Как провести инвентаризацию товаров и ОС в 1С 8.3

Инвентаризация товаров в 1С 8.3 Бухгалтерия делается через документ Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. Он подтягивает учётные остатки на дату, рядом вы вписываете фактические, а программа сама считает излишки и недостачи. По расхождениям прямо из этого документа создаются «Оприходование товаров » и «Списание товаров» — они и формируют проводки.

Дальше — весь порядок: что сделать до старта, как заполнить документ , как внести факт без пересортицы, какие проводки лягут по излишкам и недостачам, какие печатные формы выдаст программа, как ускорить пересчёт загрузкой из Excel и ТСД и как провести инвентаризацию основных средств. Пути указаны для «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» с интерфейсом «Такси».

Что подготовить до начала инвентаризации

Инвентаризацию назначают приказом. В нём — состав комиссии, перечень проверяемого имущества, сроки и причина (годовая, при смене матответственного, перед отчётностью). Приказ по форме ИНВ-22 можно напечатать прямо из программы, но с 2025 года форму организация вправе утвердить свою — ФСБУ 28/2023 унифицированные бланки больше не навязывает.

Перед тем как заводить документ, закройте учётный период по движениям товаров:

• 🧾 проведите все накладные, отчёты о розничных продажах, перемещения и возвраты на дату инвентаризации;
• 📦 убедитесь, что по складу нет непроведённых документов «на потом» — иначе учётный остаток будет неполным;
• 🔄 выполните Операции → Закрытие месяца до стадии, где пересчитана себестоимость, если считаете по средней;
• 👥 на время пересчёта остановите отгрузку и приёмку по этому складу, чтобы факт не «поплыл».

Отдельно продумайте, что считаете. Товар в пути (отгруженный, но не полученный) и ценности на ответственном хранении в опись по вашему складу не попадают — для них инвентаризация оформляется отдельно, по данным расчётов и договоров, а не по остаткам склада. Если на складе лежит чужой товар (комиссия, хранение), его считают, но в недостачи и излишки собственного учёта он не входит.

Как создать документ инвентаризации товаров

Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и нажмите «Создать». В шапке заполните:

1. Склад — по которому считаете остатки. Если складов несколько, на каждый заводят отдельный документ.
2. Ответственное лицо — матответственный, за которым закреплён склад.
3. Дата — на начало дня, когда фактически считали ценности.

Теперь нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Таблица подтянет всю номенклатуру с учётным количеством и суммой. Колонка «Количество факт» пока равна учётной — её вы и будете править.

Если склад большой, не тащите в документ весь справочник. Через «Подбор» добавьте только те позиции, которые реально пересчитываете, либо заполняйте по конкретной группе номенклатуры.

Заполнение «по остаткам на складе» подтянет только позиции с ненулевым учётным остатком. Товар, которого по учёту ноль, в таблицу не попадёт — а именно такие позиции и дают излишки, если они физически лежат на складе. Их добавляют вручную через «Подбор» и вписывают фактическое количество.

Как внести фактические остатки и не поймать пересортицу

Колонку «Количество факт» заполняют по результатам пересчёта. Два рабочих способа:

• вручную по описи, которую комиссия заполняла на складе;
• загрузкой из терминала сбора данных (ТСД) — если подключено оборудование и штрихкоды номенклатуры заведены.

После ввода программа автоматически посчитает колонки «Отклонение»: положительное — излишек, отрицательное — недостача.

Типичные грабли на этом шаге:

• ❗ Пересортица. Один и тот же товар разложен по разным карточкам номенклатуры (разные характеристики, единицы, дубли). Тогда по одной строке излишек, по другой — недостача на то же количество. Свести их зачётом можно, только если это один вид ТМЦ у одного матответственного за один период.
• ❗ Единицы измерения. Факт посчитали в коробках, а учёт ведётся в штуках — отклонение будет кратным и неверным. Сверяйте единицу в строке.
• ❗ Не та дата. Если после даты инвентаризации уже прошли продажи, «Заполнить по остаткам» подтянет остаток не на момент пересчёта. Ставьте дату строго на день счёта и закрывайте движения.

Разберём пересортицу на числах. По учёту числится 100 ручек синих и 100 чёрных. После пересчёта: синих 90, чёрных 110. Программа покажет недостачу 10 синих и излишек 10 чёрных. Если это однородный товар у одного МОЛ за один период, бухгалтер вправе сделать взаимозачёт на 10 штук. Остаётся разница в стоимости: если синие дороже чёрных, недостача по сумме не перекрывается полностью — остаток относят на недостачу (счёт 94), обратную разницу — в доход. Если цены равны, зачёт закрывает расхождение без проводок на финансовый результат.

Излишки и недостачи: проводки и документы в 1С

Расхождения из инвентаризации не списываются сами. Из проведённого документа по кнопке «Создать на основании» формируют два документа.

Оприходование товаров — по излишкам. Приходует найденный сверх учёта товар по рыночной стоимости на счёт учёта (41, 10, 43) в корреспонденции с прочими доходами.

