Акт сверки взаиморасчётов в 1С 8.3 Бухгалтерия: от создания до согласования

Документ «Акт сверки расчётов» лежит в разделе Покупки и Продажи — ссылка «Акты сверки расчётов» в группе «Расчёты с контрагентами». Один и тот же журнал открывается из обоих разделов. Создаёте документ, выбираете контрагента, период и валюту, нажимаете «Заполнить» — программа подтягивает обороты по счетам расчётов.

Сам по себе акт сверки проводок не делает и на учёт не влияет: это отчётная форма, которая показывает ваше сальдо расчётов с контрагентом на дату и сравнивает его с данными партнёра. Поэтому «провести» его в привычном смысле нельзя — вместо проведения документ переводят в статус согласованного, и после этого он блокируется от правок.

Ниже — как заполнить обе колонки, где спрятаны счета учёта, как найти причину расхождения и чем отличается бумажный акт от электронного.

Что такое акт сверки и когда его составляют

Акт сверки взаиморасчётов фиксирует состояние расчётов между вашей организацией и контрагентом за выбранный период. В нём построчно идут документы, формирующие задолженность: реализации, поступления, оплаты, зачёты авансов, корректировки.

Составляют его в типовых ситуациях:

• 📅 перед закрытием года — для подтверждения дебиторской и кредиторской задолженности в балансе;
• 💰 при истребовании долга — подписанный обеими сторонами акт прерывает течение срока исковой давности;
• 🔁 при переходе на нового бухгалтера или смене учётной системы;
• 📝 по условиям договора, если там прописана периодическая сверка.

Акт сверки не входит в обязательную первичку и его форму стороны согласуют сами. В 1С используется универсальный бланк, который устраивает большинство контрагентов.

Отдельно про срок исковой давности. По общему правилу он составляет три года. Акт сверки, подписанный должником, признаётся действием о признании долга и обнуляет этот срок — отсчёт начинается заново с даты подписания. Поэтому для просроченной дебиторки подписанный контрагентом акт ценнее любой переписки: он прямо продлевает возможность взыскать долг через суд.

Где найти документ и создать новый

Путь одинаков в 1С:Бухгалтерия 8.3 (БП 3.0), интерфейс «Такси»:

Покупки → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов

или

Продажи → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов

В открывшемся журнале нажмите «Создать». В шапке заполните:

1. Организация — если в базе их несколько.
2. Контрагент — по кому сверяемся.
3. Договор — конкретный договор или оставьте поле пустым, чтобы свести расчёты по всем договорам сразу.
4. Период — даты начала и конца сверки (поля «с» и «по»).
5. Валюта — по умолчанию валюта регламентированного учёта; для валютных договоров выберите нужную.

Если нужно видеть расчёты в разрезе договоров, поставьте флажок «Разбить по договорам» — тогда в печатной форме обороты сгруппируются по каждому договору отдельно.

== Период берите с запасом: начинайте с даты, на которую сальдо точно совпадало (например, с начала года), иначе входящий остаток «утянет» за собой старое расхождение. ==

Выбор счетов учёта расчётов

Это шаг, который чаще всего пропускают, а потом удивляются пустым строкам. Перейдите на вкладку «Счета учёта расчётов». Здесь отмечены счета, обороты по которым попадут в акт.

По умолчанию отмечены основные счета расчётов:

Если с контрагентом есть, например, расчёты по займам (счета 66, 67) или по претензиям (76.02), добавьте эти счета флажками — иначе соответствующие суммы в акт не попадут, и сальдо не сойдётся.

После настройки счетов вернитесь на вкладку «По данным организации» и нажмите «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Таблица заполнится документами с суммами по дебету и кредиту.

Заполнение данных контрагента и сверка сумм

Акт состоит из двух зеркальных таблиц: ваши данные и данные контрагента. Для партнёра дебет и кредит меняются местами — то, что у вас отгрузка (дебет 62), у него поступление.

Вкладку «По данным контрагента» можно заполнить двумя способами:

• Автоматически — кнопка «Заполнить по данным организации» переносит ваши строки с зеркальным знаком. Используйте, когда уверены, что у партнёра всё учтено так же.
• Вручную — вбиваете строки из акта, который прислал контрагент. Так вы сразу видите, по каким документам данные расходятся.

Конечные сальдо обеих сторон должны сойтись: ваша задолженность перед контрагентом = его дебиторка к вам, и наоборот.

