Сверка трудового и страхового стажа сотрудников в 1С:ЗУП

Комплексная проверка трудового стажа (КТС) — это не отдельная кнопка в программе, а сверка всех данных о стаже сотрудника перед расчётом пособий и сдачей персонифицированной отчётности. В «1С:ЗУП» стаж хранится в карточке сотрудника по ссылке, относящейся к трудовой деятельности, а страховой стаж для конкретного пособия виден и правится прямо в документе Больничный лист.

Сверять стаж обычно нужно в двух ситуациях: перед начислением больничного — от страхового стажа зависит процент оплаты, и перед годовой отчётностью по персучёту, где стаж уходит в СФР. Ещё стаж управляет правом на отпуск и северными надбавками, поэтому одна ошибка в карточке расходится сразу по нескольким расчётам.

Разберём, какие виды стажа ведёт программа, что проверить в данных до сверки, как исправить расхождения и где стаж попадает в отчётность. Сам порядок проверки одинаков для «1С:ЗУП» и для «1С:Бухгалтерии» с включённым зарплатным блоком; в конфигурациях без модуля зарплаты (УТ, Розница) кадрового учёта стажа нет.

Что понимают под комплексной проверкой стажа

В кадровом учёте под КТС понимают сплошную сверку: совпадают ли сведения о стаже в карточке сотрудника с трудовой книжкой, со справками с прежних мест работы и с данными, которые программа подставляет в пособия и отчёты. Отдельного «мастера КТС» в типовой «1С:ЗУП» нет — проверку собирают из нескольких реальных форм программы.

Проверка нужна, потому что один и тот же сотрудник участвует сразу в нескольких расчётах, зависящих от стажа:

• 💊 размер больничного (страховой стаж);
• 🧾 годовой подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ);
• 🏔️ надбавки и отпуска за северный стаж, выслугу лет, вредность.

Если в одном месте стаж введён неверно, ошибка расходится по всем этим расчётам сразу. Поэтому сверку делают разом по всем видам стажа, а не точечно.

Какие виды стажа ведёт 1С:ЗУП

Программа различает несколько видов стажа, и путать их нельзя — каждый считается по своим правилам и влияет на разные выплаты.

Страховой стаж и стаж для персучёта — это разные показатели. Страховой считают в полных годах и месяцах для пособий, стаж для ЕФС-1 отражает периоды работы в календарных датах. Не переносите значение из одного в другой «по памяти».

Что подготовить до сверки

Проверку стажа начинают не в программе, а с документов. Соберите по каждому сотруднику трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности из СФР), справки с прежних мест работы и приказы о приёме. Данные в «1С:ЗУП» должны совпадать с этими бумагами до дня.

Отдельно отметьте периоды, которые в страховой стаж не входят или входят по особым правилам. Например, время учёбы без отчислений взносов страховой стаж не увеличивает, а отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в него засчитывается.

Как сверить стаж в карточке сотрудника

Основное место хранения — карточка сотрудника.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите нужного человека.
2. В карточке перейдите по ссылке, относящейся к трудовой деятельности и стажу (в ЗУП 3.1 это ссылка «Трудовая деятельность»).
3. Сверьте список периодов работы с трудовой книжкой: организация, даты приёма и увольнения.
4. Проверьте блок с видами стажа — страховым, северным, выслугой. Значения на дату начала учёта в программе должны быть внесены вручную.

Если учёт в «1С:ЗУП» начали, например, с 2020 года, а человек работает с 2012-го, в карточке нужно указать входящий стаж на 31 декабря 2019 года. Дальше программа досчитает его сама по мере работы в базе.

Входящий стаж вносят отдельно по каждому виду: страховой — в годах, месяцах и днях на дату начала учёта, северный и выслугу — так же, по справкам и трудовой книжке. Если сотрудник весь период работал в районах Крайнего Севера, страховой и северный стаж на одну дату совпадут по длительности, но хранятся они как разные значения, и вносить их нужно оба.

Для сверки сразу по нескольким сотрудникам удобнее не открывать карточки по одной, а заполнить годовой подраздел 1.2 ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) и просмотреть периоды списком — так расхождения видны на одном экране.

Страховой стаж для конкретного пособия удобнее проверять в самом больничном. В документе Больничный лист есть поле со страховым стажем на дату открытия листка — программа подставляет его автоматически, но значение видно и его можно сверить с расчётом.

