Оформление доставки покупателю в 1С: от заказа до проводок

Полноценный механизм доставки живёт в 1С:Управление торговлей (УТ 11): способ доставки указывается в заказе клиента на вкладке Доставка, а задания на перевозку формируются в рабочем месте Склад и доставка → Доставка. В 1С:Бухгалтерии отдельного модуля перевозок нет — там доставку отражают как услугу в реализации и учитывают транспортные расходы на счёте 44.

Ниже — порядок действий для УТ 11: от включения опции и оформления заказа до отгрузки, расчётов с перевозчиком и проводок по транспортным расходам. Пути меню даны для интерфейса «Такси» на платформе 8.3.

Какие настройки включить перед работой с доставкой

Если вкладки Доставка в заказе нет, механизм просто выключен. Включается он один раз.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. В группе Доставка установите флажок Управление доставкой.
3. Там же задайте используемые варианты: самовывоз, доставка силами своей организации, доставка через перевозчика.

После включения опции в системе появляются справочники для адресной доставки:

• Транспортные средства — своя машина, грузоподъёмность, водитель.
• Зоны доставки — районы или направления, по которым группируются адреса.
• Интервалы доставки — временные окна, если возите по расписанию.

Заполнять их все сразу необязательно. Для разовой доставки до клиента достаточно адреса в заказе; зоны и интервалы нужны, когда перевозок много и их планируют на день вперёд.

Отдельно проверьте, что у организации настроены склады отгрузки и заполнены адреса контрагентов — без адреса доставка «до клиента» не рассчитается.

Как указать доставку в заказе клиента

Доставка начинается не с отдельного документа, а с реквизитов заказа.

1. Создайте Продажи → Заказы клиентов → Создать и заполните товарные строки как обычно.
2. Перейдите на вкладку Доставка.
3. Выберите вариант доставки:

4. Для доставки до клиента укажите адрес, желаемую дату и, если ведёте зоны, зону доставки.
5. Проведите заказ.

Пока заказ не проведён, задание на перевозку по нему не сформируется. Это частая причина, по которой «доставка не появляется» в рабочем месте.

Способ доставки можно задать и в договоре или соглашении с клиентом — тогда он подставится в заказ автоматически, и реквизит не придётся заполнять каждый раз вручную.

Задания на перевозку и отгрузка товаров

Когда заказ с доставкой проведён, работа переходит в рабочее место Склад и доставка → Доставка. Здесь собираются все перевозки, сгруппированные по статусам.

Порядок обработки:

1. В списке К доставке найдите нужный заказ.
2. Сформируйте Задание на перевозку — в него попадают адрес, товары и перевозчик.
3. Назначьте транспортное средство и водителя (если ведёте свой транспорт) либо перевозчика.
4. По мере выполнения переводите задание по статусам: В работе → Выполнено.

Параллельно оформляется отгрузка товара. В УТ 11 фактическое списание со склада идёт расходным ордером на товары, а переход права собственности и выручка отражаются документом Реализация товаров и услуг. Оба документа удобно создавать на основании заказа — тогда количество и цены переносятся без ручного ввода.

Нужен ли отдельный расходный ордер, зависит от настройки склада. На складе с ордерной схемой сначала кладовщик проводит расходный ордер (факт выдачи), и только потом бухгалтер — реализацию. На обычном складе без ордеров достаточно одной реализации: она и списывает товар, и формирует выручку. Проверьте схему в карточке склада, чтобы не искать «лишний» документ, которого у вас нет.

Если доставка платная и выделяется клиенту отдельной суммой, добавьте в реализацию строку с услугой доставки — она пройдёт по счетам выручки наравне с товаром.

Обеспечение заказа тоже влияет на доставку. Пока товар не зарезервирован или не поступил на склад отгрузки, отгрузить и повезти его нельзя. Статус обеспечения виден в самом заказе: если он не «К отгрузке», сначала закройте потребность — резервом, перемещением между складами или заказом поставщику.

Доставка через стороннего перевозчика

Когда везёт не ваш транспорт, а транспортная компания, в заказе выбирается вариант Доставка до перевозчика, а в задании указывается контрагент-перевозчик.

Что здесь важно развести:

• 📦 Передача груза перевозчику — оформляется в рабочем месте доставки, фиксирует, кому и когда передан товар.
• 💰 Услуга перевозки — это расходы вашей организации, их отражает документ поступления от транспортной компании (см. следующий раздел).
• 📄 Транспортная накладная — печатная форма на перевозку; в типовой УТ есть бланки отгрузочных документов, расширенные формы иногда добавляют доработкой.

