Учёт авансов в 1С:Бухгалтерия: полученные и выданные

Аванс в 1С не проводят отдельным документом «Аванс» — его отражают обычным поступлением или списанием денег, а программа сама относит сумму на авансовый субсчёт по признаку «нет закрывающего документа». Полученные от покупателей авансы ложатся на счёт 62.02, выданные поставщикам — на 60.02. Главное, что определяет правильность учёта, — это не проводка платежа, а настройка зачёта авансов в договоре и порядок регистрации счетов-фактур на аванс.

Ниже — как отразить аванс полученный и аванс выданный, как настроить автоматический зачёт при отгрузке, как 1С считает и восстанавливает НДС с авансов и по каким отчётам свести остатки . Пути приведены для 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, интерфейс «Такси».

С чего начать: договор и учётная политика по НДС

Два параметра решают почти всё. Оба задаются один раз, дальше авансы считаются автоматически.

Зачёт авансов в договоре. Откройте карточку договора (Справочники → Договоры или из карточки контрагента). Поле Зачёт авансов принимает значения:

• 🔹 Автоматически — программа сама зачтёт аванс при отгрузке или поступлении. Рабочий вариант для большинства.
• 🔹 Не зачитывать — аванс висит на 62.02/60.02, пока вы не проведёте зачёт вручную документом Корректировка долга.
• 🔹 По документу — зачёт только по тем платежам, которые прямо указаны в документе отгрузки.

Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Путь: Главное → Налоги и отчёты → НДС, блок Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Здесь вы говорите программе, когда вообще выписывать счёт-фактуру на полученный аванс:

• регистрировать всегда при получении аванса;
• не регистрировать авансы, зачтённые в течение 5 календарных дней;
• не регистрировать авансы, зачтённые до конца месяца;
• не регистрировать авансы, зачтённые до конца квартала.

Аванс полученный от покупателя

Отдельного документа не нужно — деньги приходят обычным поступлением.

1. Создайте Банк и касса → Банковские выписки → Поступление (или загрузите из клиент-банка).
2. Вид операции — Оплата от покупателя.
3. Укажите контрагента, договор и сумму. Счёт расчётов по авансам 62.02 подставится сам.

Проводка платежа:

Дт 51   Кт 62.02   — поступил аванс от покупателя

Пока отгрузки нет, сумма числится авансом на 62.02. Как только вы проведёте Реализацию по этому же договору, 1С при закрытии месяца (или сразу, при настройке Автоматически) зачтёт аванс:

Дт 62.02   Кт 62.01   — зачёт ранее полученного аванса

Счёт 62.01 — это расчёты по отгрузке, 62.02 — по авансам. Зачёт переносит сумму с авансового субсчёта на расчётный, и долг покупателя закрывается.

Аванс выданный поставщику

Зеркальная ситуация. Деньги уходят списанием.

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции — Оплата поставщику.
3. Контрагент, договор, сумма. Счёт авансов 60.02 подставится автоматически.

Дт 60.02   Кт 51   — перечислен аванс поставщику

При поступлении товаров или услуг по этому договору аванс зачтётся:

Дт 41 (10, 26…)   Кт 60.01   — оприходованы ТМЦ/услуги
Дт 19             Кт 60.01   — входной НДС
Дт 60.01          Кт 60.02   — зачёт ранее выданного аванса

Субсчёт 60.01 — расчёты за поставленное, 60.02 — по выданным авансам. Логика та же, что и с покупателями, только знаки долга обратные.

Как 1С зачитывает авансы при отгрузке

Если в договоре стоит Автоматически, порядок такой: сначала программа проверяет, есть ли по договору незачтённый аванс, и закрывает отгрузку им — до суммы аванса. Остаток, если отгрузка больше аванса, становится обычной задолженностью на 62.01.

Разберём на цифрах. Покупатель заплатил аванс 120 000 ₽. Вы отгрузили товар на 200 000 ₽.

• Зачёт аванса: Дт 62.02 Кт 62.01 — 120 000 ₽.
• Остаётся долг покупателя на 62.01 — 80 000 ₽.

Если отгрузка меньше аванса — зачтётся вся сумма отгрузки, а незачтённый остаток аванса так и висит на 62.02 до следующей поставки или возврата.

Когда по договору несколько отгрузок, 1С зачитывает авансы в хронологическом порядке: более ранний аванс закрывается более ранней отгрузкой. Поэтому важно, чтобы даты платежей и реализаций стояли корректно — если задним числом добавить платёж с ранней датой, при перепроведении зачёт перестроится, и суммы в закрытом периоде могут измениться.

