Квитанция об оплате в 1С:Бухгалтерии: какой документ выбрать и как не ошибиться

Отдельного документа «Квитанция» в 1С нет: квитанцию об оплате проводят тем документом, который отражает движение денег. Безналичная оплата через банк — это Банк и касса → Банковские выписки → Поступление или Списание, наличные в кассу — Банк и касса → Кассовые документы → Поступление (приходный кассовый ордер ), оплата картой или по QR-коду — операция по платёжной карте.

Чаще всего путаница возникает на шаге выбора документа. Бухгалтер получил квитанцию от клиента, вбил её «как получилось», а потом в акте сверки висит аванс и долг одновременно. Правильно проведённая квитанция в 1С:Бухгалтерии 3.0 сразу закрывает нужный счёт или реализацию, без ручной правки взаиморасчётов.

Подготовка: что сверить в квитанции до ввода

Квитанция — это подтверждение, что деньги ушли или пришли. Прежде чем открывать 1С, выпишите из неё пять вещей.

• 💰 Сумма — до копейки, отдельно комиссия банка, если она указана.
• 📅 Дата операции — по ней документ встанет в учёт. Дата печати квитанции может быть другой.
• 👤 Плательщик и получатель — ИНН, наименование, для физлица — ФИО.
• 🧾 Назначение платежа — номер счёта, договора, период. По нему вы найдёте основание.
• 🏦 Способ оплаты — банковский перевод, наличные, карта, СБП. От него зависит документ.

Затем проверьте справочники в 1С:

1. Контрагент заведён, ИНН совпадает с квитанцией. Дубли контрагентов с одним ИНН — частая причина «потерянных» оплат.
2. У контрагента есть договор нужного вида: «С покупателем» для входящей оплаты, «С поставщиком» для исходящей.
3. Банковский счёт организации, на который пришли деньги, указан в справочнике Банковские счета.
4. Период не закрыт датой запрета изменения. Если дата операции раньше даты запрета, документ не проведётся.

Какой документ 1С соответствует вашей квитанции

Здесь ошибаются чаще, чем в самих полях документа. Сводная таблица:

Видно, что одна и та же бумажка «квитанция об оплате» может быть проведена шестью разными документами. Решает не название бумаги, а то, куда и откуда ушли деньги.

Как провести банковскую квитанцию: поступление и списание с расчётного счёта

Входящая оплата от покупателя

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Если выписка за день уже загружена, найдите оплату в списке по сумме или контрагенту. Создавать второй документ не нужно.
3. Если оплаты в списке нет, нажмите Поступление.
4. Выберите вид операции «Оплата от покупателя».
5. Заполните дату и номер входящего документа из квитанции — номер платёжного поручения и его дату.
6. Укажите плательщика, договор и сумму.
7. Проверьте способ погашения задолженности (о нём в следующем разделе).
8. Нажмите Провести и закрыть.

Флажок «Подтверждено выпиской банка» в документе показывает, что деньги реально поступили. Если вы вводите оплату по квитанции, которую прислал клиент, а выписки ещё нет, логично дождаться выписки. Клиентская квитанция подтверждает списание у плательщика, но не зачисление у вас.

Исходящая оплата: поставщику, налог, пошлина

Если вы заплатили через интернет-банк и сохранили квитанцию, порядок такой:

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции: «Оплата поставщику», «Уплата налога» или «Прочее списание».
3. Получатель, договор, сумма, ставка НДС из квитанции.
4. Для налогов — сам налог, вид обязательства и период. От этого зависят аналитика счёта 68 и отражение в ЕНС.

Если банк удержал комиссию

Комиссию в квитанции не прибавляйте к сумме оплаты поставщику. Отразите её отдельным списанием с видом операции «Прочее списание» или «Комиссия банка», если такой вид есть в вашем релизе. Проводка Дт 91.02 Кт 51. Иначе по поставщику образуется переплата на сумму комиссии.

Квитанция к приходному кассовому ордеру: приём наличных

Когда в кассу вносят наличные, плательщику отдают квитанцию к ПКО. Это отрывная часть унифицированной формы КО-1, в 1С она печатается вместе с ордером.

Порядок в 1С

1. Банк и касса → Кассовые документы → Поступление.
2. Вид операции «Оплата от покупателя», «Прочий приход» или другой подходящий.
3. Укажите контрагента, договор, сумму, статью движения денежных средств.
4. На вкладке печати заполните реквизит «Принято от» — ФИО того, кто сдаёт деньги, и основание.
5. Проведите документ.
6. Нажмите Печать и выберите приходный кассовый ордер.
7. Распечатанная форма — это ордер и квитанция на одном листе. Квитанцию подписывает главный бухгалтер или уполномоченное лицо и кассир, её отрезают и отдают плательщику.

