Как оформить и провести доверенность на получение ТМЦ в 1С

Документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии 8.3 лежит в разделе Покупки → Доверенности. Распространённое заблуждение — что его нужно «провести», чтобы появились проводки. Проводок (Дт/Кт) доверенность не формирует вообще: это первичная форма-полномочие, а не хозяйственная операция. «Провести доверенность» на практике означает заполнить реквизиты, записать документ и распечатать унифицированную форму М-2 или М-2а, по которой сотрудник получит ценности у поставщика.

Доверенность нужна, когда ценности у поставщика получает не руководитель, а сотрудник или сторонний представитель: без неё поставщик вправе не отпустить товар постороннему человеку. Пути меню дальше указаны для конфигурации «Бухгалтерия предприятия» 3.0 в интерфейсе «Такси»; в других типовых конфигурациях документ находится в похожем разделе покупок.

Что проверить до выписки: справочники и права

Доверенность связывает четыре сущности: организацию, поставщика, получателя и перечень ценностей. Если хоть одна не заведена, заполнение застопорится.

• 🏢 Организация — на чьё имя выдаётся доверенность. Для одной организации подставляется автоматически.
• 🚚 Контрагент-поставщик — у кого получают ценности. Должен быть в справочнике Справочники → Контрагенты.
• 👤 Физическое лицо — тот, кому выдана доверенность. Данные берутся из справочника Зарплата и кадры → Физические лица (или Справочники → Физические лица). Нужны паспортные данные: без них печатная форма выйдет с пустыми полями.
• 📦 Номенклатура — что именно получают. Берётся из справочника Справочники → Номенклатура.

Создание доверенностей входит в типовой профиль «Бухгалтер». Если у пользователя нет доступа к разделу Покупки или к журналу доверенностей, настройте права в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, назначив подходящий профиль групп доступа. Отдельной «галочки на доверенности» в типовой настройке нет — доступ регулируется профилем целиком, менять его стоит пользователю с правами администратора.

Где создать документ и как открыть журнал

Журнал всех доверенностей открывается из раздела Покупки → Доверенности. Здесь же создаётся новый документ.

Есть два пути:

1. Вручную. В журнале доверенностей нажмите Создать — откроется пустая форма.
2. На основании другого документа. Если поставка уже зафиксирована счётом или поступлением, откройте счёт от поставщика (или документ поступления) и выберите Создать на основании → Доверенность. Реквизиты поставщика и перечень ценностей подтянутся автоматически — останется указать получателя.

Второй способ удобнее: меньше ручного ввода и ниже риск разойтись в номенклатуре с первичкой поставщика.

Типовой порядок на практике такой: поставщик выставил счёт → бухгалтер завёл счёт в 1С → на его основании выписал доверенность → сотрудник забрал товар → в базу внесли поступление. Доверенность встаёт между счётом и поступлением и живёт своей жизнью: на остатки и взаиморасчёты она не влияет, но без неё поставщик вправе не отпустить ценности представителю.

Как заполнить реквизиты и перечень ценностей

Форма делится на шапку (кто, кому, у кого, по какому основанию) и табличную часть (что получаем).

В шапке заполните:

• Организация — ваша компания.
• Физическое лицо — получатель. После выбора в форму подтягиваются его паспортные данные.
• Контрагент — поставщик, у которого забирают ценности.
• Документ-основание — счёт, договор или наряд, по которому отпускаются ценности. В форме М-2 это графа «по наряду (счёту)».
• Срок действия — до какой даты доверенность действительна.

В табличной части постройте перечень: номенклатура, единица измерения, количество. Строк может быть несколько — по числу позиций, которые получает сотрудник. Новая строка добавляется кнопкой Добавить над таблицей; номенклатуру удобно подбирать из справочника прямо в строке.

Если доверенность создана на основании счёта от поставщика, таблица уже заполнена — сверьте позиции и при необходимости откорректируйте количество под фактическую отгрузку. Единица измерения подтягивается из карточки номенклатуры; в форме М-2 количество прописывается ещё и прописью, 1С делает это автоматически.

Про срок: по статье 186 ГК РФ, если срок в доверенности не указан, она действует один год со дня совершения. Доверенность без даты составления ничтожна. Организация вправе установить любой срок — хоть несколько дней, хоть год; прежнего ограничения «не более 15 дней» для М-2 давно нет.

Одна доверенность оформляется на одного поставщика. Если сотруднику нужно забрать ценности у нескольких контрагентов, выпишите отдельный документ на каждого — объединить разных поставщиков в одном бланке М-2 нельзя. Для индивидуального предпринимателя схема та же: в поле организации выбирается ИП, остальные реквизиты заполняются обычным порядком.

