Исполнитель по ГПХ в 1С: оформление, начисление, налоги и закрытие договора

Договор ГПХ в 1С 8.3 проводят в три шага: регистрируют исполнителя и сам договор, начисляют вознаграждение по подписанному акту, затем выплачивают деньги с удержанием НДФЛ 13%. В 1С:ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ «Договор (работы, услуги)» и акт приёмки, а в 1С:Бухгалтерии 3.0 вознаграждение начисляют через отдельный вид начисления.

Закрыть договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия или ЗУП — значит довести расчёты до нуля: последний акт начислен, деньги выплачены, НДФЛ перечислен, а в СФР ушли сведения об окончании договора. Отдельной кнопки «закрыть» в программе нет — ниже по шагам, что именно проверить.

Подготовка 1С к учёту договоров подряда и услуг

До первого договора проверьте три вещи. Без них документ либо не появится в меню, либо посчитает налоги неправильно.

1. 🔧 Функциональность. В ЗУП 3.1 откройте Настройка → Расчет зарплаты и перейдите по ссылке на настройку состава начислений и удержаний. Включите флажок, который отвечает за договоры гражданско-правового характера. После этого в разделе Зарплата появится список Договоры (в т.ч. авторские).
2. 👤 Карточка физлица. Исполнитель заводится как обычный сотрудник: Кадры → Сотрудники → Создать. Приём на работу не оформляйте — договор ГПХ сам связывает человека с организацией.
3. 🪪 Личные данные. В карточке обязательно заполните ИНН, СНИЛС, паспорт, дату рождения, гражданство и статус налогового резидента. Без СНИЛС не сформируются персонифицированные сведения и ЕФС-1, без статуса резидента 1С возьмёт неверную ставку НДФЛ.

Ещё один вопрос до старта — статус исполнителя. Если он самозанятый (плательщик НПД) или ИП, договор ГПХ в зарплатном блоке не оформляют вовсе. Его услуги проводят как обычную покупку у контрагента: самозанятый передаёт чек, НДФЛ и взносы организация не платит.

Что проверить в тексте договора до ввода в 1С

Программа проведёт любой договор, но налоговая и инспекция труда смотрят на суть. Договор ГПХ рискуют переквалифицировать в трудовой, если в нём есть:

• 🕘 график работы, табель или подчинение правилам внутреннего распорядка;
• 💰 фиксированная «зарплата» дважды в месяц без привязки к результату;
• 📌 должность из штатного расписания вместо конкретной работы или услуги;
• 🔁 бессрочный срок и продление «по умолчанию» из года в год.

В нормальном договоре ГПХ есть предмет (что сделать), результат, срок и цена, а оплата привязана к акту.

Как оформить договор ГПХ в 1С:ЗУП 3.1

Документ открывается из Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские) → Создать → Договор (работы, услуги).

Что заполнить на форме

Порядок действий

1. Заполните шапку и период — даты должны совпадать с подписанным экземпляром.
2. Выберите порядок оплаты. Для разовой работы удобнее вариант по акту, для ежемесячной услуги (уборка, ведение сайта) — помесячный.
3. Укажите сумму и способ отражения в бухучёте, если затраты должны уйти не на счёт по умолчанию.
4. Проведите документ.

Договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3 без ЗУП

В Бухгалтерии 3.0 отдельного документа «Договор ГПХ» нет. Схема другая: исполнителя заводят в Зарплата и кадры → Сотрудники без приёма на работу, а вознаграждение начисляют документом «Начисление зарплаты» с отдельным видом начисления.

Настройка вида начисления

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и перейдите к списку начислений.
2. Создайте начисление, например «Вознаграждение по договору ГПХ».
3. Код дохода НДФЛ — 2010 (выплаты по договорам ГПХ, кроме авторских).
4. Вид дохода для страховых взносов выберите вариант для договоров гражданско-правового характера — тогда 1С не включит сумму в базу взносов на травматизм.
5. Способ отражения — счёт затрат (20, 26, 44) в корреспонденции со счётом расчётов. На практике для ГПХ часто берут 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами», чтобы не смешивать подрядчиков со штатом на счёте 70.

Какие проводки получатся

Если в вашей базе для ГПХ настроен счёт 70, проводки будут теми же по смыслу, только вместо 76.10 будет 70.

Начисление вознаграждения по акту и НДФЛ

Основание для начисления — подписанный акт сдачи-приёмки. Пока акта нет, расходов и обязанности по взносам тоже нет.

В ЗУП 3.1

Откройте договор и создайте на его основании документ «Акт приемки выполненных работ». В акте укажите дату, месяц начисления и сумму этапа. При помесячном порядке оплаты отдельный акт не нужен: сумма попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц.

