Учёт iPhone в 1С по серийным номерам и IMEI

Айфон в рознице — это обычный товар, он идёт на счёт 41 и учитывается как запасы. Главная особенность — у каждого аппарата есть уникальный IMEI, поэтому магазину нужен не просто количественный учёт «10 штук iPhone 15», а привязка конкретного устройства к документам прихода и продажи. В 1С это решается через механизм серийных номеров.

Ниже — как включить серийный учёт, завести карточку модели, оформить поступление от поставщика, продать аппарат с кассы и свести остатки на инвентаризации. Пути и документы приведены для 1С:Розница 2.3 и 1С:Управление торговлей 11 — именно в них ведут торговлю техникой Apple. В 1С:Бухгалтерия поштучный учёт по IMEI не предусмотрен, там айфоны проводят обычной номенклатурой.

Почему айфоны учитывают поштучно, а не «оптом»

Обычный товар списывается количеством: продали 3 штуки — остаток уменьшился на 3. С техникой так нельзя по нескольким причинам.

• 🔢 Гарантия и возвраты. Покупатель приносит аппарат по гарантии — нужно поднять, когда и по какой накладной он пришёл, какой у него IMEI.
• 📦 Контроль пересорта. Два айфона одной модели могут отличаться памятью, цветом, партией. Поштучный учёт не даёт их перепутать.
• 🧾 Споры с поставщиком. Если пришёл брак, вы возвращаете конкретное устройство по его серийному номеру, а не абстрактную «единицу».

У смартфона бывает два IMEI (для двух SIM) плюс серийный номер Apple. В 1С в поле серийного номера обычно пишут основной IMEI — он печатается на коробке и читается сканером со штрихкода. Это и будет «паспорт» аппарата внутри базы.

Включаем учёт серийных номеров в настройках

По умолчанию серийный учёт выключен. Пока вы его не включите, поля для IMEI в документах не появятся.

В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка и найдите группу настроек «Серийные номера». В 1С:Розница 2.3 аналогичная настройка живёт в разделе Администрирование в группе параметров склада — название пункта «Серийные номера».

Здесь есть выбор режима использования:

1. Для справочной информации — номер просто фиксируется в документах, остатки по нему не контролируются. Самый лёгкий вариант для старта.
2. С контролем остатков — система следит, чтобы нельзя было продать IMEI, которого нет на складе, и не принять один и тот же номер дважды.

Для торговли дорогой техникой выбирайте контроль остатков по серийным номерам — именно он защищает от пересорта и двойной продажи одного аппарата.

После включения опции сохраните настройки. Поля серийных номеров появятся в документах поступления, продажи и инвентаризации.

Заводим карточку модели iPhone

Карточка — это не конкретный аппарат, а модель: «iPhone 15 128 ГБ черный». Конкретные устройства отличаются уже серийными номерами внутри этой карточки.

Создайте новый элемент справочника номенклатуры (раздел со справочниками товаров, кнопка «Создать») и заполните ключевые реквизиты:

• Наименование — с памятью и цветом: iPhone 15 128GB Black. Чем точнее, тем меньше пересорта.
• Вид номенклатуры — «Товар» (не услуга, не набор). К виду привязывается признак серийного учёта.
• Единица измерения — штука. Айфоны всегда считаются поштучно.
• Ставка НДС — 20%, если магазин на ОСНО. На УСН или патенте ставка не указывается или ставится «Без НДС».
• Признак учёта по серийным номерам — включите его в карточке или в виде номенклатуры, иначе поле IMEI в документах по этому товару не появится.

Штрихкод модели (EAN на коробке) заведите на вкладке со штрихкодами — он нужен для быстрого подбора товара на кассе. А вот IMEI штрихкодом модели не является: это уникальный номер экземпляра, он попадёт в документ отдельно.

Оформляем поступление айфонов от поставщика

Приход техники проводят документом поступления — в 1С:Управление торговлей это Поступление товаров и услуг (раздел «Закупки»), в 1С:Розница — Поступление товаров (раздел «Закупки» или «Склад»). Если поставщик прислал УПД, оформляйте поступление на её основании.