Если итоговые суммы в двух колонках равны — сверка закрыта. Если нет — переходите к разбору расхождений.

Как найти причину расхождения

Расхождение почти всегда объясняется одной из типовых причин. Сверяйте сверху вниз:

Для точечного поиска удобен отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) по нужному счёту расчётов с отбором по контрагенту и договору. Разверните по регистратору — увидите все документы, формирующие сальдо, с датами и суммами. Сравнивая этот список со строками контрагента, вы быстро находите лишний или недостающий документ.

Отдельно стоит проверить зачёты авансов. Если в договоре стоит зачёт «автоматически», а при вводе реализации галочку сняли, аванс и отгрузка останутся несвязанными: по счёту 62.01 будет задолженность, а по 62.02 — незачтённый аванс. В акте это выглядит как две встречные суммы, которые у контрагента давно схлопнуты в ноль. Лечится перепроведением документа реализации или ручным документом «Корректировка долга » с видом операции «Зачёт авансов».

По валютным договорам частая причина копеечных расхождений — курсовая разница. Контрагент мог взять курс ЦБ на дату отгрузки, а у вас в договоре стоит курс на дату оплаты или с процентом. Сверяйте не только рублёвые суммы, но и суммы в валюте: если валютные совпадают, а рублёвые нет — дело в курсе, и это нормально, такое расхождение в акте просто оговаривают.

Печать, подписание и статус «Сверка согласована»

Готовый акт распечатайте кнопкой «Акт сверки расчётов» на панели документа (значок печати). Откроется табличный документ, который можно вывести на принтер или сохранить в PDF.

Перед печатью проверьте, заполнены ли на вкладке «Дополнительно» фамилии и должности подписантов с обеих сторон — они попадут в подвал бланка. Если поля пустые, подписи придётся дописывать от руки.

Порядок подписания:

1. Печатаете акт в двух экземплярах.
2. Подписываете у своего руководителя или бухгалтера, ставите печать.
3. Отправляете оба экземпляра контрагенту.
4. Партнёр подписывает, один экземпляр возвращает вам.

Когда подписанный акт вернулся и расхождений нет, поставьте в документе флажок «Сверка согласована». После этого документ блокируется от изменений — его нельзя случайно перезаполнить и потерять согласованные данные. Снять флажок может пользователь с правами, если потребуется правка.

Отправка акта сверки по ЭДО

Акт можно не печатать, а отправить электронно через 1С-ЭДО или другого оператора, подключённого к базе.

Из формы документа нажмите «ЭДО → Отправить электронный документ» (команда доступна, если сервис ЭДО настроен в Администрирование → Обмен электронными документами). Контрагент получит акт в своей учётной системе, сверит и подпишет своей электронной подписью.

Особенности электронного акта сверки:

• Это неформализованный документ — строгого формата ФНС для акта сверки нет, он передаётся как PDF или произвольный документ с подписью.
• Для акта сверки достаточно любой электронной подписи, о которой договорились стороны; квалифицированная (КЭП) обязательна только для счетов-фактур и ряда формализованных документов.
• Статус документа в ЭДО (отправлен, получен, подписан) отслеживается в разделе Продажи → Текущие дела ЭДО или в самой карточке акта.

Как ускорить массовую сверку в конце периода

Если контрагентов десятки, создавать акты по одному долго. Полноценной типовой обработки «массовая сверка» в БП 3.0 нет, но есть рабочие приёмы.

Отбор должников заранее. Перед формированием актов постройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 с группировкой по контрагентам. Сразу видно, с кем есть ненулевое сальдо и кому акт действительно нужен — не тратьте время на контрагентов с нулём.

Копирование по образцу. Настройте один акт (период, счета, разбивку по договорам), затем в журнале выделяйте его и жмите «Создать новый документ копированием» (F9). Останется только сменить контрагента и перезаполнить — настройки счетов и периода уже стоят.

Регулярная отправка по ЭДО. Для контрагентов на электронном документообороте сверку удобнее поставить на поток: сформировали пакет актов и отправили одной операцией из «Текущих дел ЭДО».

Если объёмы большие и сверка нужна ежемесячно, задачу решают внешней обработкой или расширением конфигурации, которое создаёт акты по списку контрагентов из ОСВ. Это разовая доработка под вашу базу — типовая поставка такой функции не содержит, поэтому не ищите её в стандартном меню.

Частые вопросы