Как оформить и провести доставку клиенту в 1С:Управление торговлей
Содержание
Курьерская доставка оформляется в конфигурациях с подсистемой «Доставка» — это 1С:Управление торговлей 11 (УТ), Комплексная автоматизация 2 и ERP. Схема одна: на заказе клиента указываете способ и адрес, затем из рабочего места доставки собираете заказы в задание на перевозку и передаёте его курьеру или перевозчику.
В 1С:Бухгалтерии управления доставкой нет — там доставку проводят как обычную услугу в реализации. Поэтому всё, что ниже, относится к торговым конфигурациям на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».
Весь путь — от настройки справочников до отметки о выполнении — проходит через четыре опоры: заказ с адресом, задание на перевозку, мобильное место курьера и реализацию по факту доставки. Ниже разберём каждую, плюс отчёты, по которым видно, какие заказы ещё едут, а какие доставлены, и где доставка подвисает.
С чего начать: включаем управление доставкой
Функционал выключен по умолчанию. Включается он в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. В группе «Доставка» поставьте флаг «Управление доставкой».
После этого в интерфейсе появятся документы и рабочее место доставки, а на заказах — закладка «Доставка».
Дальше заполните справочники, без которых задания не сформируются:
- 🚚 Перевозчики — транспортные компании и собственная служба доставки. Для каждого можно задать зоны, в которые он возит, и тарифы.
- 📍 Зоны доставки — районы или направления (например, «Центр», «Север», «Область до 30 км»). По зонам потом группируются заказы в маршруты.
- 🚐 Транспортные средства и водители — если возите своим транспортом. Эти справочники заполняют те, кто формирует задания на собственную машину.
Зоны доставки — не формальность. Именно по ним рабочее место раскладывает заказы: один курьер берёт зону целиком, а не разрозненные адреса через весь город.
Адреса в заказах подтягиваются из адресного классификатора. Если он не загружен, включите загрузку в НСИ и администрирование → Интернет-поддержка и сервисы — тогда адрес проверяется по справочнику, а не вводится строкой с ошибками.
Как указать доставку в заказе клиента
Способ доставки задаётся прямо в заказе клиента, на закладке «Доставка». Здесь определяется, как товар попадёт к покупателю.
Вариант доставки выбирается один из трёх:
- Самовывоз — клиент забирает заказ со склада сам, задание на перевозку не нужно.
- До клиента — вы везёте товар на адрес покупателя (своим транспортом или силами перевозчика).
- До перевозчика — довозите заказ до терминала транспортной компании, дальше везёт она.
Для доставки «До клиента» заполните адрес, желаемую дату и, если нужно, интервал времени — курьеру удобнее, когда у заказа стоит «с 14:00 до 18:00», а не просто дата.
Рядом указывается, чьими силами едет заказ: нашим транспортом или перевозчиком. От этого зависит, куда попадёт заказ в рабочем месте — в задания на свои машины или в отгрузку перевозчику.
Если на закладке «Доставка» не заполнен адрес, заказ не попадёт в рабочее место для формирования задания. Это первая причина, по которой «доставка не создаётся».
Дату доставки не ставьте раньше даты отгрузки со склада — иначе задание придётся переделывать: товар физически не уедет к клиенту до того, как его отгрузили.
Для розничных и интернет-заказов сюда же подтягивается контактное лицо и телефон получателя — курьеру без телефона на точке делать нечего. Проверьте, что в заказе заполнен не только адрес, но и с кем связаться на месте.
Как учесть стоимость доставки клиенту
Платную доставку выставляют клиенту отдельной строкой заказа. Для этого в номенклатуре заводится позиция с видом «Услуга» — например, «Доставка курьером по городу» — и добавляется в табличную часть заказа как обычный товар, с ценой.
Ориентиры по тарифам (примерно, их задаёте сами в видах цен):
- курьер по городу — ориентировочно 300–500 ₽ за заказ;
- доставка за город — обычно по километражу, порядка 25–40 ₽ за км;
- крупногабарит или подъём на этаж — надбавкой отдельной строкой.
Бесплатную доставку от суммы заказа оформляют скидкой на эту услугу или условием, при котором цена доставки обнуляется. Саму строку лучше оставить видимой со стоимостью 0 ₽ — клиент видит, что доставка посчитана и не берётся отдельно.
Себестоимость доставки — то, что вы платите перевозчику, — хранится в его тарифах в справочнике перевозчиков и в учёт выручки клиента не попадает. Сравнив цену для клиента и тариф перевозчика в отчётах, увидите, выходит ли доставка в плюс или дотируется.
Не путайте цену доставки для клиента и расходы на перевозчика. Первое — строка заказа и выручка, второе — ваши затраты по договору с транспортной компанией.
Формирование заданий на перевозку и маршрутов
Отдельные адреса собираются в рейсы в рабочем месте доставки (раздел Продажи → Доставка либо Склад и доставка → Доставка). Это основной экран логиста.
Рабочее место показывает все заказы, которым нужна доставка, с фильтрами по дате, зоне и перевозчику. Дальше логика такая:
- Отберите заказы на нужную дату и зону.
- Выделите те, что поедут одним рейсом.
- По кнопке формирования создайте задание на перевозку — это и есть маршрутный лист : один документ на одну машину (или одного курьера) с перечнем точек.
- Укажите в задании транспортное средство и водителя (для своей доставки) либо перевозчика.
В одно задание попадает несколько заказов — курьер едет по цепочке адресов. Порядок точек в задании можно поменять руками, если знаете, как выстроить маршрут короче.
