Где посмотреть начисления, удержания и выплаты сотрудника в 1С:ЗУП

Быстрее всего проверить зарплату в 1С через расчетный листок: в ЗУП 3.1 это Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок. В нём на одной странице видно, что начислено, что удержано, сколько уже выплачено и какой долг остался на конец месяца.

Сотруднику без доступа к базе этот же листок приходит от бухгалтерии или в личный кабинет. Бухгалтеру листка мало: для проверки по всей организации нужны свод начислений, ведомости и сверка со счётом 70. Ниже разобраны все уровни, от простого к детальному. Пути даны для ЗУП 3.1, в ЗКГУ 3.1 они такие же, в БП 3.0 — с оговорками в таблице.

Как сотруднику проверить свою зарплату

Работник обычно не заходит в базу 1С. Свою зарплату он видит одним из трёх способов.

Работодатель обязан сообщать сотруднику о составных частях зарплаты при каждой выплате. Это требование статьи 136 ТК РФ, форму листка утверждает сама организация. Поэтому расчетный листок можно запросить у бухгалтерии в любой момент, отказать в нём не вправе.

Что сверять в своём листке

• 🗓️ Отработанные дни и часы. Если в листке 18 дней из 21, а вы работали весь месяц, ошибка в табеле или в приказе.
• 💰 Оклад и надбавки. Сумма по окладу должна быть пропорциональна отработанному времени.
• 🧾 НДФЛ. Для большинства сотрудников это 13% от начислений, если годовой доход не превысил 2,4 млн ₽.
• 💳 Выплаты. Аванс и зарплата за месяц, а также отпускные и больничные, если они были.
• ➖ Долг на конец месяца. Сколько организация ещё должна вам или вы ей.

Пример расчёта для самопроверки

Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, вы отработали 18.

1. Начислено по окладу: 60 000 / 21 × 18 = 51 428,57 ₽.
2. НДФЛ 13%: 51 428,57 × 0,13 = 6 685,71, округляем до рубля — 6 686 ₽.
3. На руки за месяц: 51 428,57 − 6 686 = 44 742,57 ₽.
4. Аванс уже выплачен 25 000 ₽. К выплате в день зарплаты: 44 742,57 − 25 000 = 19 742,57 ₽.

Если цифра в листке расходится с вашим расчётом больше чем на копейки, спросите бухгалтерию, откуда разница. Частые причины: премия, перерасчёт прошлого месяца, удержание по исполнительному листу или вычет на детей.

Проверка зарплаты в 1С:ЗУП бухгалтером и кадровиком

У бухгалтера задача шире: убедиться, что начисление по всей организации правильное, до того как деньги ушли в банк. Удобный порядок — от общего к частному.

Шаг 1. Посмотрите документ начисления

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и найдите документ за нужный месяц. Проверьте вкладки:

• Начисления — оклад, премии, доплаты по каждому сотруднику, с количеством дней и часов;
• Удержания — профвзносы, алименты, займы;
• НДФЛ — исчисленный налог и применённые вычеты;
• Взносы — страховые взносы работодателя;
• Перерасчеты — доначисления за прошлые месяцы, если кадровые документы вводили задним числом.

Шаг 2. Сформируйте расчетный листок по подразделению или по всей организации

Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок. Укажите месяц, организацию, при необходимости подразделение или конкретного сотрудника, и нажмите «Сформировать».

Листок можно вызвать и прямо из документа начисления: через кнопку печати в его командной панели. Так удобно проверить одного человека, не уходя из документа.

Шаг 3. Сверьте итоги в своде

Зарплата → Отчеты по зарплате → Свод начислений, удержаний и выплат. Отчёт даёт суммы по видам начислений и удержаний за период. Его итог по начислениям должен совпасть с итогом документа «Начисление зарплаты и взносов» плюс отдельные документы: отпуска, больничные, разовые премии.

Шаг 4. Помесячная картина по сотруднику

Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» в том же разделе отчётов показывает начисления человека по месяцам в одну строку. Резкий провал или скачок сразу виден, и вы понимаете, какой месяц разбирать.

Где те же отчёты в других программах

Ведомости на выплату: что ушло сотрудникам

Начислить зарплату и выплатить её — разные документы. Пока ведомость не проведена, выплата в расчетном листке не появится, и сотрудник будет числиться с долгом.

Все ведомости собраны в Выплаты → Все ведомости. Там же отдельные списки:

• 🏦 ведомости в банк (зарплатный проект);
• 💳 ведомости перечислений на счета (на личные карты по реквизитам);
• 💵 ведомости в кассу;
• 🤝 ведомости через раздатчика.

