Квитанция об оплате в 1С:Бухгалтерии 8.3: какой документ выбрать и как отразить платёж без ошибок

Квитанцию о безналичной оплате в 1С:Бухгалтерии 8.3 проводят через Банк и касса → Банковские выписки: деньги пришли — документ «Поступление на расчётный счёт», ушли — «Списание с расчётного счёта». Если квитанция наличная, это приходный кассовый ордер или авансовый отчёт подотчётного лица.

Главное правило: проводите квитанцию только по факту движения денег, то есть по выписке банка или по кассе. Сама квитанция — подтверждение, а дата и сумма в 1С должны совпасть с банковскими. Тогда остаток счёта 51 в программе сойдётся с остатком в банке до копейки.

Инструкция написана для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». В других конфигурациях банковские документы называются так же, но пути меню свои.

Какой документ 1С подходит под вашу квитанцию

Слово «квитанция» в бухгалтерии означает разные бумаги. От того, что именно у вас в руках, зависит документ в программе.

💡 Квитанции об оплате коммунальных услуг, связи, госпошлины через онлайн-банк проводятся так же, как оплата поставщику. Разница только в виде операции и счёте затрат.

Подготовка к вводу банковских квитанций и выписок

Ошибки при проведении обычно рождаются не в самом документе, а в незаполненных справочниках. Перед первой выпиской проверьте несколько вещей.

1. Банковский счёт организации. Откройте Главное → Организации, карточку своей фирмы, ссылку «Банковские счета». Счёт должен быть с правильным БИК и номером, отмечен как основной. Если счетов несколько, проверьте, что выписку вводите по нужному.
2. Контрагенты. У плательщика или получателя заполнены ИНН и КПП. По ним 1С находит контрагента при загрузке выписки.
3. Договоры. У каждого контрагента есть договор с правильным видом: «С покупателем» для поступлений, «С поставщиком» для оплат. Не тот вид договора — частая причина того, что платёж не выбирается.
4. Входящий остаток. Остаток по счёту 51 на начало дня в 1С совпадает с выпиской банка. Если нет — сначала найдите расхождение за прошлые дни.
5. Статьи движения денежных средств. Если в учётной политике ведётся учёт по статьям ДДС, справочник заполнен, и для типовых операций выбраны статьи по умолчанию.

Как провести поступление денег на расчётный счёт в 1С

Деньги от покупателя — самая частая квитанция. Порядок для ручного ввода такой.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и в шапке списка выберите банковский счёт организации.
2. Нажмите «Поступление». Откроется документ «Поступление на расчётный счёт».
3. Выберите вид операции. Для оплаты от покупателя — «Оплата от покупателя». Для прочих случаев есть отдельные виды: возврат от поставщика, получение кредита или займа, прочее поступление.
4. Укажите дату — ту, что стоит в выписке банка, а не дату платёжки покупателя.
5. Заполните входящий номер и дату платёжного документа плательщика.
6. Выберите плательщика и договор.
7. Введите сумму и проверьте ставку НДС. Сумму НДС программа посчитает сама.
8. Скопируйте назначение платежа из выписки. По нему потом удобно искать платёж.
9. Нажмите «Провести и закрыть».

Если один платёж закрывает несколько счетов

Покупатель часто платит одной суммой по двум-трём договорам или счетам. В документе есть ссылка «Разбить платёж». Она переключает расшифровку в табличную часть: каждая строка — свой договор, сумма и ставка НДС. Итог строк должен равняться сумме документа, иначе программа не даст провести.

Оплата или аванс: как 1С решает сама

Счёт расчётов программа выбирает автоматически при проведении. Если на дату поступления по договору есть долг покупателя, сумма идёт в погашение долга: Дт 51 Кт 62.01. Если долга нет — это аванс: Дт 51 Кт 62.02.

По авансу с НДС потом нужен счёт-фактура на аванс. Его создают обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе Банк и касса.

Как провести квитанцию об оплате поставщику, налога или услуги

Исходящие платежи в 1С обычно идут в две ступени: сначала платёжное поручение, потом списание по выписке.

Шаг 1. Платёжное поручение

Создайте его в Банк и касса → Платёжные поручения → Создать. Укажите вид операции, получателя, договор, сумму, назначение платежа. Удобнее создавать платёжку прямо из документа поступления товаров или счёта поставщика кнопкой «Создать на основании» — реквизиты заполнятся сами.