Списание товаров — по недостачам. Снимает недостающее с товарного счёта на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Что дальше происходит со счётом 94 — зависит от причины недостачи, и этот шаг программа за вас не решит. Его оформляют отдельно (ручная операция или бухгалтерская справка):

По налогу на прибыль правила свои. Излишки, выявленные при инвентаризации, включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости. Недостачу в пределах норм естественной убыли относят на материальные расходы. А вот недостачу сверх норм без виновника принимают в расходы только при наличии документа от уполномоченного органа о том, что виновные лица не установлены, — это прямое условие статьи 265 НК РФ. Без такого документа налоговая снимет расход, поэтому в учёте его показывают как постоянную разницу до получения подтверждения.

Если недостачу возмещает виновник, сумма возмещения — это внереализационный доход, а сама недостача одновременно идёт в расходы. В бухучёте разница между рыночной оценкой взыскания и балансовой стоимостью относится на счёт 98 «Доходы будущих периодов» и списывается по мере удержания.

Какие описи и акты формирует программа

Печатные формы доступны по кнопке «Печать» в самом документе «Инвентаризация товаров»:

С 2025 года ФСБУ 28/2023 разрешает применять самостоятельно разработанные бланки. Формы ИНВ остаются удобным готовым вариантом, и 1С их сохраняет, но закреплять в учётной политике можно и свои.

Инвентаризация основных средств в 1С 8.3

Для ОС отдельный документ: ОС и НМА → Инвентаризация ОС. Логика та же — заполнение по учётным данным, ввод фактического наличия, сверка.

1. Создайте документ, укажите организацию и материально ответственное лицо, за которым числятся объекты.
2. Нажмите «Заполнить» — подтянутся все ОС, закреплённые за этим МОЛ, с инвентарными номерами и остаточной стоимостью.
3. В колонке наличия отметьте, какие объекты найдены, а какие — нет.
4. Распечатайте инвентаризационную опись основных средств (форма ИНВ‑1).

Излишки ОС приходуют документом ОС и НМА → Поступление основных средств (или ручной операцией) по рыночной стоимости: Дт 01 Кт 91.01. Выявленный излишний объект принимают к учёту как новое основное средство — ему задают инвентарный номер, срок полезного использования и запускают начисление амортизации с месяца, следующего за принятием.

Недостающий объект списывают через Списание ОС. При выбытии сначала закрывается амортизация, затем остаточная стоимость относится на счёт 94, а дальше — как по товарам, в зависимости от того, установлен ли виновник. Отдельный момент: если объект физически на месте, но за него отвечает не тот сотрудник, это не недостача, а перемещение — оформляется не списанием, а внутренним перемещением ОС между матответственными.

Как ускорить инвентаризацию: загрузка факта и большие склады

Вбивать факт по тысячам позиций руками долго и ошибкоёмко. В 1С есть способы ускорить.

Загрузка из Excel. Табличную часть документа заполняют копированием. Подготовьте в Excel два столбца — наименование (или штрихкод) и фактическое количество, выделите диапазон и вставьте в таблицу документа через буфер обмена (Ctrl+V). Программа сопоставит строки по совпадению. Сверьте, что все позиции легли в нужные строки, — несопоставленные останутся пустыми.

Терминал сбора данных. При подключённом ТСД факт собирают сканированием штрихкодов прямо на складе, а затем выгружают в документ инвентаризации. Условие одно: у номенклатуры должны быть заведены штрихкоды, иначе отсканированные позиции не с чем сопоставить.

Разбивка больших складов. Один документ на весь склад с тысячами строк тяжело вычитывать. Удобнее дробить:

• 📁 по группам номенклатуры — отдельный документ на группу через заполнение по выбранной группе;
• 🗂️ по секциям или стеллажам — если за участки отвечают разные счётчики;
• 👤 по матответственным — на каждого МОЛ свой документ.

Повторная инвентаризация. Чтобы не настраивать отбор заново, скопируйте документ прошлого периода (команда создания копии в списке) и перезаполните остатки на новую дату. Шапка, склад и состав номенклатуры сохранятся.

Частые ошибки при инвентаризации в 1С

Ошибки, из-за которых расхождения получаются «бумажными», а не реальными:

• 🔸 Считают по незакрытому периоду. Не все накладные проведены — учётный остаток занижен, и программа показывает ложную недостачу.
• 🔸 Ждут проводок от самого документа инвентаризации. Их нет: без оприходования и списания база не изменится, а в учёте останутся старые цифры.
• 🔸 Зачитывают пересортицу между разными МОЛ или периодами. Так нельзя — зачёт допустим только по одному виду ТМЦ, одному ответственному, одному периоду.
• 🔸 Относят всю недостачу на 91.02 без разбора. Сначала — счёт 94, и только потом распределение по причинам; напрямую в прочие расходы идёт лишь часть без виновника.
• 🔸 Путают склады. Один документ на несколько складов заполнит остатки вперемешку. На каждый склад — свой документ.
• 🔸 Оформляют излишки и недостачи задним числом после новых продаж. Если после даты инвентаризации уже прошли отгрузки, оприходование и списание нужно проводить строго на дату инвентаризации, иначе себестоимость последующих документов пересчитается неверно, и закрытие месяца придётся перепроводить.