Запись документа: почему нет проводок и что значит «провести»

После заполнения нажмите Провести и закрыть (или Записать, если хотите остаться в форме). Документ сохранится и попадёт в журнал доверенностей.

Проводок после этого не появится — и это нормально. Доверенность не меняет остатки на счетах и не отражает движение ТМЦ. Движение товара вы проведёте позже отдельным документом поступления, когда ценности фактически придут на склад. Доверенность лишь подтверждает полномочия получателя.

Поэтому если открыть записанную доверенность через Дт/Кт (кнопка движений документа), вы увидите пустой результат. Искать здесь ошибку не нужно — проводок у этого документа нет по определению.

Состояние доверенности (выдана, использована, отозвана) 1С автоматически не отслеживает проводками — это вы контролируете организационно: по журналу доверенностей и по факту поступления ценностей.

Нашли ошибку после записи — в получателе, количестве или основании? Откройте документ из журнала двойным щелчком, исправьте реквизиты и запишите снова. Если бумажный бланк уже распечатан, перепечатайте его заново: действительна только та доверенность, данные которой совпадают с паспортом получателя и фактической отгрузкой. Правка уже записанного документа проводок не затрагивает — переоформлять связанные операции не придётся.

Как распечатать форму М-2 и М-2а

Печать вызывается кнопкой Печать в форме записанной доверенности. Доступны унифицированные формы:

Выберите нужную форму, проверьте заполнение (особенно паспортные данные и перечень) и отправьте на печать или сохраните в PDF кнопкой сохранения из окна печати.

Готовый бланк М-2 содержит стандартный набор сведений, который 1С заполняет из документа:

• 📅 номер и дата доверенности, срок, в течение которого она действительна;
• 🏢 организация-получатель и, при необходимости, плательщик;
• 👤 должность, ФИО и паспортные данные того, кому выдана доверенность;
• 🚚 поставщик и документ-основание (счёт, договор, наряд);
• 📦 перечень ценностей с количеством — обычно на оборотной стороне бланка.

Проверьте, что количество прописью совпадает с цифрами, а графа образца подписи получателя осталась пустой — её заполняет сам сотрудник от руки при получении доверенности на руки.

На бумажной доверенности нужны подписи руководителя и главного бухгалтера (либо уполномоченных лиц) и образец подписи самого получателя — его сотрудник ставит в соответствующей графе от руки.

Нумерация и журнал учёта выданных доверенностей

Номер доверенности 1С присваивает автоматически при записи документа — по порядку в пределах года. Вручную номер обычно менять не нужно; если на старте работы требуется начать нумерацию с определённого числа, это делается через настройки нумерации объектов, а не правкой поля в документе.

Корешок формы М-2 (или запись из формы М-2а) регистрируется в журнале учёта выданных доверенностей. Законодательно вести такой журнал необязательно, но он удобен для контроля: видно, кому, когда и по какому основанию выдан бланк, вернулся ли он. В 1С роль такого журнала выполняет сам список Покупки → Доверенности — с фильтрами по получателю, контрагенту и дате.

Что делать, если доверенность не печатается или не заполняется

Большинство затыков при работе с доверенностью связано с незаполненными справочниками, а не с ошибкой программы.

Отзыв доверенности, аннулирование и хранение

Выданную доверенность можно отозвать до окончания срока — например, сотрудник уволился или передумали отправлять его к поставщику. Отзыв оформляется организационно:

1. Уведомите поставщика, что доверенность аннулирована, чтобы он не отпустил по ней ценности.
2. Если бумажный экземпляр вернулся неиспользованным — сделайте на нём отметку «не использована» (в М-2 для этого есть специальная графа).
3. В журнале доверенностей в 1С запись можно пометить на удаление, если документ ошибочный, либо просто оставить как неиспользованную — для истории.

Хранятся все выписанные доверенности в журнале Покупки → Доверенности. Список фильтруется по организации, контрагенту и периоду — это и есть ваш электронный архив. Удалять старые доверенности не нужно: срок хранения первичных документов — не менее пяти лет.

Ещё один момент — передоверие. По статье 187 ГК РФ представитель вправе передать полномочия другому лицу, только если это прямо разрешено доверенностью. Обычная доверенность на получение ТМЦ такого права не даёт: получить ценности может лишь тот, на чьё имя выписан бланк М-2. Поэтому при смене курьера оформляют новую доверенность, а не передают старую.

Частые вопросы