Порядок действий:

1. Создайте документ поступления, выберите поставщика и склад, куда приходует товар.
2. В табличную часть подберите карточку модели и укажите количество — например, 10 штук iPhone 15.
3. Укажите цену поступления и ставку НДС из накладной.
4. Для товара с серийным учётом откройте ввод серийных номеров — обычно это отдельная кнопка или колонка в строке товара — и внесите IMEI каждого аппарата. Номера удобно сканировать со штрихкодов на коробках.
5. Проверьте, что количество серийных номеров совпало с количеством в строке: 10 штук — 10 IMEI.
6. Проведите документ.

После проведения на складе появятся 10 конкретных аппаратов, каждый со своим IMEI. В режиме контроля остатков система не даст провести документ , если один и тот же IMEI вы попытаетесь принять дважды.

В бухгалтерском контуре поступление товара формирует движение по счёту 41 (товары) и 19 (НДС), если вы на ОСНО. Себестоимость каждого аппарата — цена закупки без НДС.

Продажа и списание устройства со склада

В рознице продажу пробивают на кассе. Кассир подбирает модель по штрихкоду коробки, а затем система требует указать серийный номер — сканирует IMEI с той же коробки. Так в чек попадает не просто «iPhone 15», а конкретный аппарат.

Если включён контроль остатков, кассе нельзя пробить IMEI, которого нет на складе: это страхует от продажи «воздуха» и от повторной продажи уже проданного аппарата.

В оптовой схеме (1С:Управление торговлей) продажу оформляют документом Реализация товаров и услуг: там серийные номера вносятся так же, как в поступлении — по строке товара.

Что происходит со складом и учётом при продаже:

• аппарат с указанным IMEI списывается с остатков;
• серийный номер фиксируется в чеке или реализации — потом по нему находят продажу для гарантии и возврата;
• в бухучёте формируется списание себестоимости и выручка (для розницы — через отчёт о розничных продажах и счёт 90).

При возврате от покупателя серийный номер возвращается на склад тем же механизмом: в документе возврата указывается IMEI, и аппарат снова становится доступен.

Перед тем как пробить аппарат на кассе, кассиру стоит сверить три вещи: IMEI на коробке совпадает с IMEI на лотке под крышкой, модель и память соответствуют карточке, упаковка не вскрыта. Это занимает секунды, но снимает большинство споров о подмене и пересортице уже на моменте продажи.

Если айфон продают в комплекте с аксессуарами (чехол, стекло, страховка), эти позиции добавляются в чек отдельными строками. На серийный учёт самого аппарата они не влияют: IMEI указывается только для телефона, а чехол пробивается количеством.

Инвентаризация: сверяем IMEI и разбираем расхождения

Пересчёт техники — не «посчитать коробки», а сверить физические IMEI с тем, что числится в базе. Для этого в 1С есть документ пересчёта (инвентаризации) товаров.

Как провести:

1. Создайте документ пересчёта товаров на нужный склад.
2. Заполните его остатками по данным учёта — система подтянет, какие IMEI должны быть в наличии.
3. Физически отсканируйте IMEI всех аппаратов на витрине и складе.
4. Сопоставьте: система покажет, каких номеров не хватает и какие лишние.

Расхождения бывают трёх типов:

По итогам пересчёта оформляют оприходование излишков и списание недостач — отдельными документами на основании инвентаризации. Недостача дорогой техники обычно требует разбирательства и приказа, а не тихого списания.

Частые ошибки при учёте техники по IMEI

Эти ошибки повторяются в большинстве магазинов — проверьте себя.

• 🚫 Серийный учёт включили, а признак в карточке — нет. Опция включена глобально, но для конкретной модели забыли поставить флажок. В итоге поля IMEI по айфону не появляются. Проверяйте вид номенклатуры и карточку.
• 🚫 Записали серийный номер вместо IMEI. На коробке несколько штрихкодов: EAN модели, серийный номер Apple, IMEI. Договоритесь в магазине, что в 1С всегда вносится один и тот же тип номера (обычно IMEI1), иначе сверка не сойдётся.
• 🚫 Количество не бьётся с числом серийников. В строке 10 штук, а IMEI внесли 9. Документ либо не проведётся (при контроле остатков), либо создаст «висящий» аппарат без номера.
• 🚫 Разные карточки на одну модель. iPhone 15 и Айфон 15 — две карточки, остатки размазаны. Ведите единый стандарт наименований.
• 🚫 Продажа без сканирования IMEI. Самая частая. Контроль остатков по серийным номерам закрывает её на уровне кассы.

Частые вопросы