Учёт аренды помещения в 1С:Бухгалтерии: от договора до закрытия месяца

Аренду у арендатора в 1С:Бухгалтерии 8.3 проводят документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги»: стоимость попадает на счёт затрат (26, 44 или 20), расчёты с арендодателем — на 60.01, входной НДС — на 19.04. Оплату отражают списанием с расчётного счёта или расходным кассовым ордером.

Типичная ситуация: пришёл акт на аренду офиса за месяц, к нему счёт-фактура, а в начале действия договора вы ещё перечислили обеспечительный платёж. Ниже — как провести каждый из этих документов так, чтобы взаиморасчёты сошлись, НДС принялся к вычету, а депозит не улетел в расходы.

Разберём учёт у арендатора при обычной (не упрощённой по сути) аренде помещения или оборудования. Для длительных договоров отдельно покажем, когда вместо «услуг аренды» нужно признавать право пользования активом по ФСБУ 25/2018.

Подготовка: контрагент, договор и счета расчётов

Сначала заводят арендодателя и договор — без них документ поступления не провести.

1. Откройте Справочники → Контрагенты, создайте карточку арендодателя. По ИНН программа подтянет реквизиты из сервиса проверки контрагентов.
2. В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С поставщиком». Укажите номер, дату и валюту (обычно рубли).
3. Если арендодатель на общей системе и выставляет НДС — оставьте в договоре ставку по умолчанию; если он на УСН и работает без НДС, это будет видно уже в акте (ставка «Без НДС»).

Счета учёта расчётов 1С подставит сама: 60.01 для задолженности по акту и 60.02 для авансов. Менять их вручную не нужно — распределение между 60.01 и 60.02 программа делает по факту оплаты и зачёта.

Заранее решите, на какой счёт затрат относить аренду. Это зависит от того, где используется помещение:

• 🏢 офис, бухгалтерия, аппарат управления → счёт 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 🛒 торговый зал, склад торговой организации → счёт 44.01 «Издержки обращения»;
• 🏭 производственное помещение → счёт 20 «Основное производство» или 25 «Общепроизводственные расходы».

Поступление услуг аренды: документ и проводки

Ежемесячный акт проводят так:

1. Зайдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите «Поступление» и выберите «Услуги (акт)».
2. Укажите контрагента, договор, номер и дату входящего акта.
3. В табличной части добавьте строку: номенклатура услуги (например, «Аренда помещения»), сумма, ставка НДС.
4. В колонке «Счета учёта» проверьте счёт затрат и аналитику — статью затрат и подразделение. Статью затрат выбирайте с видом расхода «Прочие расходы» или «Материальные расходы» — это влияет на налоговый учёт.
5. Если есть счёт-фактура — впишите его номер и дату в поля внизу документа и нажмите «Зарегистрировать».

После проведения сформируются проводки:

Проводка Дт 68.02 Кт 19.04 появляется, если в документе зарегистрирован счёт-фактура и в его форме стоит галочка «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Без счёта-фактуры НДС повиснет на 19.04 и к вычету не пойдёт.

Налоговый учёт. При методе начисления арендные платежи — это прочие расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ). Признают их равномерно на последнее число каждого месяца, независимо от даты оплаты. В 1С налоговая сумма попадает в расход автоматически по счёту затрат с правильным видом расхода — отдельных документов для этого делать не нужно.

Если договор заключён на несколько месяцев и оплачен вперёд одной суммой, в бухгалтерском и налоговом учёте всё равно списывают по месяцам. Единовременно всю предоплату в расходы ставить нельзя — это завысит затраты текущего периода и занизит налог на прибыль.

Для аренды государственного или муниципального имущества правила другие: арендатор становится налоговым агентом по НДС (ст. 161 НК РФ) и сам исчисляет налог. В 1С для этого в договоре включают признак «Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС». Это отдельный сценарий — здесь его не разворачиваем.

Оплата арендодателю через банк и кассу

Оплату проводят после или до акта — порядок роли не играет, 1С сама разнесёт суммы по 60.01 и 60.02.

Безналичная оплата. Загрузите выписку в Банк и касса → Банковские выписки либо создайте «Списание» вручную. Вид операции — «Оплата поставщику», счёт расчётов 60.01, счёт авансов 60.02.