Взносы по актам 1С считает не в самом акте, а в ежемесячном документе «Начисление зарплаты и взносов». Поэтому даже если в месяце были только подрядчики, этот документ нужно создать и провести.

Когда удерживается НДФЛ

По ГПХ доход считается полученным в день выплаты. Поэтому:

• 🧾 НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс по договору;
• 📅 акт в сентябре, а деньги в октябре — доход октябрьский, и в 6-НДФЛ он попадёт в октябрь;
• 📉 профессиональный вычет по договорам подряда и услуг — только в размере документально подтверждённых расходов. Норматив 20% без документов к ним не применяется, он для авторских договоров.

Пример. Вознаграждение 50 000 ₽. Без вычета НДФЛ = 50 000 × 13% = 6 500 ₽, к выплате 43 500 ₽. Если исполнитель подтвердил расходы на 10 000 ₽, база 40 000 ₽, НДФЛ = 5 200 ₽, к выплате 44 800 ₽.

Ставка 13% действует до 2,4 млн ₽ дохода за год. Сверх этого 1С применит прогрессивную шкалу автоматически — если доходы человека у вас учтены полностью.

Выплата исполнителю и платёжные документы

Выплату оформляют ведомостью: в ЗУП — Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета), в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Ведомости в банк. Документ сам рассчитает сумму к выплате и НДФЛ.

1. Создайте ведомость нужного вида и выберите в ней вид выплаты, к которому отнесено вознаграждение по договору.
2. Заполните ведомость — попадут исполнители с начисленной, но не выплаченной суммой.
3. Проверьте колонку НДФЛ: налог должен совпадать с расчётом из примера выше.
4. В Бухгалтерии на основании ведомости создайте «Списание с расчётного счёта». В ЗУП ведомость передаётся в бухгалтерскую базу синхронизацией.

НДФЛ перечисляют единым налоговым платежом. До срока платежа в налоговую уходит уведомление об исчисленных суммах — 1С заполняет его по данным удержанного налога.

Страховые взносы с выплат по договорам ГПХ

С 2023 года выплаты по ГПХ облагаются взносами по единому тарифу наравне с зарплатой. ФСС с этого года тоже объединён с ПФР в СФР, поэтому в 1С все взносы идут одной суммой на единый тариф.

1С рассчитает взносы в ежемесячном документе начисления. Предельная база общая на все выплаты человеку — зарплату и ГПХ программа суммирует.

Исполнитель по ГПХ с 2023 года тоже застрахован на случай болезни. Право на пособие у него появляется не сразу, а при условии, что за него платили взносы в предыдущем году.

Отчётность по исполнителям ГПХ

Почти все отчёты 1С заполняет сама, если договор и выплаты проведены через зарплатный блок.

Регламентированные отчёты в Бухгалтерии находятся в Отчеты → Регламентированные отчеты, в ЗУП — в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.

А что с декларацией 3-НДФЛ? Организация её за исполнителя не сдаёт. Человек подаёт её сам, если хочет заявить вычеты или если вы не смогли удержать налог. Во втором случае вы обязаны сообщить о неудержанном НДФЛ в налоговую в составе годового 6-НДФЛ.

Как закрыть договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия и ЗУП

Договор считается закрытым, когда обязательства исполнены с обеих сторон: работа принята, деньги выплачены, налоги перечислены, СФР знает о прекращении. В 1С это выглядит так.

Обычное окончание по сроку

1. Проведите последний акт за финальный этап.
2. Выплатите остаток ведомостью — НДФЛ удержится автоматически.
3. Сформируйте ЕФС-1 о прекращении договора. Датой окончания указывают дату по договору или дату подписания последнего акта — ту, что закреплена в тексте.
4. Сверьте остатки.

Досрочное расторжение

Если стороны подписали соглашение о расторжении, в ЗУП откройте документ договора и исправьте дату окончания на фактическую. Затем начислите оплату только за принятую часть работ и отправьте ЕФС-1 с новой датой. В Бухгалтерии достаточно не начислять оставшиеся этапы и закрыть расчёт.

Сверка перед закрытием

В Бухгалтерии откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 76.10 (или 70) с отбором по исполнителю. Конечное сальдо должно быть нулевым. В ЗУП проверьте отчёт по расчётам с сотрудниками за период договора.

Хранение документов

Карточку исполнителя и документы в базе не удаляйте и не помечайте на удаление: на них опираются 6-НДФЛ, РСВ и годовые сведения о стаже. Бумажные договор и акты храните не меньше пяти лет — это минимальный срок для первички по закону о бухучёте.

Частые вопросы