Как провести инвентаризацию товаров в 1С:Управление торговлей 11

Чтобы провести инвентаризацию в 1С:Управление торговлей 11, работаем в разделе Склад и доставка. Сначала фактические остатки фиксирует документ «Пересчёт товаров», а по его итогам создаются два документа результата: «Оприходование излишков товаров» на найденные излишки и «Списание недостач товаров» на недостачу. Пошагово разберём весь путь — от подготовки склада до закрытия расхождений.

Инвентаризация в УТ устроена как операционный учёт: документы двигают остатки на складе и их стоимость, а в регламентированный учёт данные уходят через обмен с 1С:Бухгалтерией. Поэтому важно не только «посчитать коробки», но и аккуратно оформить итог, чтобы склад и себестоимость сошлись.

Подготовка склада и остатков перед пересчётом

Пересчёт без подготовки почти всегда даёт мнимые расхождения: товар физически на месте, но в базе ещё «висит» непроведённый приход или заказ. Поэтому сначала наведите порядок в документах.

Что сделать до старта:

• 🧾 Проведите все приходы и реализации по складу — поступления, перемещения, отгрузки за период. Непроведённый документ искажает учётный остаток.
• 📦 Закройте открытые ордерные операции: приёмочные и отгрузочные ордера в статусе «К исполнению». На ордерном складе остаток считается по факту ордеров.
• 🧊 По возможности остановите движение товара на складе на время пересчёта или зафиксируйте «отсечку» по времени, чтобы отгрузки во время счёта не попали в расхождения.
• 🏷 Проверьте, что у пересчитываемых позиций есть штрихкоды, если планируете сканер или ТСД.

Если склад ордерный, помните про разделение учёта: финансовый остаток и остаток «по ячейкам»/ордерам могут жить отдельно. Для инвентаризации важен именно складской факт.

Организационная часть не зависит от программы: приказ о проведении инвентаризации, состав комиссии и сроки оформляются по требованиям ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (действует с 2025 года) и закона № 402-ФЗ. 1С здесь — инструмент фиксации факта, а не замена распорядительных документов.

Как создать документ «Пересчёт товаров»

Документ пересчёта — рабочая ведомость, куда заносят фактическое количество.

1. Откройте раздел Склад и доставка и перейдите в подраздел, посвящённый излишкам, недостачам и порче товаров (в разных релизах подраздел может называться чуть иначе — ищите журнал пересчётов).
2. В списке «Пересчёты товаров» нажмите Создать.
3. Укажите склад, на котором считаете. Для крупного склада пересчёт обычно дробят на несколько документов — по секциям, бригадам или товарным группам.
4. Заполните табличную часть номенклатурой. Удобнее не вбивать руками, а воспользоваться командой Заполнить → заполнение по остаткам: система подтянет учётное количество по выбранному складу на дату документа.

После заполнения в документе появляется колонка учётного количества. Фактическое пока пустое или равно нулю — его заполняют на следующем шаге. Документ держат в статусе «в работе», пока идёт физический подсчёт.

Ввод фактического количества и работа с ТСД

Факт в «Пересчёт товаров» заносят одним из трёх способов — выбирайте по размеру склада и наличию оборудования.

Вручную. Подходит для маленького склада или короткой ведомости. Открываете документ и в колонке фактического количества проставляете пересчитанные значения построчно.

Сканером штрихкодов. Подключённый к компьютеру сканер работает прямо в форме документа: наводите на штрихкод — строка находится, количество увеличивается на единицу. Быстро для торгового зала и небольшого склада.

Через терминал сбора данных (ТСД). Для большого склада это основной вариант. Логика такая:

• кладовщик обходит склад и сканирует товар в ТСД, формируя файл с фактом;
• данные из терминала попадают в 1С — либо онлайн (терминал в общей сети), либо офлайн-выгрузкой с последующей загрузкой в базу;
• загруженные количества ложатся в фактическую колонку документа пересчёта.

При офлайн-работе с ТСД порядок обычно такой: в терминал выгружают справочник номенклатуры со штрихкодами, кладовщики сканируют товар в течение смены, затем файл сбора загружают в 1С и сопоставляют с документом пересчёта. Если штрихкод не распознан на терминале, товар попадёт в «неопознанные» — такие строки разбирают вручную, иначе они не лягут в факт.

Полезная привычка — считать «вслепую»: заполнять учётное количество в документ уже после ввода факта, а не до. Тогда кладовщик не видит плановую цифру и не подгоняет под неё подсчёт. В 1С это достигается тем, что фактическую колонку заполняют первой, а учётную подтягивают при проведении.

Когда факт собран, переведите документ в статус «выполнен». С этого момента расхождения можно анализировать и оформлять результат. Пока пересчёт не завершён, оприходование и списание на его основе создавать нельзя — результат должен опираться на зафиксированный факт.

