Инвентаризация товаров и ОС в 1С: от описи до проводок

Инвентаризация в 1С начинается с документа Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров: он выгружает учётные остатки, вы вписываете фактические, а программа считает излишки и недостачи. По итогам на его основании вводят два документа — Оприходование товаров (излишки, Дт 41 Кт 91.01) и Списание товаров (недостачи, Дт 94 Кт 41).

Ниже — полный порядок для 1С:Бухгалтерии 3.0: от приказа и описи до проводок и печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19. Отдельно разберём пересорт, инвентаризацию основных средств и учёт недостач за счёт виновного лица. Пути в УТ 11 и УНФ отличаются — об этом в конце.

С 1 апреля 2025 года порядок регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он заменил старые Методические указания № 49 и отменил обязательные унифицированные бланки — формы организация утверждает сама. Но в 1С привычные ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-22 остались, и ими удобно пользоваться.

Когда инвентаризация обязательна и как к ней подготовиться

По ФСБУ 28/2023 сверять фактические остатки с учётными обязательно в нескольких случаях:

• 📅 перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (запасы — не ранее 1 октября);
• 👤 при смене материально ответственного лица (МОЛ);
• 🔍 при выявлении фактов хищения, порчи, злоупотреблений;
• 🔥 после пожара, затопления и других чрезвычайных ситуаций;
• 🏢 при реорганизации или ликвидации организации.

В остальных случаях сроки и перечень проверяемого имущества организация устанавливает сама в учётной политике.

Подготовка в программе сводится к трём вещам: закрыть все первичные документы периода (поступления, реализации, перемещения), убедиться, что остатки проведены, и назначить инвентаризационную комиссию приказом руководителя. Если документы периода не проведены, учётные остатки будут неверными, и расхождения окажутся фиктивными.

Создаём документ и фиксируем фактические остатки

Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и создайте новый документ. В шапке укажите дату, организацию, склад и — при необходимости — материально ответственное лицо, по которому ведётся количественный учёт.

Дальше заполняете табличную часть Товары автоматически. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе: программа подтянет всю номенклатуру с учётными остатками на дату документа. Колонка «Учётное количество» заполнится из данных базы, а «Фактическое количество» по умолчанию приравняется к учётному.

Теперь главное — внести реальные цифры. В колонку Количество (факт) по каждой позиции впишите то, что комиссия насчитала на складе. Разницу программа посчитает сама:

• 🟢 факт больше учёта → положительное отклонение (излишек);
• 🔴 факт меньше учёта → отрицательное отклонение (недостача);
• ⚪ факт равен учёту → отклонения нет.

Если позиций много, выгрузите пустую опись в Excel, раздайте счётчикам, а потом вернёте данные обратно — или воспользуйтесь сбором данных терминалом (ТСД), если он подключён. Для розницы с большим ассортиментом это сильно быстрее ручного ввода.

На вкладке Проведение инвентаризации заполните реквизиты приказа: номер и дату, период инвентаризации, причину и сроки. Вкладка Инвентаризационная комиссия — список членов комиссии и председатель; эти данные попадут в печатные формы.

Излишки, недостачи и пересорт: как разобрать расхождения

Когда опись заполнена, по каждой позиции видно отклонение. Дальше их нужно классифицировать — от этого зависят проводки.

Излишки приходуются по справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации и признаются прочим доходом.

Недостачи сначала собираются на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем списываются одним из трёх путей:

Пересорт — особый случай: по одному товару излишек, по похожему недостача. Зачёт излишков недостачами ФСБУ допускает только при совпадении четырёх условий: один и тот же период, одно МОЛ, товары одного наименования и тождественные количества. Если условия не совпадают, излишки и недостачи учитываются раздельно, без зачёта.

Решение по каждому расхождению оформляется письменно — комиссия указывает причину и виновных в сличительной ведомости и протоколе.

Оформляем документы и печатаем описи

Печатные формы формируются прямо из документа Инвентаризация товаров по кнопке Печать:

• 📄 ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
• 📄 ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• 📄 ИНВ-19 — сличительная ведомость (показывает только позиции с расхождениями);
• 📄 ИНВ-26 — ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией.

