Компенсации сотрудникам в 1С: от возмещения расходов до выплаты при увольнении

Компенсацию сотруднику в 1С проводят в той программе, где начисляется её сумма. Возмещение подотчётных трат — через Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии. Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, за задержку зарплаты и за личное имущество — в 1С:ЗУП (или в блоке зарплаты Бухгалтерии) через начисления и документ Увольнение.

Разные компенсации по-разному облагаются налогами, и путают их чаще всего именно здесь. Возмещение расходов по документам не облагается ничем. Компенсация отпуска при увольнении, наоборот, облагается и НДФЛ, и страховыми взносами. Поэтому первый шаг — определить, какая именно это компенсация, и только потом выбирать документ.

Какие компенсации проходят через 1С и чем они различаются

Слово «компенсация» в учёте закрывает три несхожих ситуации. Их нельзя оформлять одним документом, потому что отличается и счёт учёта, и налогообложение.

• 💼 Возмещение расходов работника — вернули деньги, которые сотрудник потратил из своего кармана по заданию работодателя (билеты, канцелярия, ГСМ). Оформляется авансовым отчётом.
• 🏖️ Компенсация за неиспользованный отпуск — выплата при увольнении за отпуск, который работник не отгулял. Считается в документе Увольнение.
• 🚗 Компенсация за использование личного имущества — за личный автомобиль, телефон, инструмент, которые работник применяет в работе. Начисляется ежемесячно по соглашению.
• ⏰ Компенсация за задержку зарплаты — проценты по статье 236 ТК РФ, если выплата просрочена.

Облагаемость у них принципиально разная:

Возмещение расходов сотрудника через авансовый отчёт

Самый частый случай: работник купил что-то для фирмы на свои деньги. Возврат оформляют авансовым отчётом, даже если аванс заранее не выдавали.

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты (в части релизов документ также доступен из раздела Покупки).
2. Нажмите Создать, выберите сотрудника-подотчётника.
3. На закладке Товары или Прочее внесите, что куплено, по чекам и накладным: номенклатуру, сумму, ставку НДС, реквизиты документа.
4. Если выданного аванса не было, поле аванса оставьте пустым — по документу возникнет перерасход.
5. Проведите отчёт и посмотрите движения кнопкой Дт/Кт.

После проведения на счёте 71.01 появится кредитовый остаток — это и есть сумма к возврату работнику. Её выдают из кассы расходным ордером (Банк и касса → Кассовые документы → Выдача) или перечисляют на карту платёжным поручением с видом операции «Перечисление подотчётнику».

Без подтверждающих документов возмещение превращается в обычный доход и облагается НДФЛ и взносами. Поэтому чеки и накладные подшивают к авансовому отчёту, а в 1С указывают их реквизиты в строках.

Два момента, на которых чаще всего спотыкаются. Первый — путают перерасход и остаток. Если аванс был больше трат, по 71.01 останется дебетовый остаток — это долг работника, его либо вносят в кассу, либо удерживают. Если аванс был меньше или его не было вообще, остаток кредитовый — это долг фирмы, его и возмещают. Второй — срок: по общему правилу авансовый отчёт сдают в течение трёх рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или после возвращения из командировки.

Командировочные расходы оформляют тем же документом, но на закладках для билетов, проживания и суточных. Суточные в пределах необлагаемой нормы (700 ₽ по России и 2 500 ₽ за границей в день) НДФЛ и взносами не облагаются — сверх нормы разница попадёт в налоговую базу автоматически, если норматив задан в настройках зарплаты.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работнику платят за все неотгулянные дни отпуска — статья 127 ТК РФ. В 1С:ЗУП это считается автоматически.

Создайте документ Увольнение (раздел Кадры или Зарплата). Укажите сотрудника и дату увольнения. На закладке начислений программа сама подставит:

• компенсацию за неиспользованный отпуск — по остатку дней на дату увольнения;
• зарплату за отработанную часть месяца;
• удержания, если они есть.

Количество дней отпуска ЗУП берёт из кадрового учёта. Если остаток выглядит неверно, проверьте движения отпусков: отработанный стаж, уже использованные и авансом взятые дни. За «отгулянный авансом» отпуск при увольнении, наоборот, удерживают переплату — программа покажет это отрицательной суммой.

Прикинуть сумму до оформления документа удобно калькулятором — он считает по тем же правилам среднего заработка, что и ЗУП:

Сумму ЗУП считает по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению, по тем же правилам, что и отпускные. Поэтому если в расчётном периоде были премии, больничные или повышение оклада, они влияют на итог — пересчитывать вручную не нужно, программа учитывает это сама.

Компенсация отпуска при увольнении — одна из немногих увольнительных выплат, которая облагается полностью: с неё удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Это отличает её от выходного пособия, которое в пределах трёх среднемесячных заработков освобождено. НДФЛ с компенсации перечисляют в общие сроки вместе с НДФЛ по остальным выплатам расчётного периода.

Компенсация за личный автомобиль и другое имущество

Если работник ездит по делам фирмы на своей машине или использует личный телефон, ему положена компенсация по статье 188 ТК РФ. Размер фиксируют в соглашении к трудовому договору.