Как разобраться с расхождениями: излишки и недостачи

Расхождение — это разница между фактическим и учётным количеством. В документе пересчёта она считается автоматически по каждой строке:

• факт больше учёта → излишек (товар есть, в базе его не хватает);
• факт меньше учёта → недостача (в базе числится больше, чем нашли);
• факт равен учёту → строка сошлась, её трогать не нужно.

Прежде чем списывать и приходовать, разберитесь в причинах. Чаще всего это не настоящая потеря товара, а ошибка учёта:

Пересорт — частый случай в торговле: два похожих товара посчитаны один вместо другого. По правилам учёта такие позиции можно зачесть между собой, но только если это один и тот же период, одно подотчётное лицо и товары схожи. Решение о зачёте пересорта принимает комиссия, а не программа.

Если расхождение объясняется забытым документом — закройте его и перепроведите пересчёт. Оформлять результат имеет смысл только по реальным излишкам и недостачам, которые не свелись к ошибке проведения.

Отдельно оцените масштаб. Разница в одну-две единицы по ходовой позиции — почти наверняка техническая, её гасит перепроведение документов . А вот стабильная недостача по дорогим товарам требует разбирательства с материально ответственным лицом ещё до того, как вы спишете её в программе: сначала причина и объяснение, потом списание.

Оформление результатов: оприходование излишков и списание недостач

Когда причины понятны, по документу пересчёта формируют результат. Оба документа удобнее создавать прямо из пересчёта по кнопке Создать на основании — тогда они заполнятся автоматически.

Оприходование излишков товаров. Принимает на склад то, что нашли сверх учёта.

1. Из проведённого пересчёта по Создать на основании выберите оприходование излишков.
2. В документ попадут позиции с положительным расхождением.
3. Укажите статью доходов/причину оприходования и, при необходимости, стоимость, по которой излишек ставится на учёт.
4. Проведите документ — остаток на складе увеличится.

Списание недостач товаров. Снимает со склада то, чего физически нет.

1. Также через Создать на основании из пересчёта создайте списание недостач.
2. В документ попадут строки с отрицательным расхождением.
3. Укажите статью расходов / причину списания (недостача, естественная убыль, порча).
4. Проведите — остаток уменьшится, а стоимость недостачи ляжет на выбранную статью расходов.

Что важно про учёт. УТ 11 — это оперативный и управленческий контур. Документы меняют складской остаток и влияют на себестоимость, но бухгалтерские проводки формируются уже в 1С:Бухгалтерии, куда данные уходят по синхронизации. Поэтому не ищите в УТ привычные счета и проводки инвентаризации — их место в бухгалтерской базе. Себестоимость после оприходования пересчитывается при закрытии месяца.

Отдельная тема — товары с остатками в деньгах. Если вы приходуете излишек, задайте адекватную стоимость: нулевая цена исказит себестоимость последующих продаж.

Как проверить, что инвентаризация прошла корректно

После проведения результата склад должен сойтись с фактом. Проверяют это не «на глаз», а отчётами раздела Склад и доставка.

• 📊 Остатки товаров / ведомость по товарам на складах — покажет остаток на дату после оприходования и списания. Сравните его с фактической ведомостью пересчёта: по пересчитанным позициям учёт и факт обязаны совпасть.
• 🔁 Движения номенклатуры по проблемной позиции — разворачивает всю историю: приходы, расходы, пересчёт, результат. Удобно, когда непонятно, откуда взялось расхождение.
• 💰 Контроль себестоимости — после закрытия месяца убедитесь, что оприходованные излишки получили ненулевую стоимость, а списанные недостачи ушли на выбранную статью расходов.

Отдельно сверяют передачу в регламентированный учёт. Если УТ работает в связке с 1С:Бухгалтерией, после синхронизации проверьте, что документы оприходования и списания долетели в бухгалтерскую базу и там отразились проводками. Расхождение «в УТ списали, в бухгалтерии нет» — это чаще всего незавершённый обмен, а не ошибка инвентаризации.

Полезно сохранить саму ведомость пересчёта и акт расхождений: они подтверждают, какие именно позиции и в каком количестве были оприходованы или списаны. Это пригодится и при следующем пересчёте, и при вопросах со стороны проверяющих.

Частые ошибки при инвентаризации в 1С УТ

Большинство проблем возникает не на этапе подсчёта, а до и после него. Ниже — симптомы и что с ними делать.

Ещё одна типичная ситуация — попытка «подогнать» учёт списанием без разбора причин. Если каждый месяц копится необъяснимая недостача, проблема не в инвентаризации, а в том, что отгрузки или перемещения проводятся не вовремя. Инвентаризация только показывает расхождение, а чинить нужно дисциплину проведения документов.

Частые вопросы