Что проверить в ведомости

1. Вид выплаты. Аванс, зарплата, отпуск, межрасчётная выплата. Ошибка в виде выплаты ломает отчётность по НДФЛ.
2. Месяц, за который платят. Аванс за октябрь и зарплата за октябрь должны ссылаться на октябрь.
3. Сумма к выплате и удержанный НДФЛ. В ведомости на зарплату НДФЛ удерживается при выплате; в авансовой ведомости обычно его нет, если аванс не за отработанные дни по межрасчёту.
4. Состав сотрудников. Уволенные с полным расчётом не должны попадать в ведомость снова.
5. Подтверждение банка. Для зарплатного проекта сверьте суммы с выпиской: зачислено ли всем.

Регистры начислений: детальный разбор для опытных

Когда отчёты показывают странную сумму и непонятно, откуда она взялась, смотрите первичные записи регистров. Это последний уровень, ниже него только сам расчёт.

Как открыть регистры

1. Включите команду «Все функции»: Главное меню → Сервис → Параметры и отметьте флажок «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте Главное меню → Все функции → Регистры расчета и выберите регистр «Начисления» или «Удержания».
3. Для выплат и долга откройте Все функции → Регистры накопления → Взаиморасчеты с сотрудниками.
4. Отберите строки по сотруднику и периоду: щёлкните правой кнопкой по нужному значению в колонке и установите отбор по нему, либо воспользуйтесь строкой поиска списка.

Каждая строка регистра ссылается на документ-регистратор. Двойной щелчок по ней открывает документ, которым начисление попало в базу.

Безопасная альтернатива

Удобнее и безопаснее строить выборку не по регистру напрямую, а через универсальный отчёт: Все функции → Отчеты → Универсальный отчет. Тип источника — регистр расчета, источник — «Начисления». Там доступны группировки по сотрудникам, видам расчёта и документам.

Как посмотреть зарплату за прошлые месяцы и годы

Все отчёты по зарплате строятся за произвольный период. В расчетном листке укажите не один месяц, а диапазон, например январь–декабрь: листки выведутся подряд, по месяцу на страницу.

Для годового обзора удобнее помесячный анализ зарплаты или свод начислений с периодом «год». Они показывают общую картину, по которой видно, какой месяц разбирать подробно.

Особые случаи

• 📦 Данные перенесены из ЗУП 2.5. Если учёт перешёл на ЗУП 3.1 с переносом только итоговых сумм, подробный листок за старые месяцы может быть неполным. Детали смотрите в старой базе, её не стоит удалять.
• 🔄 Исправление прошлого месяца. Если кадровый документ поправили задним числом, перерасчёт попадёт в текущий месяц. В листке за прошлый месяц сумма останется прежней, а разница появится в текущем.
• 🗂️ Закрытый период. Если в базе установлена дата запрета изменения данных, документы прошлых периодов откроются только на просмотр. Это нормально.

Выгрузка данных о зарплате в Excel и для отчётности

Любой отчёт ЗУП сохраняется в файл. После формирования нажмите кнопку сохранения в командной панели отчёта (значок дискеты) и выберите формат: Excel (.xlsx), PDF, табличный документ (.mxl) или другой.

Что обычно выгружают:

• 📊 свод начислений, удержаний и выплат — для руководителя и аудитора;
• 📄 расчетные листки в PDF — для рассылки сотрудникам или по запросу;
• 🧾 справки о доходах — Налоги и взносы → Справки НДФЛ, для сотрудника по его заявлению;
• 🗃️ регламентированная отчётность — 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и ЕФС-1 формируются в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность.

Сверка ЗУП с бухгалтерией

Если зарплата считается в ЗУП, а учёт ведётся в БП 3.0, проверьте, что обе базы сходятся:

1. В ЗУП сформируйте свод начислений за месяц.
2. В БП откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 за тот же месяц.
3. Сравните: оборот по кредиту 70 — это начисления, оборот по дебету — удержания и выплаты.
4. Если не сошлось, проверьте, выполнена ли синхронизация баз и загружено ли «Отражение зарплаты в бухучете» за этот месяц.

Типичные ошибки при проверке зарплаты

Ошибки в начислении редко сидят в формулах. Чаще проблема в исходных данных или в том, как смотрят отчёт.

• ❌ Сверяют листок до проведения ведомостей. Сотрудник видит долг организации, хотя деньги уже ушли. Сначала проведите ведомость, потом формируйте листок.
• ❌ Не учитывают межрасчётные документы. Отпускные, больничные, разовые премии оформляются отдельно от ежемесячного начисления. В своде они есть, в документе «Начисление зарплаты и взносов» их нет.
• ❌ Путают месяц начисления и месяц выплаты. Зарплата за сентябрь выплачена в октябре, но в отчётах по начислениям она относится к сентябрю.
• ❌ Табель не совпадает с приказами. Если сотрудник был в отпуске, а табель ведётся вручную, программа может начислить оклад и отпускные за одни дни. Сверяйте табель с кадровыми документами.
• ❌ Не видят вычеты. НДФЛ меньше 13% — часто это стандартный вычет на детей, а не ошибка. Проверьте вкладку НДФЛ в начислении.

Частые вопросы