Для налога на прибыль компенсацию за легковой автомобиль нормируют: по постановлению Правительства № 92 это 1 200 ₽ в месяц при двигателе до 2000 см³ и 1 500 ₽ при объёме больше. Сумму сверх норматива в расходы не берут, но выплатить работнику можно любую — вопрос только в налоге на прибыль.

В ЗУП или в зарплатном блоке Бухгалтерии для этого заводят отдельный вид начисления:

1. Откройте Настройка → Начисления, нажмите Создать.
2. Назначением выберите вариант для прочих выплат, не облагаемых (в пределах согласованной суммы) НДФЛ и взносами.
3. Задайте способ расчёта — фиксированной суммой.
4. Назначьте начисление сотруднику плановым документом Назначение планового начисления или прямо в кадровом приказе.

Чтобы выплата не вызвала вопросов, под неё собирают пакет документов: соглашение с указанной суммой, копию ПТС или свидетельства о регистрации, расчёт и подтверждение разъездного характера работы. Расходы на бензин отдельно сверх компенсации за автомобиль не возмещают — считается, что ГСМ уже входят в согласованную сумму. Если ГСМ оплачивают отдельно, это оформляют не компенсацией, а возмещением расходов по авансовому отчёту с чеками АЗС.

Компенсация за задержку заработной платы

Если зарплату, отпускные или расчёт выплатили позже срока, работодатель обязан доплатить проценты — статья 236 ТК РФ. Минимум — 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки, считая со дня, следующего за установленной датой выплаты, по день фактической выдачи включительно.

В ЗУП для этого есть отдельный документ (раздел Зарплата, начисление компенсации за задержку). В нём указывают просроченную сумму, установленную и фактическую даты — программа рассчитает проценты по действующей ставке.

Пример. Зарплату 60 000 ₽ выдали с задержкой на 10 дней при ключевой ставке 16 % годовых. Расчёт: 60 000 × 0,16 / 150 × 10 = 640 ₽. Эту сумму добавляют к выплате отдельной строкой.

Компенсация начисляется независимо от вины работодателя — то есть даже если деньги не пришли из-за сбоя в банке, проценты платить всё равно нужно. Коллективным или трудовым договором размер можно поднять выше 1/150, но не опустить. Если задержаны несколько выплат с разными сроками, по каждой считают отдельный период просрочки, и в документе ЗУП их вносят отдельными строками.

Налогообложение этой компенсации — спорный и менявшийся участок. Взносы контролёры требуют начислять. По НДФЛ позиция в последние годы изменилась не в пользу освобождения, поэтому перед выплатой свяжите расчёт с актуальной редакцией НК и разъяснениями — здесь ошибка дороже самой суммы процентов.

Проводки по компенсациям в 1С

Счёт затрат зависит от того, где занят работник: производство — 20/25/26, торговля — 44, прочее — 91.02. Логика проводок:

Компенсацию за задержку зарплаты в бухучёте относят к прочим расходам (91.02), а не к расходам на оплату труда, и в базу по прибыли её не включают.

Что попадает в отчётность по НДФЛ и взносам

Облагаемые компенсации проходят в отчётности наравне с зарплатой, необлагаемые — не отражаются в налоговой базе, но могут показываться как необлагаемые суммы.

• 6-НДФЛ. Компенсация отпуска при увольнении попадает в расчёт как доход с кодом, отличным от зарплаты. Дата получения дохода — день выплаты, поэтому она должна уйти в отчёт того периода, когда выплачена.
• РСВ и персональные сведения. Облагаемые компенсации входят в базу по взносам. Необлагаемые (возмещение расходов, авто в пределах соглашения) показывают в составе необлагаемых выплат.
• Авансовый отчёт в отчётности по сотруднику не отражается — это расчёты с подотчётником, а не доход.

Проверить себя удобно через Зарплата → Отчёты по зарплате: «Анализ взносов», «Сводная справка 2-НДФЛ» и оборотку по счетам 70, 71, 73. Если сумма компенсации видна в расчётном листке, но не попала во взносы, — неверно настроен вид начисления.

Частые ошибки при оформлении компенсаций

• ❌ Возмещение расходов проводят как премию или материальную помощь. Тогда 1С начислит НДФЛ и взносы на деньги, которые их не требуют. Возврат личных трат — только авансовый отчёт.
• ❌ Компенсацию отпуска при увольнении вводят отдельным документом начисления вместо документа Увольнение. В результате в кадрах отпуск остаётся «неиспользованным», а база по взносам задваивается.
• ❌ Компенсацию за авто ставят в расходы по прибыли полностью, забыв про норматив 1 200/1 500 ₽. Сверхнорматив инспекция снимет.
• ❌ Для компенсации за задержку заводят начисление с признаком «оплата труда» — она попадает не на тот счёт и искажает базу по прибыли.
• ❌ Выплачивают расчёт при увольнении до проведения документа Увольнение — компенсация не входит в ведомость, работник получает меньше положенного.
• ❌ На необлагаемую компенсацию заводят вид начисления с галочкой «облагается НДФЛ». Признаки налогообложения задают в карточке начисления один раз, и неверная настройка тиражируется на все месяцы.

Частые вопросы