Оформление доплаты в 1С 8.3: зарплата, учёт и расчёты с поставщиком

Доплата в 1С — это не отдельная кнопка, а начисление со своим видом расчёта. Разовую доплату сотруднику проводят документом Разовое начисление в ЗУП 3.1 или строкой в Начислении зарплаты в Бухгалтерии; доплату поставщику — обычным платёжным документом на недостающую сумму. От того, какой объект вы выберете, зависит, попадёт ли сумма в расчётный листок, в НДФЛ и во взносы.

Частая ошибка — провести доплату к зарплате бухгалтерской Операцией напрямую на счёт 70. Проводку такой документ сделает, но в отчёты по зарплате, в 6-НДФЛ и в персонифицированные сведения сумма не попадёт. Поэтому зарплатную доплату всегда начисляют через механизм расчёта зарплаты, а не ручной проводкой.

Ниже — как оформить доплату в разных конфигурациях 1С 8.3, какие проводки формируются и чем проверить результат.

Когда оформляют доплату и чем её обосновать

Доплата — это сумма сверх оклада или тарифа, которую работодатель обязан или вправе выплатить. Три самых частых законных основания:

• 🧩 Совмещение должностей и расширение зон — ст. 151 ТК РФ. Размер стороны согласуют письменно, доплата идёт к основной зарплате.
• ⏰ Сверхурочная работа — ст. 152 ТК РФ. Первые два часа не менее чем в полуторном размере, далее — в двойном.
• 📅 Работа в выходной или праздник — ст. 153 ТК РФ. Не менее чем в двойном размере либо одинарная оплата плюс отгул.

Сюда же относят доплату до МРОТ, доплату за ночные и вредные условия, за наставничество. Каждая такая выплата опирается на приказ, допсоглашение или табель — без документа-основания начислять её не стоит.

Размер многих доплат жёстко задан законом, и в 1С он считается автоматически. Пример: оклад 60 000 ₽ при 20 рабочих днях даёт примерно 3000 ₽ за день. За работу в праздник сотруднику полагается двойная оплата — около 6000 ₽ за этот день сверх оклада, если месячная норма уже выработана. Вводить такую сумму руками не нужно: вы указываете дату и часы, а коэффициент программа берёт из ст. 153 ТК РФ. Числа ориентировочные — итог зависит от нормы часов месяца и системы оплаты.

Разовая доплата сотруднику в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 для единичной выплаты удобнее всего документ Разовое начисление. Путь: раздел Зарплата → Разовые начисления (если команды не видно — включите её в Настройка → Расчёт зарплаты).

Порядок действий:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Выберите вид начисления с назначением «Доплаты, надбавки» или «Премия». Если подходящего нет — создайте его (см. раздел про виды расчёта ниже).
3. Добавьте сотрудника и впишите сумму доплаты либо показатель, от которого она считается.
4. Проверьте, что в документе рассчитался НДФЛ, и проведите.

Для доплаты за совмещение на постоянной основе Разовое начисление не подходит — там сумму пришлось бы вводить каждый месяц вручную. Для этого в ЗУП есть отдельный документ Совмещение должностей (раздел Зарплата): вы задаёте период и процент или фиксированную сумму, а программа начисляет доплату автоматически вместе с зарплатой.

После проведения доплата попадёт в документ Начисление зарплаты и взносов за месяц, в расчётный листок сотрудника и в базу по НДФЛ и взносам. Отдельно выплачивать её не обязательно — сумму можно включить в общую ведомость или сделать на неё отдельную Ведомость в банк.

Отдельная ситуация — доплата до МРОТ. Её не вводят вручную суммой: в ЗУП есть специальный вид начисления, который сам сравнивает заработок сотрудника с минимальным размером оплаты труда за отработанное время и добавляет разницу. Если такой доплаты в базе нет, её подключают один раз в настройках состава начислений, после чего она применяется ко всем, кто недотянул до МРОТ. Это надёжнее, чем доплачивать разовым начислением и отслеживать порог самостоятельно.

Доплата к зарплате в 1С:Бухгалтерия 8.3

В Бухгалтерии предприятия 3.0 расчёт зарплаты упрощённый и подходит для небольшого штата. Доплату здесь проводят внутри документа Начисление зарплаты: раздел Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты.

Шаги:

1. Откройте или создайте Начисление зарплаты за нужный месяц, нажмите Заполнить.
2. В строке сотрудника раскройте начисления и добавьте строку с видом расчёта «Доплата».
3. Укажите сумму. НДФЛ и взносы пересчитаются по кнопке Пересчитать.
4. Проведите документ и проверьте движения.

Если вида начисления «Доплата» нет в списке, его создают в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления. Там же задают способ отражения в учёте — он определяет счёт затрат.

Не проводите доплату к зарплате бухгалтерской операцией вручную. Проводка Дт 20 Кт 70 сформируется, но сумма не встанет в регистры по НДФЛ и взносам, и отчётность придётся править руками.

