Как подключить и провести кассу в 1С: от регистрации в ФНС до чека

Чтобы провести продажу через кассу в 1С, онлайн-касса сначала подключается как подключаемое оборудование: раздел Администрирование (в «Управлении торговлей» — НСИ и администрирование) → Подключаемое оборудование. До этого кассу нужно зарегистрировать в ФНС, получить регистрационный номер и фискализировать — только после этого программа начнёт пробивать чеки и передавать их в ОФД.

Весь путь распадается на две части. Первая — разовая: договор с оператором фискальных данных, фискальный накопитель, регистрация в налоговой и настройка связки «касса — 1С». Вторая — ежедневная: открыл смену, пробил чеки, закрыл смену. Ниже разберём обе, с конкретными пунктами меню и порядком действий.

Инструкция общая для конфигураций, где есть розничные продажи, — «1С:Розница», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «ERP». Пункты меню между ними немного отличаются, на это я указываю по ходу.

Что подготовить до подключения кассы

Касса в 1С не заработает «из коробки» — сначала нужен набор внешних вещей. Без них программа физически не сможет пробить фискальный чек.

• 🖥️ Сама ККТ — фискальный регистратор (АТОЛ, ШТРИХ-М, Эвотор и др.). Для работы из 1С подходит касса, которой управляет программа, а не автономная касса с собственной клавиатурой.
• 💾 Фискальный накопитель (ФН) — чип, который хранит и подписывает чеки. Ставится внутрь кассы. Срок действия — 15 или 36 месяцев, зависит от модели и системы налогообложения.
• 📡 Договор с ОФД — оператором фискальных данных. Именно он передаёт чеки в налоговую. Без действующего договора касса заблокируется через 30 дней.
• 🔑 Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или ИП — для регистрации кассы в личном кабинете ФНС.
• 🧩 Драйвер ККТ — отдельная программа от производителя кассы. Её ставят на тот компьютер, к которому физически подключена касса.

Флаг использования оборудования включается один раз: Администрирование → Подключаемое оборудование → галка «Использовать подключаемое оборудование». Пока она снята, раздела с кассами в программе просто не будет.

Регистрация кассы в ФНС и получение номера

Касса становится «боевой» только после регистрации в налоговой. Этот шаг делается не в 1С, а в личном кабинете ККТ на сайте ФНС (nalog.ru → «Учёт контрольно-кассовой техники»). Порядок такой:

1. Войдите в личный кабинет юрлица или ИП по электронной подписи.
2. Подайте заявление на регистрацию ККТ: укажите модель кассы и ФН (с заводских табличек), адрес установки, систему налогообложения, выбранного ОФД.
3. ФНС присвоит регистрационный номер ККТ (РНМ) — его выдаёт личный кабинет сразу после подачи заявления.
4. Проведите фискализацию: в самой кассе (через её утилиту или из 1С) введите ИНН, РНМ, данные ОФД и сформируйте отчёт о регистрации. Касса напечатает чек с фискальным признаком.
5. Перенесите реквизиты из отчёта о регистрации (фискальный признак, дата, время) обратно в личный кабинет ФНС и завершите регистрацию.

После этого в личном кабинете появится карточка регистрации ККТ — электронный документ, подтверждающий, что касса на учёте.

Параллельно кассу нужно завести и в самой 1С — как элемент справочника касс ККМ. В «1С:Рознице» это НСИ → Кассы ККМ, в «Управлении торговлей» — НСИ и администрирование → раздел с кассами. В карточке указывают тип «ККТ с передачей данных», организацию и подразделение (магазин), к которому привязана касса.

Подключение кассы к 1С

Теперь связываем физическую кассу с программой. Идём в Администрирование → Подключаемое оборудование и создаём новую строку:

1. Тип оборудования — «ККТ с передачей данных».
2. Драйвер — выберите модель вашей кассы из списка (строки появляются после установки драйвера на компьютер).
3. Организация — та, от имени которой пробиваются чеки.
4. Укажите порт или параметры подключения (их подсказывает утилита драйвера).

Дальше — кнопка «Настроить» в карточке оборудования, затем «Тест подключения». Если 1С и касса «договорились», программа покажет модель кассы, заводской и регистрационный номера, состояние ФН и количество оставшихся в нём дней.