Напомню: с 2025 года унифицированные бланки необязательны. Организация вправе печатать эти формы, доработать их под себя или утвердить собственные. 1С по умолчанию предлагает привычные ИНВ — для большинства компаний их достаточно, менять ничего не нужно.

Опись ИНВ-3 подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Сличительную ведомость ИНВ-19 бухгалтер заполняет только по тем позициям, где факт разошёлся с учётом.

Отражаем результаты в бухгалтерском учёте

Проводки в 1С делают не сама инвентаризация, а два документа, которые вводятся на основании неё. Откройте проведённый документ Инвентаризация товаров и нажмите Создать на основании:

1. Оприходование товаров — для излишков. Формирует проводку Дт 41 Кт 91.01 на рыночную стоимость. В документе проверьте статью прочих доходов и расходов — обычно «Излишки, выявленные по результатам инвентаризации».
2. Списание товаров — для недостач. Формирует Дт 94 Кт 41 по учётной (себестоимостной) стоимости.

Документ списания закрывает счёт 41, но не трогает счёт 94 — его нужно закрыть отдельной операцией в зависимости от того, кто отвечает за недостачу.

Разберём на цифрах. По инвентаризации выявлен излишек партии товара на 8 000 ₽ по рыночной цене и недостача другого товара учётной стоимостью 5 000 ₽, виновное лицо установлено.

Если взыскать с сотрудника решено по рыночной цене (6 000 ₽), разница между рыночной и учётной стоимостью (1 000 ₽) отражается Дт 73.02 Кт 98.04, а по мере удержания переносится Дт 98.04 Кт 91.01.

Удержание из зарплаты ограничено: по статье 138 ТК РФ — не более 20% начисленного за месяц (в отдельных случаях до 50%). Разово всю сумму из зарплаты удержать нельзя, если она превышает лимит.

Результаты отражают в учёте тем периодом, в котором инвентаризация завершена. Для годовой инвентаризации это, как правило, декабрь — чтобы остатки в годовой отчётности уже были выверены. Дата документов Оприходование и Списание должна попадать в этот период, иначе выверенные остатки не совпадут с отчётностью.

В налоговом учёте есть нюанс: недостачу сверх норм естественной убыли без установленного виновного и без документа уполномоченного органа в расходы по налогу на прибыль включить нельзя. Излишки же признаются внереализационным доходом и облагаются налогом. 1С разносит бухгалтерские и налоговые суммы автоматически, но статьи доходов и расходов проверяйте вручную — от них зависит, попадёт сумма в налоговую базу или нет.

Для инвентаризации основных средств логика та же, но документ другой: ОС и НМА → Инвентаризация ОС. Он сверяет учётный список объектов с фактическим наличием. Излишки ОС приходуются по справедливой стоимости (Дт 01 Кт 91.01), недостачи списываются через счёт 94 с предварительным списанием амортизации.

Типичные ошибки при инвентаризации в 1С

Ошибки чаще всего не в самой программе, а в последовательности действий.

• ❌ Не проведены документы периода. Остатки неполные, расхождения фиктивные. Сначала закройте всю первичку, потом заполняйте опись.
• ❌ Инвентаризация не на ту дату. Документ берёт остатки на свою дату и время. Если поставить дату раньше последних поступлений, учёт будет занижен.
• ❌ Забыли ввести документы на основании. Сама Инвентаризация товаров проводок не делает. Без Оприходования и Списания в учёте ничего не изменится.
• ❌ Счёт 94 остался незакрытым. После Списания товаров недостача висит на 94. Её нужно отнести на виновного, на расходы или в пределах норм убыли.
• ❌ Неверный зачёт пересорта. Зачёт применяют там, где условия ФСБУ не выполняются. Это искажает и доходы, и расходы.
• ❌ Излишки оприходованы по себестоимости. Излишки приходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации, а не по цене последней закупки.

Пути в разных конфигурациях

Порядок действий общий, но названия пунктов меню зависят от конфигурации.

В УТ 11 схема сложнее: сначала оформляется Пересчёт товаров, затем на его основании — Оприходование или Списание излишков и недостач. Если точного пункта в вашей версии нет, ищите в разделе склада группу команд с ордерами и пересчётами — название может немного отличаться между релизами.

Проводки по счетам 91, 94, 73 одинаковы во всех конфигурациях, где ведётся бухгалтерский учёт.

Частые вопросы