Отдельно держите в голове момент перехода рисков. Если по договору право собственности переходит в момент передачи перевозчику, то выручку и списание товара отражают именно на эту дату, а не на дату вручения клиенту. Это влияет на то, в каком периоде попадёт реализация в учёт. Условие смотрите в договоре с покупателем, а не угадывайте.

Прямого обмена с API служб доставки (СДЭК, Почта России и т. п.) в типовой УТ 11 нет. Автоматический расчёт тарифа, печать этикеток и трек-номера подключают через отраслевые решения или внешние обработки — это доработка, а не штатная функция. Если вам обещают «готовую интеграцию из коробки», уточняйте, что именно установлено поверх типовой конфигурации.

Учёт расходов на доставку: счета и проводки

Здесь появляется бухгалтерия, и всё зависит от того, чья это доставка и как она связана с товаром.

Доставка товаров покупателю своими силами или сторонней ТК. Это расходы на продажу. У торговой организации они собираются на счёте 44.01 и в конце месяца списываются на себестоимость продаж.

Доставка товаров от поставщика на ваш склад. Такие транспортные расходы можно либо включить в стоимость товаров, либо учесть на 44.01 как издержки обращения и распределять на остаток нереализованных товаров — порядок закрепляют в учётной политике (ст. 320 НК РФ, ФСБУ 5/2019 «Запасы»).

Типовые проводки на примере: услуга перевозки от сторонней компании 6 000 ₽ без НДС, НДС 20% — 1 200 ₽, итого к оплате 7 200 ₽.

В 1С:Бухгалтерии поступление услуги перевозки заводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги». Счёт затрат 44.01 подставляется в табличной части. Доставку, которую вы выставляете клиенту, добавляют строкой-услугой в Реализацию товаров и услуг.

Распределение транспортных расходов на остаток товаров. Если расходы на доставку товаров от поставщика учтены на 44.01, а не включены в стоимость, их нельзя списать на затраты целиком. По статье 320 НК РФ это прямые расходы: на расходы текущего месяца относится только часть, приходящаяся на реализованные товары, а остаток «висит» пропорционально нереализованным. Расчёт делается по среднему проценту за месяц, и в 1С он выполняется при закрытии месяца автоматически — вручную сумму делить не нужно.

Доставка собственным транспортом. Здесь нет внешнего перевозчика, но расходы всё равно есть: ГСМ, зарплата водителя, амортизация машины. Они собираются на 44.01 через свои документы (списание ГСМ, начисление зарплаты), а не через поступление услуги. Путевой лист остаётся первичным документом, подтверждающим расход топлива.

Контроль доставки и автоматизация

Текущее состояние перевозок смотрят в том же рабочем месте Склад и доставка → Доставка: задания разложены по статусам, видно, что в работе, что выполнено, что просрочено.

Финансовую сторону проверяют стандартными отчётами:

• расчёты с перевозчиками — по счёту 60 в оборотно-сальдовой ведомости;
• расходы на доставку — обороты по счёту 44.01;
• рентабельность продаж с учётом доставки — в отчётах по валовой прибыли, если транспорт включён в себестоимость.

Что реально автоматизируется без тяжёлых доработок:

1. Подстановка способа доставки из соглашения или договора с клиентом — настраивается в карточке соглашения.
2. Групповое формирование заданий на перевозку из рабочего места доставки по отобранным заказам.
3. Регламентные задания на закрытие месяца , которые распределяют транспортные расходы.

Расчёт тарифа службы доставки, печать этикеток и обмен трек-номерами требуют внешних сервисов или обработок — закладывайте это как отдельный проект, а не как галочку в настройках.

Раз в месяц полезно сверять расчёты с перевозчиком: сальдо по счёту 60 в разрезе контрагента должно совпадать с актами выполненных работ. Расхождение чаще всего означает непроведённый акт или задвоенное поступление услуги — то и другое лечится до закрытия периода.

Типичные ошибки при оформлении доставки

• ❌ Нет вкладки «Доставка» в заказе — не включена опция Управление доставкой в разделе Склад и доставка.
• ❌ Задание на перевозку не создаётся — заказ не проведён либо выбран вариант «Самовывоз», для которого перевозка не нужна.
• ❌ Доставка задвоилась в расходах — услугу перевозки отразили и в реализации клиенту, и отдельным поступлением «на себя». Решите, чей это расход: ваш (44.01) или перекрываемый клиентом (выручка).
• ❌ НДС по доставке не встал к вычету — не проведён или не зарегистрирован счёт-фактура от перевозчика; проверьте книгу покупок.
• ❌ Транспортные расходы от поставщика сели не туда — порядок (в стоимость товара или на 44.01) не закреплён в учётной политике, и документы заводят каждый раз по-разному.

Частые вопросы