Что учесть по закону

• 🧾 Кассовый чек. Если наличными платит физлицо, ПКО и квитанция не заменяют чек по 54-ФЗ. Чек пробивают на онлайн-кассе, а ПКО остаётся внутренним кассовым документом.
• 🏢 Расчёты с организациями. Наличные между юрлицами и ИП по одному договору ограничены лимитом 100 000 рублей. Сумму сверх лимита проводить через кассу нельзя.
• 📒 Кассовая книга. Отчёт Банк и касса → Касса → Кассовая книга формируется из проведённых ПКО и РКО. ИП кассовую книгу могут не вести.
• 🔢 Нумерация. ПКО нумеруются по порядку внутри года. Ручная правка номеров ломает непрерывность, лучше доверить её программе.

Связь оплаты с документом-основанием: счёт, акт, накладная

Чтобы оплата не повисла авансом, её нужно связать с документом, который она закрывает.

Создание на основании

Самый надёжный способ — создать поступление из самого счёта. Откройте Продажи → Счета покупателям, выделите счёт и выберите Создать на основании → Поступление на расчётный счёт или Поступление наличных. Контрагент, договор, сумма и ссылка на счёт заполнятся сами.

То же работает для поставщиков: из документа поступления товаров и услуг или из счёта поставщика создаётся списание с расчётного счёта.

Способ погашения задолженности

В таблице расшифровки платежа есть колонка «Погашение задолженности». Значения:

Одна квитанция может оплачивать несколько накладных. Тогда добавьте в расшифровку несколько строк, в каждой — свой документ расчётов и своя сумма. Итог строк должен совпасть с суммой квитанции.

Аванс и НДС

Если поступление учтено как аванс (счёт 62.02), плательщик НДС должен выписать счёт-фактуру на аванс в течение пяти календарных дней. В 1С это делается обработкой Банк и касса → Счета-фактуры на аванс или прямо из документа поступления. Проводка Дт 76.АВ Кт 68.02.

При последующей отгрузке НДС с аванса принимается к вычету регламентной операцией при закрытии квартала.

Оплата картой, по СБП и через онлайн-кассу

Эквайринг и QR-коды

Когда покупатель платит картой или через СБП по QR-коду, деньги приходят на расчётный счёт не сразу, а на следующий день, часто за вычетом комиссии. Поэтому учёт идёт в два шага:

1. В день оплаты — документ Банк и касса → Операции по платёжным картам, вид «Оплата от покупателя» (для розницы — «Розничная выручка»). Проводка Дт 57.03 Кт 62.01 или Кт 90.01.
2. При зачислении — Поступление на расчётный счёт с видом операции «Поступление от продаж по платёжным картам и банковским кредитам». Комиссия банка отражается в этом же документе. Проводки Дт 51 Кт 57.03 и Дт 91.02 Кт 57.03 на комиссию.

Если банк по договору зачисляет СБП-платежи сразу на расчётный счёт, без эквайринговой схемы, второй шаг становится единственным: обычное поступление от покупателя.

Онлайн-касса

При подключённой к 1С кассе чек пробивается из документа, например из ПКО или реализации. Если касса работает отдельно от 1С, данные переносят отчётом о розничных продажах или вручную по сменному отчёту. Квитанцию от кассы (кассовый чек) к документу в 1С привязывать не требуется: достаточно, чтобы суммы совпадали.

Массовый ввод: выписки, ДиректБанк, реестры платежей

Вводить каждую квитанцию руками имеет смысл при пяти-десяти оплатах в месяц. Дальше — только загрузка.

• 📥 Загрузка выписки из файла. В интернет-банке выгрузите выписку в формате обмена с 1С (файл обычно называется kl_to_1c.txt). В 1С: Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить. Программа создаст поступления и списания, подберёт контрагентов по ИНН и договоры по назначению платежа.
• 🔗 1С:ДиректБанк. Прямой обмен с банком без файлов: выписка запрашивается кнопкой из списка банковских выписок. Подключается в настройках банковского счёта, если банк поддерживает сервис.
• 📑 Реестры платежей физлиц. ТСЖ, школы, управляющие компании получают от банка одну сумму по реестру квитанций. В 1С это одно поступление на всю сумму. Разносить оплату по каждому жильцу или ученику приходится либо отдельными документами, либо в отраслевом решении, где есть загрузка реестров.

После загрузки откройте список выписок и отфильтруйте непроведённые документы. Это те строки, где программа не нашла контрагента или договор, их заполняют вручную.

Как проверить, что квитанция проведена правильно

После проведения откройте движения документа кнопкой Дт/Кт и убедитесь, что проводки соответствуют таблице выше. Дальше — отчёты.

Отчёты лежат в разделе Отчёты: оборотно-сальдовая ведомость по счёту, карточка счёта, анализ субконто. Акт сверки — Продажи → Акты сверки расчётов или Покупки → Акты сверки расчётов.

Если в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 у одного контрагента и дебетовое, и кредитовое сальдо — оплата легла не на тот договор или как аванс при наличии долга. Откройте поступление и поменяйте способ погашения на «По документу».

Ошибки при проведении квитанций и как их исправить

Частые вопросы