Когда зачёт нужно сделать между разными договорами или контрагентами, используйте Покупки/Продажи → Корректировка долга с видом операции Зачёт авансов.

НДС с авансов: начисление и восстановление

Это самый частый источник ошибок. Разберём обе стороны.

У продавца (аванс полученный). В день получения аванса возникает обязанность начислить НДС (ст. 167 НК РФ). В 1С это делает документ Счёт-фактура выданный на аванс. Сформировать их пачкой за период можно через Банк и касса → Счета-фактуры на аванс (помощник сам отберёт незакрытые авансы).

Дт 76.АВ   Кт 68.02   — начислен НДС с полученного аванса

Счёт 76.АВ — это «НДС по авансам полученным», своего рода временное хранилище. При отгрузке программа примет этот НДС к вычету:

Дт 68.02   Кт 76.АВ   — вычет НДС, ранее начисленного с аванса

То есть НДС с аванса вы платите заранее, а при реализации возвращаете через вычет — чтобы не платить налог дважды с одной сделки.

У покупателя (аванс выданный). Если поставщик дал счёт-фактуру на аванс, вы вправе принять НДС к вычету , не дожидаясь товара. В 1С зарегистрируйте Счёт-фактуру полученный на аванс из документа списания.

Дт 68.02   Кт 76.ВА   — НДС с выданного аванса принят к вычету

При поступлении товара этот вычет нужно восстановить (ст. 170 НК РФ) — потому что теперь вы заявите вычет уже по самому товару:

Дт 76.ВА   Кт 68.02   — восстановлен НДС, принятый к вычету с аванса

Счёт 76.ВА — «НДС по авансам выданным». Вычет по авансу выданному — право, а не обязанность: можно его не заявлять, тогда и восстанавливать нечего.

НДС с аванса считается по расчётной ставке: при основной ставке 20% это 20/120 от суммы с НДС, при 10% — 10/110. То есть с аванса 120 000 ₽ налог составит 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. Программа выделяет НДС сама, если в договоре и платеже стоит верная ставка, но проверить расчёт стоит — особенно по договорам со смешанными ставками.

Как проверить остатки и свести взаиморасчёты

Прежде чем закрывать месяц, проверьте, что авансы не зависли и НДС свёлся. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту).

Разворачивайте ОСВ по субсчетам и по контрагентам/договорам. Полезные контрольные точки:

• 🔹 Сальдо 62.02 и 76.АВ должны соотноситься по ставке: если на 62.02 висит 120 000 ₽ аванса по ставке 20%, на 76.АВ должно быть около 20 000 ₽.
• 🔹 Красное (отрицательное) сальдо 62.01 у контрагента — почти всегда признак того, что аванс не зачёлся из-за разных договоров.
• 🔹 Сверьте декларацию: начисленный НДС с авансов и восстановленный НДС проверяет отчёт Анализ учёта по НДС (Отчёты → Анализ учёта по НДС).

Если видите расхождение по НДС, запустите Операции → Закрытие месяца и посмотрите регламентную операцию по формированию записей книги продаж и книги покупок — часто сумма просто не попала в книгу из-за непроведённого счёта-фактуры на аванс.

Для сверки с контрагентом сформируйте Покупки/Продажи → Акт сверки взаиморасчётов: в нём авансы и отгрузки показаны одной лентой, и сразу видно, какой платёж не закрыт. Если нужно найти все зависшие авансы разом, разверните ОСВ по счёту 62.02 (или 60.02) с группировкой по контрагенту и отсортируйте по убыванию сальдо — крупные остатки обычно и есть незачтённые предоплаты.

Типичные ошибки с авансами

Ошибки здесь редко про проводку платежа — чаще про настройки и счета-фактуры.

• ❌ Аванс завис на 62.02, хотя отгрузка была. Проверьте, что оплата и реализация оформлены по одному договору. Разные договоры зачёт не связывает.
• ❌ Не начислен НДС с полученного аванса. Не сформированы счета-фактуры на аванс. Запустите помощник Банк и касса → Счета-фактуры на аванс за квартал.
• ❌ НДС с аванса задвоился в декларации. Счёт-фактура на аванс выписан, но при отгрузке не прошёл вычет Дт 68.02 Кт 76.АВ. Причина — закрытие месяца выполнено до проведения реализации. Перепроведите документы и закройте месяц заново.
• ❌ Не восстановлен НДС с выданного аванса. Вы приняли вычет по авансу поставщику, а при поступлении товара забыли восстановить. Это выявит Анализ учёта по НДС и, позже, требование из налоговой.
• ❌ Зачёт стоит «Не зачитывать». Тогда 1С никогда не закроет аванс сама. Либо смените настройку в договоре, либо делайте Корректировку долга.