии самих начислений не будет — туда переносится только документ «Отражение зарплаты в бухучёте». Тогда проверять суммы нужно в ЗУП, а в Бухгалтерии — только проводки.
Выплаты в БП 3.0 смотрят через Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или «в кассу»). Сумма проведённых ведомостей за месяц должна совпасть с суммой «к выплате» из расчётного листка.
Если в разделе «Зарплата и кадры» не видно документов начисления, проверьте настройку: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Там задаётся, ведётся расчёт зарплаты в этой базе или во внешней программе. При выборе «во внешней программе» в Бухгалтерии останутся только проводки, а начисления будут в ЗУП — это нормальная схема для организаций с большим штатом.
Проверка зарплаты в 1С:УНФ
В «Управлении нашей фирмой» зарплатный блок простой — он покрывает начисление и выплату без сложного кадрового учёта. Проверка идёт через раздел Зарплата.
Начисления за месяц формирует документ «Начисление зарплаты» в разделе Зарплата → Начисления. Внутри — суммы по сотрудникам, НДФЛ и к выплате.
Для проверки итогов в УНФ используйте:
- Расчётный листок — в разделе
Зарплата → Отчёты(если включён расчёт зарплаты в настройках). - Ведомость по зарплате — свод начислено/удержано/выплачено.
Если раздела «Зарплата» в УНФ не видно, он отключён в настройках. Включается в Настройки → Ещё возможности → Зарплата (точное название пункта зависит от релиза). Без этой галки начисление и расчётный листок недоступны.
Выплаты в УНФ проверяют по кассовым и банковским документам с видом операции «Выплата зарплаты» — их сумма должна сойтись с начисленным к выдаче.
Учтите особенность: УНФ подходит для простого расчёта по окладу и сдельной оплате, но сложные кадровые ситуации (районные коэффициенты, северные надбавки, детальный учёт отпусков и больничных) она закрывает хуже, чем ЗУП. Если проверка показывает, что УНФ не учла какую-то надбавку автоматически, её, как правило, вводят вручную отдельной строкой начисления — это стоит иметь в виду при сверке.
Проверка проводок по зарплате
Начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов отражается стандартными проводками. Проверять их нужно в той базе, где ведётся бухучёт (БП 3.0), — после переноса из ЗУП или прямого начисления.
Типовые проводки по зарплате:
- Начисление: Дт 20 (26, 44) — Кт 70 — зарплата отнесена на затраты;
- НДФЛ: Дт 70 — Кт 68.01 — удержан налог (субсчёт НДФЛ налогового агента);
- Страховые взносы: Дт 20 (26, 44) — Кт 69 — взносы на затраты;
- Выплата: Дт 70 — Кт 51 (50) — перечислено сотруднику.
Чтобы увидеть проводки конкретного документа, откройте его и нажмите кнопку с зелёными стрелками (Дт/Кт — показать проводки). Для общей картины за период подойдут отчёты:
- Анализ счёта 70 (
Отчёты → Анализ счёта) — обороты и остаток по расчётам с персоналом; - Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — долг по зарплате на начало и конец месяца.
Кредитовый остаток по счёту 70 на конец месяца — это невыплаченная зарплата (долг перед сотрудниками). Если там зависла сумма, которую по факту уже выдали, значит не проведена ведомость на выплату.
Страховые взносы с 2023 года администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены), большинство взносов уплачивается единым тарифом. Если видите старые субсчета 69 по отдельным фондам — это данные прошлых периодов, для новых начислений используется единый счёт взносов.
Как проверить зарплату за прошлый период
Исторические данные в 1С не стираются — любой прошлый месяц можно пересмотреть, указав нужный период в отчёте.
Чтобы посмотреть зарплату за прошлый месяц или год:
- Откройте нужный отчёт (
Расчётный листок,Анализ зарплаты по сотрудникам). - В настройке периода задайте интересующий месяц или диапазон.
- Сформируйте отчёт — данные подтянутся из проведённых документов того периода.
Если сумма в прошлом периоде отличается от той, что вы помните, причина чаще всего в перерасчёте: в ЗУП перерасчёты прошлых месяцев (доначисление премии, исправление больничного) видны в документе Зарплата → Перерасчёты и попадают в расчётный листок месяца, в котором их начислили, с пометкой, за какой период.
Не исправляйте закрытый период задним числом без необходимости — это сдвигает уже сданную отчётность по НДФЛ и взносам. Корректировки прошлых месяцев вносите текущим периодом через механизм перерасчёта.
Для сверки годовых сумм с отчётностью используйте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за год и сравните его с данными расчёта по страховым взносам и 6-НДФЛ.
Ещё один надёжный способ проверить прошлый период — отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)». Он строит таблицу, где по строкам идут сотрудники, а по столбцам — месяцы, и сразу видно, где начисление выбивается из ряда: например, в одном месяце у человека вдвое больше обычного — повод открыть расчётный листок этого месяца и найти причину (премия, отпускные, перерасчёт).
Если нужно сверить выплаты с банком за прошлый период, сформируйте отчёт по счёту 70 за тот же интервал и сопоставьте дебетовые обороты (выплаты) с выписками. Расхождение покажет либо неучтённую выплату, либо лишнюю проводку.