Распределение между курьерами строится на зонах: каждый берёт свою зону, и заказы из неё автоматически оказываются в его задании. Если курьеров на зону несколько, делите заказы по весу или числу точек, чтобы рейсы были сопоставимы по загрузке.
Полезно держать в голове лимит рейса: сколько адресов реально объехать за смену с учётом времени на точке и трафика. Перегруженное задание на 20 адресов к вечеру всё равно развалится на переносы. Лучше собрать два реалистичных рейса, чем один невыполнимый.
Если по части заказов срок доставки ещё не наступил, не тяните их в сегодняшнее задание — отфильтруйте рабочее место по дате, чтобы в рейс попало только то, что едет сегодня.
Для доставки силами перевозчика задание на перевозку заменяет заявку транспортной компании: по нему видно, какие заказы, в какую зону и к какому сроку переданы наружу.
Передача заданий курьеру: мобильное рабочее место
Курьеру не нужен доступ в учётную базу — задания выгружаются в мобильное приложение водителя, которое синхронизируется с 1С. Это отдельное приложение на смартфоне, интегрируемое с торговой базой.
Что курьер видит и делает в приложении:
- 📋 список своих заданий на день с адресами, телефонами клиентов и составом заказа;
- 🗺️ маршрут по точкам в заданном порядке;
- ✅ отметку о доставке по каждому адресу — «доставлено», «клиент отказался», «перенос»;
- 💵 сумму к оплате, если расчёт идёт при получении.
Статусы, которые курьер проставил в телефоне, возвращаются в базу при следующей синхронизации. Логист в рабочем месте видит, какие точки уже закрыты, а где заказ не приняли.
Онлайн-статусы экономят звонки: логисту не нужно обзванивать курьеров «ну как там», он видит прогресс рейса на экране. А клиент, если подключено оповещение, получает сообщение, что курьер выехал.
Если мобильного приложения нет, задание печатают как маршрутный лист на бумаге, а отметки о доставке логист вносит в базу вручную по возвращении курьера. Схема рабочая, просто без онлайн-статусов — тогда закладывайте время на ручной разбор рейса в конце дня.
Отметка о доставке и закрытие заказа
Когда курьер развёз рейс, задание на перевозку закрывается. По выполненным доставкам фиксируется факт: заказ довезён, клиент принял.
Дальше по доставленным заказам оформляется реализация товаров и услуг — это и есть документ, по которому товар списывается и отражается выручка. Если расчёт был при получении, в базу вносится и оплата (наличными или по эквайрингу у курьера).
Частичная доставка — обычная ситуация. Если клиент принял не всё, в реализацию попадает только то, что он забрал; остаток либо возвращается на склад, либо переносится в новое задание на другую дату.
Проводите реализацию по факту доставки, а не в момент формирования задания. Иначе выручка «уедет» в учёт раньше, чем товар реально отдан клиенту, и при отказе придётся делать возврат.
Отказ клиента на точке курьер отмечает в приложении. По такому заказу реализация не оформляется, а товар возвращается рейсом обратно на склад.
Перенос доставки — когда клиент не вышел на связь или попросил привезти в другой день — не закрывает заказ, а оставляет его в очереди. На следующую дату он снова попадёт в рабочее место и войдёт в новое задание. Не удаляйте такие заказы и не заводите их заново: вся история по клиенту останется в одном документе.
Когда все точки рейса закрыты — доставлены, отказы оформлены, переносы отмечены, — задание на перевозку считается выполненным. По нему удобно свести итог дня: сколько заказов доставлено, сколько вернулось, сколько денег собрал курьер при оплате на месте.
Типичные ошибки при работе с доставкой
Сбои почти всегда упираются в незаполненные данные, а не в сам механизм:
| Симптом | Причина | Что проверить |
|---|---|---|
| Заказ не виден в рабочем месте доставки | Не указан адрес или вариант «Самовывоз» | Закладка «Доставка» в заказе |
| Задание на перевозку не проводится | Не выбрано транспортное средство или перевозчик | Шапка задания |
| Доставка не появилась в интерфейсе | Не включён флаг «Управление доставкой» | Раздел «Склад и доставка» |
| Адреса вводятся с ошибками, не группируются | Не загружен адресный классификатор | Интернет-поддержка и сервисы |
| Курьер не видит задание в телефоне | Не прошла синхронизация или задание не назначено на него | Статус задания и обмен с приложением |
Отдельно стоит следить за датами: если желаемая дата доставки стоит в прошлом или раньше отгрузки, рабочее место либо не покажет заказ, либо покажет как просроченный.
Отчёты: что проверить по доставке
Контролировать доставку глазами по рабочему месту тяжело, когда заказов много. Для сводной картины смотрите отчёты по доставке в разделе Продажи (группа отчётов по доставке) — набор зависит от конфигурации и релиза.
Что по ним отслеживают:
- 📦 невыполненные задания — какие заказы ещё не довезены и по каким сроки уже прошли;
- 🚚 загрузку перевозчиков и машин — сколько точек и какой объём идёт на каждого;
- ⏱️ соблюдение сроков — доля доставок, уложившихся в желаемую дату.
Если нужного разреза в типовых отчётах нет, стройте свой через универсальный отчёт по документам «Задание на перевозку» — отбором по дате, зоне и статусу выполнения. Так собирается почти любая сводка: заказы с просроченной доставкой, рейсы конкретного курьера, доля отказов по зонам.
Отдельно полезно сверять суммы: собранная курьером оплата при доставке с оплатой на месте должна сходиться с выручкой по доставленным заказам за день. Расхождение — повод разобрать рейс, пока детали свежие.