Эквайринговый терминал для оплаты картой подключается здесь же, отдельной строкой с типом «Эквайринговый терминал». Тогда при оплате картой 1С сама отправит сумму на терминал и получит ответ — кассиру не придётся вводить её вручную.

Если касса одновременно и печатает чеки, и работает эквайрингом через единое устройство (смарт-терминал), подключение всё равно заводят двумя строками — для ККТ и для эквайринга, — но указывают один и тот же физический прибор. Это нормальная ситуация, пугаться двойной записи не нужно.

Настройка чека и фискальных параметров

Чтобы чек был законным, в нём должны стоять правильные реквизиты. Большинство из них программа подставляет автоматически, но несколько моментов проверяют руками.

Система налогообложения. Если организация применяет один режим (например, только УСН) — он проставляется в чеке автоматически. Если совмещает режимы, систему налогообложения указывают в настройках кассы или типа цен, иначе чек уйдёт с неверным тегом.

Ставки НДС. В карточках товаров должна стоять корректная ставка. Касса печатает в чеке ту ставку, что указана в номенклатуре, — ошибка в справочнике превратится в ошибку в фискальном документе.

Признак предмета и способа расчёта. Это обязательные теги формата фискальных документов: что продаём (товар, услуга, аванс) и как платим (полный расчёт, предоплата, в кредит). Для обычной розничной продажи товара 1С подставляет значения сама.

Электронный чек. Для отправки чека по email или SMS в форме продажи есть поле для контакта покупателя. Если его не заполнить, печатается только бумажный чек.

Как кассир пробивает чек

Ежедневная работа идёт в рабочем месте кассира (РМК) — отдельном полноэкранном интерфейсе. В «1С:Рознице» и «УНФ» он открывается кнопкой РМК (управляемый режим) в разделе продаж, в «Управлении торговлей» — из рабочего места кассира розничных продаж.

Порядок продажи:

1. Нажмите «Открыть смену», если смена ещё не открыта (об этом — ниже).
2. Добавьте товары: сканером штрихкода или подбором по наименованию.
3. При необходимости укажите скидку, количество, цену.
4. Нажмите «Принять оплату» и выберите способ — наличные, карта, смешанная оплата.
5. Для электронного чека введите телефон или email покупателя.
6. Нажмите «Пробить чек ». Касса напечатает фискальный чек и передаст его в ОФД.

Чек, который касса отправила оператору, уже нельзя «отменить» задним числом — его можно только скорректировать новым документом.

Возврат. Если покупатель возвращает товар, оформляется не «отмена», а отдельный чек с признаком «возврат прихода». В РМК для этого есть кнопка возврата; касса пробьёт возвратный чек на нужную сумму, и он тоже уйдёт в ОФД.

Чек коррекции . Если продажу провели мимо кассы (например, касса не работала) или ошиблись в сумме, пробивается чек коррекции. Это отдельный тип фискального документа — он исправляет расхождение между выручкой и фискальными данными.

Открытие и закрытие смены, Z-отчёт

Смена — это рабочий период кассы. Все чеки пробиваются только внутри открытой смены.

Открытие смены. Кнопка «Открыть смену» в РМК. Касса печатает отчёт об открытии смены, он уходит в ОФД. С этого момента можно пробивать чеки.

Закрытие смены. В конце дня — кнопка «Закрыть смену». Касса формирует отчёт о закрытии смены (его по старой привычке называют Z-отчётом): итоги по выручке, наличным, картам, возвратам. Отчёт уходит в ОФД, в 1С создаётся документ «Отчёт о розничных продажах» или «Чек ККМ на возврат» по итогам смены.

Внесение и выемка наличных. В течение дня в РМК отдельными операциями оформляют внесение разменных денег в начале смены и выемку выручки (инкассацию) — в конце. Эти суммы не продажи, но они влияют на остаток наличных в денежном ящике, и касса учитывает их при сверке.

Для проверки выручки и сверки с наличными в кассе используют:

• Отчёт о закрытии смены — печатает сама касса, итоги по видам оплат.
• Отчёт о розничных продажах в 1С — сводка по проданным товарам и суммам.
• Личный кабинет ОФД — независимый источник: там видны все переданные чеки. Если данные в 1С и у ОФД расходятся, сверку начинают именно с кабинета ОФД.

Диагностику связи и состояния ФН можно запросить прямо из карточки подключаемого оборудования кнопкой теста — программа покажет количество оставшихся дней ФН и непереданных документов.

Частые вопросы