Если платёж прошёл раньше акта, он встанет авансом на 60.02. Когда проведёте акт, программа при закрытии месяца или следующим платежом зачтёт аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Оплата наличными. Аренду у организации платят наличными редко и с лимитом 100 000 ₽ по одному договору (указание ЦБ о наличных расчётах), но механика такая:

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача (РКО).
2. Вид операции — «Оплата поставщику», счёт 60.01.
3. Проводка: Дт 60.01 Кт 50.01.

Обеспечительный платёж: учёт депозита без списания в расходы

Депозит (обеспечительный платёж) — это не расход и не аванс за услугу. Он возвращается в конце договора или засчитывается в счёт последнего месяца. В расходы обеспечительный платёж не относят — это частая и дорогая ошибка.

У арендатора депозит — это дебиторская задолженность, её учитывают на счёте 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами», а выданное обеспечение дополнительно показывают за балансом на счёте 009.

В 1С перечисление проводят «Списанием» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами», счёт 76.09:

Проводку по забалансовому счёту 009 вводят документом «Операция» (Операции → Операции, введённые вручную) — автоматически она не формируется.

Если по договору депозит с НДС и зачитывается в оплату — налог появится только в момент зачёта, когда возникает реализация услуги. На этапе перечисления обеспечения НДС нет.

Долгосрочная аренда и ФСБУ 25/2018: право пользования активом

Схема «аренда = услуга на счёте 26» подходит не всем. По ФСБУ 25/2018 арендатор в общем случае обязан признать право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде, а не списывать платежи в текущие расходы.

Стандарт разрешает учитывать аренду упрощённо (сразу в расходы), только если выполнено хотя бы одно условие:

• срок аренды не больше 12 месяцев;
• рыночная стоимость предмета аренды в новом состоянии — не больше 300 000 ₽;
• организация вправе вести упрощённый бухучёт (малое предприятие).

Если ни одно условие не выполнено — например, офис снят на 3 года — аренду проводят по ФСБУ 25.

В 1С:Бухгалтерии для этого есть отдельный документ: ОС и НМА → Поступление в аренду. Он признаёт право пользования как внеоборотный актив (счёт 01.03 «Арендованное имущество») и обязательство по аренде на счёте 76.07. Дальше ежемесячно:

• начисляется амортизация права пользования (счёт 02.03);
• начисляются проценты на обязательство по аренде;
• арендные платежи уменьшают обязательство, а не относятся прямо в расходы.

Закрытие месяца: куда уходят расходы на аренду

Собранные на счетах затрат суммы закрывает регламентная операция. Запускают её в Операции → Закрытие месяца.

Что происходит с арендой при закрытии:

• счёт 26 закрывается на 90.08 (при методе «директ-костинг») или распределяется на счета производства 20/23;
• счёт 44.01 у торговых организаций закрывается на 90.07 «Расходы на продажу»;
• при учёте по ФСБУ 25 начисляется амортизация ППА и проценты по обязательству.

Метод закрытия счёта 26 задаётся в учётной политике: Главное → Учётная политика, параметр «Общехозяйственные расходы включаются». Если выбран директ-костинг, вся аренда офиса сразу уменьшает финансовый результат.

После успешного закрытия проверьте, что счета затрат по аренде обнулились: в оборотно-сальдовой ведомости у счёта 26 (или 44) не должно остаться сальдо на конец месяца.

Отчёты для контроля взаиморасчётов с арендодателем

Чтобы убедиться, что аренда проведена верно, а долг перед арендодателем отражён правильно, используют три отчёта.

Логика проверки простая:

1. Откройте ОСВ по счёту 60 с группировкой по контрагентам и договорам.
2. Кредитовое сальдо — ваш долг за аренду, дебетовое на 60.02 — переплата (аванс).
3. Сальдо на 76.09 по этому арендодателю — сумма депозита, которую он вам должен вернуть.

Если цифры в 1С и в акте сверки арендодателя расходятся — чаще всего виноват непроведённый акт, оплата без указания договора или депозит, ошибочно отнесённый на 60 вместо 76.09.

Частые ошибки и как их исправить

Отдельно — не про шаги, а про то, что ломает учёт аренды чаще всего.