Откуда 1С берёт стаж автоматически

С 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. В «1С:ЗУП» записи о приёме, переводе и увольнении формируются кадровыми документами и отражаются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (это бывший отчёт СЗВ-ТД).

Автоматизация работает так:

• каждый кадровый приказ создаёт запись о трудовой деятельности;
• на их основе программа рассчитывает стаж для периода работы в этой организации;
• при закрытии больничного страховой стаж на дату открытия листка подставляется в расчёт.

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) приходит из СФР уже с данными о нетрудоспособности, но страховой стаж в нём не передаётся — его считает ваша база по сведениям из карточки. Поэтому правильность стажа в карточке напрямую определяет сумму по ЭЛН.

Важный момент: страховой стаж суммируется по всем работодателям за всю трудовую жизнь, а не только по текущему месту. Программа автоматически видит лишь тот период, что отработан в вашей базе. Всё, что было раньше, попадает в расчёт только через входящий стаж из карточки. Понятие непрерывного стажа для больничных отменено ещё в 2007 году — перерывы между работами на размер пособия не влияют, важна лишь общая сумма периодов с уплатой взносов.

Где стаж попадает в отчётность СФР

Проверенный стаж уходит в отчётность по двум направлениям.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) сдают при кадровых событиях — приём, перевод, увольнение. Формируют его в Отчетность, справки → 1С-Отчетность, выбрав ЕФС-1 и нужный подраздел. Здесь отражаются сами факты работы, а не длительность стажа.

Подраздел 1.2 ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) сдают за год — до 25 января следующего года. В нём как раз отражается стаж каждого работника за отчётный год: периоды работы, коды особых условий, отпуска за свой счёт. Перед сдачей форму заполняют автоматически, а затем сверяют с кадровыми данными.

Подраздел 1.2 заполняют по всем, кто был в трудовых отношениях в отчётном году, включая уволенных и тех, кто весь год был в отпуске по уходу за ребёнком. Для сверки перед сдачей откройте подраздел, заполните по сотрудникам и просмотрите периоды.

Особое внимание — на три группы:

• 🗓️ принятые или уволенные в середине года — проверьте, что даты совпадают с кадровыми приказами;
• 🏖️ сотрудники с длительным отпуском за свой счёт — такой период выделяется отдельной строкой со своим кодом;
• 🤱 работники в отпуске по уходу за ребёнком — период отражается с особым кодом, а не как обычная работа.

Если программа заполнила форму без выделения таких периодов, значит, соответствующие документы в базе не проведены. Это исправляют до отправки отчёта, а не после.

Стаж для ежегодного отпуска считают отдельно

Право на отпуск зависит от своего, отпускного стажа — его считают по правилам статьи 121 ТК РФ, и он не равен страховому. Первый отпуск у нового сотрудника возникает через шесть месяцев непрерывной работы, а дни отпуска копятся примерно по 2,33 дня за каждый отработанный месяц при стандартном отпуске 28 календарных дней.

В отпускной стаж входят:

• ✅ фактически отработанное время;
• ✅ время, когда за работником сохранялось место — ежегодные отпуска, больничные;
• ✅ отпуск без сохранения зарплаты, но не более 14 календарных дней за рабочий год.

Не входят:

• ❌ отпуск по уходу за ребёнком;
• ❌ отпуск за свой счёт сверх 14 дней за рабочий год;
• ❌ время отсутствия без уважительных причин.

В «1С:ЗУП» этот стаж влияет на остатки отпусков. Если сотрудник был в длительном отпуске за свой счёт, рабочий год для отпуска сдвигается, и остаток дней уменьшается. При сверке проверяйте, чтобы такие периоды были проведены в программе соответствующими документами, — иначе остатки отпусков окажутся завышены.

Ошибки, из-за которых стаж считается неверно

Большинство расхождений по стажу сводится к нескольким причинам.

Ещё одна типовая проблема — дубли периодов. Если один и тот же интервал работы попал и во входящий стаж, и в кадровые документы базы, стаж задвоится. Проверяйте, чтобы входящий стаж был указан строго до даты начала учёта в программе.

Отдельно стоит пересчитать больничные, начисленные до исправления стажа. Правка значения в карточке на уже проведённые документы не влияет: программа запомнила процент оплаты на момент расчёта. Чтобы вернуть сотруднику недоплату, больничный сторнируют и начисляют заново уже с верным стажем — обычно в ближайшем расчётном периоде, чтобы не ломать закрытые месяцы.

Частые вопросы