Платёжное поручение проводок не формирует. Это поручение банку, а не факт оплаты.

Шаг 2. Отметка об оплате

Когда банк подтвердил платёж, откройте платёжное поручение и установите флажок «Оплачено» с датой списания. Программа создаст связанный документ «Списание с расчётного счёта» и сделает проводки. Второй вариант — нажать «Списание» в банковских выписках и заполнить документ вручную.

Какой вид операции выбрать

💡 Квитанция за коммунальные услуги, связь или аренду проводится как «Оплата поставщику»: заведите контрагента-поставщика услуги и договор с ним. Затраты отразите отдельно документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» по счёту или акту.

Загрузка выписки из клиент-банка вместо ручного ввода

Если операций больше пяти-десяти в день, вводить квитанции вручную долго и рискованно. Банковские документы лучше загружать.

Через файл обмена

1. В клиент-банке выгрузите выписку за день в формате обмена с 1С. Обычно это файл kl_to_1c.txt.
2. В 1С откройте Банк и касса → Банковские выписки и нажмите «Загрузить».
3. Укажите файл. Программа покажет список операций и найдёт контрагентов по ИНН, а договоры и счета — по назначению платежа.
4. Строки, которые не распознаны, подсвечены. Для них выберите контрагента или создайте нового прямо из формы.
5. Нажмите «Загрузить». Документы поступления и списания создадутся и проведутся.

Обратная выгрузка платёжек в банк идёт файлом 1c_to_kl.txt из списка платёжных поручений.

Через прямой обмен с банком

Сервис 1С:ДиректБанк связывает базу с банком напрямую, без файлов. Платёжки отправляются из 1С, выписка приходит в программу по кнопке. Подключается в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы или из настроек обмена с банком, если ваш банк поддерживает сервис.

Квитанции на наличные: ПКО и авансовый отчёт

Часть квитанций к банку отношения не имеет.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

Когда организация принимает наличные в кассу, она оформляет приходный кассовый ордер по форме КО-1. Отрывная часть — квитанция, её отдают тому, кто сдал деньги.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите «Поступление», выберите вид операции, например «Оплата от покупателя» или «Возврат от подотчётного лица».
3. Заполните плательщика, договор, сумму, основание.
4. Проведите документ и напечатайте «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Квитанция печатается на той же форме.

Проводка при оплате от покупателя: Дт 50.01 Кт 62.01. Если в кассе работает онлайн-касса, кроме ПКО нужен ещё кассовый чек — требования к ПКО он не отменяет.

Квитанция, которую принёс сотрудник

Сотрудник оплатил госпошлину, почтовые расходы или парковку за свои или подотчётные деньги и принёс квитанцию. Её проводят авансовым отчётом.

1. Банк и касса → Авансовые отчёты → Создать.
2. Выберите сотрудника.
3. На вкладке «Прочее» добавьте строку: документ (квитанция), его номер и дату, сумму, счёт затрат.
4. Проведите. Проводка: Дт 26 (44, 91.02) Кт 71.01.

Если выданного аванса не было, у сотрудника образуется перерасход. Его возвращают из кассы или переводом на карту.

Проводки и сверка результатов с банком

После проведения проверьте, что получилось. В открытом документе нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт в командной панели). Там видно корреспонденцию счетов и записи в регистрах.

Как сверить остаток

1. Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 51 за день или месяц.
2. Сравните начальный остаток, обороты и конечный остаток с выпиской банка.
3. Если не сходится, откройте «Карточку счёта 51» и пройдите по суммам построчно. Обычно находится задвоенный или пропущенный платёж.

Пример: в банке на конец дня 148 300,00 ₽, в 1С 158 300,00 ₽. Разница 10 000,00 ₽ ровно — ищите в карточке поступление на 10 000 ₽, которого нет в выписке. Чаще всего это квитанция, введённая вручную, а потом ещё раз загруженная из файла.

По расчётам с контрагентами проверка — ведомость по счетам 60 и 62 в разрезе договоров. Аванс там, где ждали погашение долга, сразу виден.

Ошибки при проведении квитанций и как их убрать

Частые вопросы