Какие проводки формирует доплата

Счёт затрат (20, 25, 26, 44 или 08 при капитальном строительстве) подставляется из настройки способа отражения зарплаты, а не выбирается вручную в каждом документе.

Доплата поставщику и корректировка расчётов

«Доплата поставщику» — это не зарплатная операция, и механизм расчёта зарплаты здесь ни при чём. Если вы перечислили поставщику меньше, чем должны по договору или акту, нужно просто доплатить разницу.

В Бухгалтерии и в Управлении торговлей порядок одинаковый по сути:

1. Создайте Списание с расчётного счёта (в УТ — Списание безналичных денежных средств).
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Выберите договор и, если ведёте расчёты по документам, укажите, в счёт какой накладной идёт доплата.
4. Впишите сумму разницы и проведите.

Проводка — Дт 60.01 Кт 51. После неё сальдо по счёту 60 закроется, а задолженность перед поставщиком обнулится.

Если доплата идёт авансом, до поставки, деньги лягут на счёт 60.02, а зачтутся при проведении накладной. Проверить, корректно ли закрылась задолженность, проще всего по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 в разрезе договоров: если по договору осталось нераскрытое сальдо, значит платёж или привязан не к тому документу, или ушёл на другой субсчёт.

Корректировка долга нужна в другом случае — когда менять сумму платежа не требуется, а надо перенести или зачесть задолженность. Например, перенести долг с аванса (60.02) на расчёты по накладной (60.01) или зачесть встречные требования. Для этого служит документ Корректировка долга (раздел Покупки в Бухгалтерии, Финансы или Казначейство в УТ) с нужным видом операции — «Зачёт авансов», «Перенос задолженности» или «Прочие корректировки». Доплату деньгами она не заменяет.

Настройка вида расчёта для регулярной доплаты

Чтобы доплата считалась сама каждый месяц, её оформляют не разовым документом, а плановым начислением. Сначала настраивают вид расчёта.

В ЗУП 3.1: Настройка → Начисления → Создать. Ключевые поля:

• Назначение — «Повременная оплата и надбавки» или «Доплаты, надбавки». От него зависит, как начисление себя ведёт.
• Формула — например, фиксированной суммой или процентом от оклада. Показатели (размер доплаты) заводят отдельно, чтобы менять их без правки вида расчёта.
• Налогообложение и взносы — укажите код дохода НДФЛ и признак обложения взносами. Большинство доплат облагаются в общем порядке.
• Способ выполнения — «Ежемесячно» для планового начисления.

Готовый вид назначают сотруднику документом изменения оплаты труда (раздел Кадры) или прямо в кадровом приказе. Дальше программа подхватывает доплату в каждом Начислении зарплаты автоматически, пока вы её не отмените.

Размер плановой доплаты удобно задавать через показатель, а не фиксированным числом в формуле. Тогда при изменении суммы вы правите одно значение показателя новым документом изменения оплаты, а старые начисления остаются нетронутыми. Если же вписать сумму прямо в вид расчёта, менять её придётся у самого начисления, и это затронет всех, кому оно назначено.

В Бухгалтерии 3.0 набор настроек у начисления беднее, но логика та же: созданное начисление с установленным флагом ежемесячного применения попадает в расчёт без повторного ввода.

Чем проверить начисленную доплату

После проведения доплату стоит сверить — особенно если настраивали новый вид расчёта. Несколько отчётов, которые закрывают проверку:

• 📄 Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) — видно, что доплата попала в начисления сотрудника отдельной строкой.
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — контроль итогов по организации за месяц.
• 🧮 Анализ зарплаты по сотрудникам — разбивка сумм по видам начислений.
• 💰 Анализ начисленных налогов и взносов — проверка, что с доплаты посчитаны НДФЛ и взносы.
• 📘 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 (раздел Отчёты) — сверка начисленного и выплаченного в бухучёте.

Если доплата видна в проводках, но не попала в расчётный листок — почти наверняка её провели операцией мимо механизма зарплаты. Отмените такую проводку и начислите доплату правильным документом.

Типичные ошибки при оформлении доплаты

Ошибки с доплатами почти всегда об одном — сумма проведена «не тем» объектом и потому не доходит до отчётности.

• ❌ Доплата бухгалтерской операцией на счёт 70. Проводка есть, в 6-НДФЛ и перссведениях суммы нет.
• ❌ Разовое начисление вместо планового. Доплату за совмещение на полгода вводят вручную каждый месяц и однажды забывают.
• ❌ Неверное налогообложение в виде расчёта. Забыли код дохода или признак взносов — НДФЛ и взносы считаются неправильно.
• ❌ Доплата поставщику через корректировку долга . Долг закрыли, а деньги не ушли — сальдо по счёту 60 расходится с банком.
• ❌ Доплата задним числом без перепроведения. Документ изменили, но расчёт зарплаты и выплаты за месяц не пересчитали.

Частые вопросы о доплатах в 1С